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Con business process management tool si intendono i vari strumenti utili a monitorare, integrare e ottimizzare i processi aziendali per rendere più efficiente l’azienda nel suo complesso. Il BPM è quindi di un concetto che fa riferimento alla gestione di impresa, e perciò alla sua organizzazione e cultura, ma anche all’information technology in quanto i processi operativi possono essere più efficaci e meno costosi se supportati da strumenti digitali adeguati.

 

Tool per il Business Process Management, perché?

Gli strumenti software progettati per il BPM hanno il compito di velocizzare e semplificare la gestione dei processi. Non solo, contribuiscono a innalzare le performance dei processi stessi in quanto durante il loro svolgimento raccolgono tutta una serie di dati (gli indicatori di prestazione chiave), li elaborano e li restituiscono ai manager aziendali in rendiconti sintetici che possono essere utilizzati per analisi e prendere decisioni su informazioni concrete e non su opinioni (o considerazioni compiute a priori) su possibili percorsi alternativi, sulla riallocazione delle risorse eccetera.

Software di business process management, cosa fanno i migliori?

I software di business process management più evoluti inoltre suggeriscono indicatori di rischio per rendere i controlli più mirati e anche questa funzionalità contribuisce a innescare un circolo virtuoso di miglioramento.

Inoltre, vi sono soluzioni che consentono di creare modelli di processo per verificare, prima di metterlo in atto, quale possano essere i suoi punti di forza e di debolezza in modo da avviarlo nella modalità più corretta possibile senza rischiare di perdere tempo e risorse in un secondo momento per riprogettarlo.

 

I tool di business process management nell'automazione aziendale

Molti processi aziendali sono caratterizzati da variabili quantitative e vengono solitamente ripetuti più volte quotidianamente. Proprio per questa loro natura essi possono essere automatizzati, in tutto o in parte.

I software per il business process management possono offrire tools per l’automazione per aggiungere, alle funzioni di controllo, anche automatismi che rendono più efficiente il processo e liberano, ove possibile, tempo agli addetti grazie al fatto che evitano loro di compiere operazioni ripetitive. Possono essere automatizzati i flussi di lavoro necessari per presentare le informazioni che riguardano una determinata attività, si pensi, per fare qualche esempio, alle richieste di prestito, alle modifiche di una distinta d’ordine eccetera. Ma sempre più questi applicativi sono e saranno in grado di gestire l’attività stessa nel suo complesso come nel caso della vendita diretta di polizze assicurative.

Il requisito base dei tool di business process management

Va da sé che automatizzare correttamente i processi richiede una ottima pianificazione a monte da parte del management (che quindi a sua volta deve avere ben chiara l’organizzazione, la definizione delle gerarchie tra persone e reparti) ma, fatto questo, delegare ai sistemi alcuni compiti significa anche minimizzare il rischio di errori umani e i costi a essi relativi.

 

Quali potenzialità hanno gli i tool di business process management?

Il mercato propone diversi tipi di strumenti che promuovono la digitalizzazione dei processi, caratterizzati da varie potenzialità.

In particolare, i software di gestione documentale organizzano i contenuti per renderli più semplicemente e velocemente utilizzabili dagli addetti ma possono anche offrire la preziosa opportunità di promuovere l’automatizzazione delle attività. Tutti i processi di un’azienda per essere svolti hanno infatti bisogno di documenti (che sia un ordine o una fattura passiva).

Tool di business process management e workflow

Vi sono dunque soluzioni software di gestione documentale che, sulla base dei dati in loro possesso, permettono di supportare i lavoratori nell’impostare workflow strutturati per spostare in automatico i compiti da un utente all’altro a seconda per esempio delle esigenze che man mano si verificano (nuovi ordini, scadenze eccetera); vi sono soluzioni, inoltre, che consentono all’utente di crearsi in autonomia flussi di lavoro semplificati affinché i colleghi vengano coinvolti rapidamente nello svolgimento di micro processi, aiutati nel rispettare le scadenze e così via.

Per poter essere ancora più produttivi è possibile utilizzare strumenti che siano disponibili anche da mobile per avere sempre sotto controllo la propria attività, l’andamento dei processi in cui si è coinvolti, incluse, per esempio, le approvazioni che assolutamente devono essere gestite in tempo reale.

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Tags: Digitalizzazione processi