Il Blog Siav

Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Si sa, i software spengono candeline diverse da noi umani, chiamate versioni. Quelle che qualche giorno fa, il 9 luglio, ha spento Archiflow sono un numero che ci rende particolarmente orgogliosi di lui : ben dieci!

Prima di raccontare le principali novità legate alla nuova release (🙊 piccolo spoiler: tanta automazione, potenza di governance e massima compliance con le più recenti evoluzioni normative) ne approfittiamo per fare un piccolo salto nel passato. Ti avvisiamo: si tratta di una storia fatta di impegno, passione, qualche sacrificio e tante soddisfazioni. Sei dei nostri? 

Nel 2005 un fiocco azzurro fatto di bit e righe di codice in casa Siav

Sono passati più di 16 anni da quando, fondendo i suoi due prodotti storici in un'unica soluzione, Archidoc da un lato e Leonardo dall'altro, la Factory Siav ha dato alla luce la prima versione di Archiflow, una novità assoluta nel panorama della gestione dei documenti aziendali. Fin dalla prima release, la caratteristica principale di Archiflow è stata la sua capacità di fondere la gestione documentale pura a quella dei processi aziendali digitali.

Archiflow non è stato cronologicamente il nostro primo prodotto ma è indubbiamente la soluzione che ad oggi ha accompagnato il maggior numero dei nostri clienti nel loro percorso di trasformazione digitale.

Release dopo release, l'interfaccia e l'architettura sono state costantemente aggiornate rispetto alle esigenze dei clienti e ai trend tecnologici nel rispetto delle unique che hanno sempre contraddistinto la piattaforma.

Compliance normativa totale, approccio archivistico di livello, organizzazione di processi efficienti e innovazione tecnologica; i quattro pilastri, che guidano ogni evoluzione della roadmap di sviluppo della factory, sono il segreto dell'apprezzamento dei numerosissimi clienti che hanno scelto e utilizzano quotidianamente Archiflow.

Una leadership che si basa su passione, competenza ed esperienze di progetti prestigiosi

Banca d'Italia, ISTAT, ICE, Consob nella Pubblica Amministrazione, Coop, Amadori, Segafredo e Granarolo nel mondo privato: sono solo alcuni dei nomi degli oltre 4.000 clienti che hanno scelto di affidarsi ad Archiflow. 
Oggi Archiflow conta installazioni - on premises, in cloud o in modalità ibrida -  in più di 70 paesi nel mondo. La piattaforma è un vero e proprio hub che offre funzionalità trasversali a tutta l'azienda e verticali a dipartimenti specifici come quello amministrativo, logistico e del personale.

Archiflow 10 guida CIO

Archiflow 10.0: che cosa c'è di nuovo?

Le novità sono numerose. Dagli adeguamenti previsti a seguito dell'introduzione degli obblighi relativi alla fattura elettronica dal 2022 alle novità relative all'introduzione delle nuove Linee Guida AgID, passando per l'introduzione del sigillo elettronico, il potenziamento della dashboard statistiche e il nuovissimo modulo di recupero dati di quadratura da SdI.

Come Archiflow supporta (già da oggi) la gestione fatture obbligatoria dal 2022

Uno dei temi cardini della release 10 di Archiflow è senza dubbio quello relativo alle novità sul fronte fatturazione elettronica introdotte dalla Legge di Bilancio 2021 (L. 178/2020), che introduce la gestione tramite SdI di nuovi tipi di documenti (TD 16, 17, 18 e 19).
In particolare, dal 1° gennaio 2022 calerà ufficialmente il sipario sull'esterometro, perlomeno sulla sua configurazione classica. Per le fatture passive ricevute da fornitori esteri, ogni azienda dovrà obbligatoriamente generare e gestire documenti informatici ad hoc (i nuovi tipi documento - TD - 17, 18 e 19) che avranno il compito di assolvere all'obbligo dell'esterometro.

Archiflow, grazie al modulo Invoice Manager, oltre a consentire la gestione efficace dei nuovi TD, supporta gli utenti nel controllo dei tempi e nella verifica del corretto invio degli stessi. Si tratta di funzionalità di grande rilevanza, dato che i nuovi obblighi mantengono il sistema sanzionatorio che scatta al mancato invio (o all'invio in ritardo) dei dati previsti dal vecchio esterometro nei nuovi formati. Il sistema consente inoltre di gestire la documentazione di ritorno spedita da SdI al mittente. 

Oltre a funzionalità squisitamente operative, Archiflow 10 mette a disposizione degli utenti dashboard di statistiche completamente dedicate al monitoraggio dei nuovi documenti e dei processi ad essi correlati. A questo proposito, anche i cruscotti SAP - integrazioni tra Archiflow e SAP dedicati alla gestione delle fatture attive e passive - sono stati oggetto di upgrade al fine di poter gestire al meglio la trasmissione a SdI delle nuove tipologie di documenti introdotti dalla Legge di Bilancio.

Arricchita (ancora!) la gestione automatizzata del Cassetto Fiscale

I CFO clienti possono continuare a sorridere! Con Archiflow 10 è stata potenziata l'automazione delle attività di controllo delle fatture presenti all'interno del cassetto fiscale.  Oltre ai già presenti moduli di automazione e di quadratura del cassetto fiscale, infatti, la nuova release introduce il modulo "Recupero dati quadratura da SdI".

Il nuovo modulo consente di recuperare i dati messi a disposizione dai nuovi servizi di quadratura offerti dallo SdI a partire da settembre 2020, sfruttandoli per la quadratura automatica delle informazioni e la richiesta di re-inoltro dei documenti mancanti direttamente all'interno di Archiflow. La quadratura è relativa a ricevute/notifiche e notifiche decorrenza termini delle fatture attive e a fatture e notifiche decorrenza termini relative al flusso di trasmissione di quelle passive.

Si tratta di una opportunità in più offerta alle organizzazioni per avere maggiore controllo sulle fatture che transitano nel sistema di Agenzia delle Entrate potenziando la capacità di individuare situazioni anomale o su cui porre particolare attenzione.

L'analisi di dati e processi è sempre più profonda e potente

Ormai lo sappiamo bene: il contesto attuale ha reso sempre più fluide le attività. Per questo il tema del monitoraggio dei processi è (e sarà) sempre più cruciale. 
Con Archiflow 10 è stata potenziata la dashboard statistiche che include preziosi insight sia per utenti operativi sia dirigenziali. 

archiflow 10

Esempio di dashboard di monitoraggio e statistiche di Archiflow 10

Una delle novità più importanti riguarda l'accresciuta flessibilità che caratterizza il modulo Dashboard Statistiche di Archiflow. Nato con l'obiettivo di supportare la governance dell'Ufficio AFC, oggi il modulo gode di una malleabilità senza pari e offre KPI e indicatori di monitoraggio a qualsiasi dipartimento aziendale o processo digitale.

Arriva anche il sigillo elettronico

Introdotto nel nostro ordinamento tramite il Regolamento eIDAS, il sigillo elettronico è equivalente ad una FEQ (Firma Elettronica Qualificata). A differenza di quest'ultima, afferente ad una persona fisica, esso afferisce ad una persona giuridica.

Con Archiflow 10 è possibile apporre su qualsiasi documento di interesse per l'organizzazione un sigillo elettronico. Si tratta di un'introduzione che rientra nel novero degli interventi dell'introduzione delle nuove linee guida AgID.

...a proposito delle nuove linee guida AgID

Le nuove linee guida emanate dall’AgIDpubblicate a settembre 2020, sono state oggetto di una recente modifica datata maggio 2021 (👉 ppst! Se non l'hai ancora fatto, clicca qui e riservati uno degli ultimi posti disponibili per iscriversi al corso tenuto dal nostro Osservatorio Normativo per scoprire tutto sulle ultimissime novità sul tema linee guida AgID!).

Le novità introdotte da AgID, che riguardano sia enti pubblici sia imprese private, in estrema sintesi, comportano importanti cambiamenti nelle modalità di gestione dei documenti informatici e documenti amministrativi informatici. Dall'interoperabilità di protocollo - con la modifica della struttura del file di segnatura XML e l'obbligo di sottoscrizione tramite Sigillo Elettronico - all'aumento del numero dei metadati associati ad ogni documento informatico, gli effetti delle nuove regole sono tutt'altro che banali e scontati.

Consci dell'importanza delle modifiche introdotte e dell'impatto che possono avere, abbiamo optato per un approccio fortemente orientato a minimizzare gli impatti delle nuove prescrizioni normative sull'operatività degli utenti, massimizzando l'automazione e la proattività del sistema.

Archiflow 10 è automazione, compliance e governance. What else?

A questo punto non ci resta che citare la frase di rito: "auguri ancora Archiflow e... 100 di queste release! ". In conclusione, scherzi a parte, le tre direttrici lungo le quali si è mosso ogni sviluppo che ha portato a questa decima release sono l'automazione delle attività, la compliance normativa e la governance dei processi. Nel frattempo, gli sprint verso Archiflow 10.1 sono già partiti e avremmo tantissime cose da dire ma, per ora, dobbiamo fermarci qui 😉 

A presto!

Se sei già un nostro cliente ricorda che puoi richiedere maggiori informazioni sulla nuova release al tuo consulente dedicato mentre se sei interessato a scoprire di più sulle nostre soluzioni puoi contattarci cliccando qui.

Tags: Fattura elettronica, Processi digitali, Gruppo Siav