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Le opzioni per archiviare i file in modo rapido ed economico sono sempre più diffuse. Spesso persone ed organizzazioni sono confuse dalla presenza contrapposta di soluzioni di archiviazione dei contenuti e da sistemi di gestione documentale.

Ormai è di uso comune utilizzare sistemi di File Hosting e File Sync & Share, come ad esempio Google Drive, Dropbox, SharePoint, Sync, One Drive, e spesso persone ed organizzazioni sono confuse dalla presenza contrapposta di soluzioni di archiviazione dei contenuti e da sistemi di gestione documentale.

Questo articolo ti aiuterà a comprendere le differenze tra le soluzioni di file hosting / file sync & share e quelle dedicate alla gestione di informazioni e documenti, presentandoti 7 casi pratici in cui si dovrebbe considerare di passare ad un software di gestione documentale.

 

Premessa: i sistemi di File Hosting sono diversi da quelli di Document Management

Conoscere il ruolo di entrambi gli strumenti renderà da subito tutto un po' più chiaro.

I sistemi di file hosting e quelli di gestione documentale hanno molto in comune, ma non tutto.

Entrambi offrono infatti uno spazio virtuale per l'archiviazione dei file, facilitano il co-editing, la condivisione la collaborazione tra utenti diversi e, talvolta, la possibilità di lavorare attraverso workflow automatici.

I sistemi di file hosting, in particolare, offrono interfacce estremamente intuitive, permettono un set up praticamente immediato e, quando non sono gratuiti, sono soluzioni estremamente economiche. A differenza dei sistemi di gestione documentale, inoltre, non richiedono un approccio progettuale e una revisione dei processi esistenti. Una e-mail ed una password sono sufficienti per spalancare le porte dello spazio di archiviazione digitale.

I software di gestione documentale (Enterprise Document Management) arricchiscono l'archivio di numerose funzionalità rispetto ai semplici sistemi di file hosting. Alcuni esempi? La possibilità di integrarsi in modo profondo con gli altri programmi aziendali, la digitalizzazione dei processi documentali nel loro complesso e rispetto alle esigenze puntuali dell'azienda, la ricercabilità delle informazioni, la possibilità di definire visibilità in modo accurato.

Ad un livello ancora più profondo vi sono poi le soluzioni di Enterprise Content Management (ECM) che offrono una gestione avanzata non solo dei documenti ma anche di tutti i contenuti web (HTML) e gli asset digitali (audio, immagini e video).

 

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L'immediatezza delle soluzioni di file hosting spesso spinge realtà di piccole e medie dimensioni, siano esse imprese o dipartimenti aziendali, a caricare e condividere i propri contenuti tramite questa tipologia di archivi. Nella maggior parte dei casi, quella del repository aziendale rappresenta un punto di partenza verso un processo di digitalizzazione più completo. 

Quando le organizzazioni crescono o, più semplicemente, colgono le potenzialità di un sistema documentale enterprise, l'esigenza di passare ad un software per la gestione di documenti e processi digitali si può manifestare in diverse modalità. 

In questo articolo parleremo di 7 casi in cui un'organizzazione che archivia i propri contenuti in un sistema di file hosting dovrebbe valutare un'evoluzione del proprio spazio di archiviazione digitale verso un EDM o un ECM.

1) Funzionalità generiche per esigenze specifiche

Ciascuna organizzazione ha esigenze particolari e specifiche; alcune di queste la caratterizzano in modo esclusivo e impattano anche sulle modalità di gestione degli archivi e sui processi che coinvolgono i documenti aziendali.

Ad esempio, un'impresa della GDO potrebbe avere l'esigenza di digitalizzare documenti e processi relativi alle fidelity card mentre un'organizzazione che opera nel settore logistico probabilmente ha bisogno di ridurre o eliminare la mole di carta generata dai DDT condividendo con i clienti file e informazioni sulle forniture. Un sistema di file hosting difficilmente si piega alle esigenze puntuali dell'azienda.

I software documentali enterprise invece, facendo della flessibilità uno degli elementi che li contraddistingue, permettono personalizzazioni tailor made. Anche la scelta del fornitore del software ECM fa la differenza: un fornitore di grande esperienza, con competenze comprovate da progetti diversificati, riesce a cogliere in modo agile le peculiarità del settore.

Traducendo l'esperienza acquisita in nuove funzionalità, il sistema documentale può arricchirsi di moduli verticali dedicati a settori e comparti specifici

 

2) Documenti digitali ma processi analogici 

I software di gestione documentale e di contenuti più avanzati sono flessibili rispetto alle esigenze aziendali.  I provider più esperti non si limitano ad offrire soluzioni facilmente plasmabili rispetto ai bisogni delle organizzazioni ma affiancano al sistema informatico una consulenza dedicata per la digitalizzazione dei processi.

Grazie ad una consulenza organizzativa dedicata, i processi analogici vengono rivisti e resi sia più efficienti (eliminando i colli di bottiglia) sia digitali.

Cosa significa nel concreto rendere i processi digitali? I sistemi di file hosting, pur consentendo di archiviare i file digitali, non risolvono gran parte delle esigenze di digitalizzazione dei processi documentali, ovvero di tutte le attività svolte sul contenuto. Se è vero che permettono l’editing collaborativo e il versioning dei contenuti, è altrettanto vero che è impensabile strutturare flussi di attività (workflow) che comprendano approvazioni, prese in carico, rifiuti, firme digitali o elettroniche restando all’interno dello spazio documentale.

Questo implica che, pur disponendo di un archivio digitale, gli utenti non possono evitare di scrivere e-mail o telefonare al collega per ricordargli di svolgere un’attività e, a sua volta il collega dovrà a sua volta segnalare il completamento dell’attività o la mancata presa in carico.

Da questo punto di vista i sistemi ECM (o EDM) estendono i benefici della digitalizzazione dal semplice documento ai processi che lo vedono protagonista. Poter contare su sistemi che ricordino in modo proattivo agli utenti ciò che devono fare, stabilendo le priorità delle attività, consente di ridurre lo scambio di e-mail e permette alle persone di dedicarsi ad attività a maggior valore aggiunto. 

3) Mappare e monitorare i workflow è cruciale

I sistemi di gestione digitale di contenuti e processi più avanzati consentono di evidenziare anche lo stato in cui si trovano i workflow, evitando che più operatori prendano in carico la medesima attività e offrendo ai responsabili dashboard di monitoraggio e statistiche di dettaglio sui carichi di lavoro e i documenti gestiti. La possibilità di fotografare in qualsiasi istante lo stato di lavorazione di ogni singola attività è una funzionalità tanto rilevante quanto rara da trovare nella gran parte delle soluzioni di file hosting.

I vendor con maggiore esperienza, inoltre, possono contare su esperienze verticali specifiche e proporre casi d'uso specifici per ogni settore. Non è tutto. In un’ottica di continuo miglioramento i sistemi ECM si arricchiscono di funzionalità basate sul process mining che arricchiscono le statistiche e forniscono report utilizzabili per rendere i processi sempre più efficienti.

 

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4) Condivisione all'esterno di alcune informazioni

Numerose aziende, soprattutto quelle che nei processi di fornitura o di vendita si interfacciano con numerosi stakeholder, hanno il bisogno di condividere esternamente parte delle informazioni che gestiscono.

I sistemi di file hosting, a differenza del caso one to one, sono poco adatti alla condivisione di documenti in ambito B2B. Condividere una cartella di Google Drive con una serie di fornitori oltre ad essere una pratica poco efficiente, rischia di compromettere la riservatezza delle informazioni in formato sorgente.

Ecco perché l'approccio dei software documentali prevede che la condivisione delle informazioni all'esterno avvenga in modo correlato ma distinto dallo spazio documentale. Concretamente questo significa che gli utenti dell'organizzazione archiviano, modificano e condividono tra loro i documenti originali, mentre qualsiasi soggetto esterno può accedere alla documentazione tramite un portale dedicato, che comunica in tempo reale con l'archivio aziendale senza comprometterne la sicurezza.

5) Tra norme e scadenze perdersi è troppo semplice

Le normative che influiscono sulla gestione documentale sono numerosissime. Da quelle più trasversali, come il GDPR, a quelle più verticali, come la fatturazione elettronica, tutte le legislazioni che coinvolgono i dati attribuiscono grande rilevanza la sicurezza informatica. 

In prima battuta, i migliori provider di gestionali documentali completano la proposta di un sistema ECM con servizi di consulenza normativa, grazie ai quali i processi digitali e la gestione dell'informazione vengono configurati per essere compliant rispetto ad esigenze anche puntuali del settore o dell'organizzazione stessa.

I sistemi di enterprise per la gestione di contenuti e documenti offrono livelli di sicurezza elevati, permettendo di centellinare le visibilità su porzioni dell'archivio o dei singoli documenti. A differenza dei sistemi di file hosting, le soluzioni di ECM/EDM consentono inoltre di preservare l'integrità del dato, mantenendolo accessibile anche a seguito di errori o manipolazioni volontarie.

Non solo le normative, anche i rinnovi periodici della documentazione (come attestati e certificazioni) sono ingestibili all'interno di un sistema di file hosting. Le migliori soluzioni di ECM facilitano il rispetto di scadenze tramite add-on dedicati.

I provider più affidabili, infine, si affidano a datacenter di altissima qualità per il backup e l'eventuale recovery delle informazioni esternalizzate dalle organizzazioni.

 

6) Integrazioni reali con i sistemi informativi aziendali

I migliori sistemi di file hosting consentono alle soluzioni impiegate dai sistemi informativi aziendali di integrarsi. Questo significa che soluzioni utilizzate da gruppi di utenti o uffici possono disporre di uno spazio nel quale depositare file e contenuti, spesso direttamente dall'interfaccia delle applicazioni aziendali.

Le soluzioni di Enterprise Content Management potenziano questo tipo di integrazione. In particolare, consentono di archiviare e aggiornare i contenuti direttamente dai sistemi aziendali. I migliori software documentali sono arricchiti da add-on che ne completano le funzionalità

Un esempio concreto? Gli operatori degli uffici amministrativi rimbalzano di continuo tra archivi e gestionali che non dialogano tra loro, sprecando tempo ed energie per duplicare le informazioni e raddoppiano i rischi di errori di data entry.

Una soluzione di file hosting, se integrata con l'ERP, può consentire di scaricare i file all'interno del repository condiviso. Un software ECM, invece, non solo si limita ad archiviare i contenuti, ma consente ad ERP e documentale di comunicare costantemente, garantendo l'univocità delle informazioni e riducendo le attività a scarso valore aggiunto. I software ECM con add-on dedicati agli ERP, consentono di inserire metadati attraverso dashboard di pre-registrazione dedicati delle fatture: questi valori popoleranno sia l'ERP, snellendo l'attività di registrazione di fatture o altri documenti contabili, sia il sistema ECM, facilitando la classificazione e la successiva ricercabilità del contenuto.

7) Tanti contenuti da trovare rapidamente   

La proliferazione dei contenuti, comune a tutte le organizzazioni, diluisce i tempi di reperimento delle informazioni? Dipende.

L'aumento dimensionale dell'archivio sposta la logica di ricerca del contenuto dalla cartella in cui si trova il file che contiene l'informazione all'informazione stessa. La differenza, apparentemente sottile, è di grande portata. Questo cambiamento avviene sostanzialmente grazie a due funzionalità esclusive di soluzioni ECM/EDM e ad un servizio consulenziale offerto dai provider più esperti.

Innanzitutto, a corredo di ogni file caricato, i sistemi di gestione documentale popolano (automaticamente o con l'aiuto dell'utente) una serie di metadati rispetto ai quali possono essere effettuate successivamente ricerche. 

In secondo luogo i software più potenti offrono una ricerca full-text che non solo comprende il valore dei metadati ma anche il contenuto dei documenti stessi. Una specie di ricerca alla Google, grazie alla quale ogni parola, numero e simbolo di un documento viene indicizzata ed è ritrovabile con un clic.

Ultimo aspetto, ma non meno importante, riguarda la consulenza archivistica. I fornitori di soluzioni digitali più esperti, affiancano alla soluzione software anche competenze di tipo archivistico. Le logiche che definiscono la struttura dell'archivio sono cruciali e, oltre ad essere condivise con i vari collaboratori, influiscono in modo rilevante sulla rapidità di ricerca delle informazioni.

I metadati, la possibilità di ricerca full-text e la possibilità di fruire di consulenze archivistiche dedicate sono elementi spesso assenti nelle applicazioni di file hosting e che, al contrario, costituiscono le fondamenta di un soluzione di Enterprise Content Management.

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Tags: Dematerializzazione, Gestione documentale, Digitalizzazione processi