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I software per il workflow management nascono per organizzare la gestione di gruppi di lavoro secondo modelli di attività sequenziali strutturati al fine di raggiungere un obiettivo comune nel modo più efficace possibile.

In questo articolo scoprirai i principali aspetti da tenere in considerazione nella scelta del software per il workflow management della tua organizzazione.

 

Software per il workflow management, cos'è e a cosa serve

Un sistema di workflow viene utilizzato per rappresentare ed attuare un processo attraverso la sua suddivisione in differenti micro attività. In esso viene coinvolta una mole più o meno ampia di documenti (e di relative revisioni e approvazioni) gestiti da un team di persone differenti.

I software per il workflow management sono essenziali nella digital transformation dell’impresa, in quanto supportano le organizzazioni nella delicata transizione digitale dei processi documentali. Queste soluzioni giocano un ruolo fondamentale all'interno delle aziende in quanto consentono di coordinare le attività dei propri collaboratori – aiutandoli a farsi carico dei task in modo proattivo, rispettare le scadenze e gestendo le priorità – e permettono alle organizzazioni di rendere i processi più efficienti, riducendo lo scambio di e-mail e favorendo la collaborazione tra colleghi direttamente da un’unica piattaforma.

I migliori software per il workflow management, inoltre, prevedono una definizione puntuale di ruoli e visibilità di ogni utente in base al ruolo ma nel massimo rispetto delle normative sui dati personali.

La gestione digitale dei processi ha anche il vantaggio di abilitare la raccolta di dati e informazioni che, se analizzati in modo opportuno tramite tool di process mining, consentono all'organizzazione di individuare criticità nella gestione delle attività, step non necessari o colli di bottiglia.

 

Workflow software, le variabili da considerare per individuare il migliore per la propria azienda

Ma quali sono le principali caratteristiche che un software per il workflow management deve avere? Una soluzione di questo tipo deve essere caratterizzata da:

  • - flessibilità: per gestire diversi aspetti dell’organizzazione. Ogni dipartimento ha infatti esigenze differenti, basti pensare ai processi legati alla documentazione HR, alle attività di gestione, approvazione e firma per l’area logistica o al lavoro quotidiano di revisione dell’ufficio legale;

  • - integrabilità: ovvero la capacità del software di dialogare in modo rapido e costante con gli applicativi e i sistemi informatici aziendali;

  • - usabilità: per rendere l’adozione della soluzione effettiva, e raccoglierne i benefici, è essenziale che essa sia estesa in modo capillare a tutti i collaboratori; questo implica che il software scelto deve essere semplice e intuitivo, in modo che l’utente possa utilizzarlo da subito senza ricorrere a corsi di formazione;

  • - scalabilità: generalmente si inizia a lavorare coinvolgendo un numero limitato di utenti ed implementando dei processi semplici ma all’aumentare della diffusione le risorse necessarie possono accrescere in maniera esponenziale e quindi risulta essenziale disporre delle capacità di calcolo necessarie;

  • - sicurezza, che deve essere garantita sia a livello applicativo ma anche a livello sistemistico, per gestire al meglio l’accesso ai dati da parte del personale interno all’organizzazione, così come a partner e fornitori, se si ritiene opportuno estendere i benefici coinvolgendo nei processi operativi anche gli stakeholder esterni.

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Software per il workflow management e robotic process automation

Con l’evoluzione delle tecnologie di Robotic Process Automation, i software per il workflow management possono aumentare le loro prerogative di ottimizzazione della gestione del lavoro.

La RPA consente, infatti, di automatizzare i processi sfruttando robot capaci di svolgere azioni e di interagire con sistemi digitali per eseguire una o più attività in modo automatico.

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Tags: Digitalizzazione processi