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Business Process Management: al giorno d’oggi è davvero indispensabile per ottimizzare la logistica? Gli operatori del settore rispondono senza dubbio di sì.

In un contesto in continua evoluzione, con spinte all’innovazione che si sono intensificate nell’ultimo periodo soprattutto in relazione alla digitalizzazione documentale e alle consistenti novità normative e fiscali, poter monitorare, integrare e ottimizzare i processi aziendali è di fondamentale importanza.

Un errore compiuto da numerose aziende in fase di digital transformation è quello di focalizzarsi solo sul passaggio dal documento cartaceo al documento digitale, trascurando l’organizzazione. Di fondamentale importanza è invece analizzare e disegnare in versione full-digital anche i processi documentali, ovvero i percorsi che i documenti compiono all’interno e all’esterno di un’organizzazione.

Questo vale per qualsiasi dipartimento di qualsiasi azienda e, a maggior ragione, per i magazzini e gli uffici logistica, all’interno dei quali la presenza della carta è massiccia e viene costantemente movimentata per gestire i processi di ordine, ricezione, stoccaggio, movimentazione, imballaggio, spedizione e cessione della merce.

 In questo articolo scoprirai quali sono i vantaggi dell’adottare una piattaforma per il Business Process Management per la logistica.

 

1. Il Business Process Management permette di ripensare l’azienda per processi

Introdurre in azienda una soluzione di Business Process Management significa in primo luogo innestare un cambiamento culturale e promuovere un approccio innovativo, che permette di adottare come centrale la logica di processo, spostando il focus dalle funzioni ai processi.

I processi che caratterizzano il dipartimento logistica coinvolgono di frequente vari dipartimenti: dall’area amministrativa all’ufficio legale, passando per quella commerciale. Implementare modelli organizzativi e procedurali che permettono a tutti gli attori coinvolti nella supply chain di condividere informazioni e documenti, e di coordinare le proprie azioni in funzione degli obiettivi aziendali è un aspetto di primaria importanza nel passaggio dai processi analogici a quelli digitali (workflow).

 

2. Migliora la collaboration

I workflow digitali di una piattaforma BPM, garantendo di superare la rigidità dei silos dipartimentali e abbracciando una logica di processo, potenziano la collaboration.

Una peculiarità del comparto logistico è la grande varietà di operatori coinvolti: dai magazzinieri agli spedizionieri, dai trasportatori agli impiegati amministrativi. Le migliori piattaforme di Business Process Management consentono di gestire sia processi standardizzati e per natura ripetitivi sia offrire funzionalità di collaborazione flessibili tramite le quali ingaggiare rapidamente uno o più colleghi per lo svolgimento di un’attività, il tutto restando sempre all’interno del sistema.  

Queste funzionalità permettono di migliorare la coordinazione delle varie fasi della supply chain e di armonizzare il contributo dei diversi attori e dipartimenti coinvolti. Ne deriva una maggiore collaborazione e una migliore condivisione di dati e informazioni, insieme alla diminuzione degli errori umani e delle e-mail.

 

3. Aumenta l’efficienza dei processi

Una piattaforma BPM consente di modellare i workflow digitali in modo unitario offre numerosi vantaggi.

Stabilendo a priori i relativi attori, le attività che compongono il processo e le applicazioni coinvolte, il sistema di Business Process Management diviene la scrivania digitale quotidiana degli utenti, guidandoli nelle attività da svolgere, notificandoli dei processi completati dai colleghi, aiutandoli a rispettare le scadenze e riducendo il tempo speso per leggere, scrivere e smistare la posta relativa a richieste – inoltrate o ricevute – di svolgimento delle attività a colleghi o ad altri uffici.

Un DDT relativo ai prodotti venduti, ad esempio, può essere gestito in modalità full-digital evitando la produzione di documenti cartacei. L’ERP dialoga con il sistema documentale, notificandone la presenza agli utenti di competenza che possono visualizzarlo, convertirlo in PDF e consentirne la firma da tavoletta grafometrica ai colleghi del magazzino.

 

4. Migliora lo scambio informativo

Una piattaforma di BPM rende lo scambio informativo tra i diversi software presenti in azienda e tra gli attori coinvolti nei processi più fluido e immediato. Questo è innanzitutto possibile in quanto le migliori soluzioni per il Business Process Management sono pienamente integrabili con il resto degli applicativi appartenenti ai sistemi informativi aziendali, dialogando in modo efficace con tool quali ERP, CRM e portali dedicati a stakeholder quali fornitori / clienti.

In secondo luogo, il miglioramento dello scambio informativo è supportato dalla possibilità di consultare dati e lavorare sui documenti anche in mobilità e sui diversi dispositivi portatili: smartphone, tablet, PC o tavolette grafiche (utili per la firma grafometrica di documenti centrali nei dipartimenti logistica come bolle e DDT).  Questo, oltre ad essere compatibile con organizzazioni già attive sui fronti del telelavoro e dello smart working, consente anche agli utenti meno presenti fisicamente in ufficio di poter sempre contare sulla possibilità di collegarsi al sistema e collaborare.

 

5. Permette di analizzare i processi

Il Business Process Management consente di monitorare le varie fasi dei processi aziendali in maniera attenta, costante e in tempo reale durante il loro svolgimento. Nelle soluzioni più evolute, le tecnologie di Process Mining permettono di misurare la qualità di ogni processo a partire dai dati (anche non strutturati) provenienti dai vari sistemi informativi aziendali, consentendone la rappresentazione grafica e l’identificazione di indicatori di performance, eventuali criticità e colli di bottiglia da eliminare.

 

6. Favorisce il Business Process Improvement

Permettendo l’analisi dei processi as is, la loro ridefinizione e trasformazione in modalità full digital e, successivamente, l’analisi delle relative performance il BPM permette di guardare avanti e fornisce un supporto indispensabile alla funzione di business process improvement, perché consente di pianificare – con cognizione di causa – efficaci azioni correttive e di rimodellare i processi logistici – ma non solo - esistenti.

I dati raccolti da tutti i sistemi informativi sono inoltre una miniera di informazioni preziose per velocizzare il processo decisionale di qualsiasi responsabile di settore o manager.

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