Il Blog Siav

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Le cessioni intra Ue sono le operazioni relative agli scambi di beni e merci (esclusi gli acquisti) che avvengono tra soggetti passivi IVA appartenenti a Stati differenti dell’Unione Europea. In termini operativi, si tratta di una tematica di primaria importanza per le organizzazioni che esportano le proprie merci all’interno dei confini dell’Unione: la gestione analogica dei documenti relativi alle cessioni in questione, tipicamente realizzata tramite file Excel, richiede infatti alle segreterie commerciali o amministrative tempi di lavorazione estremamente elevati e comporta importanti rischi derivanti da data entry per ogni singola pratica.  

Ne consegue che il digitale rappresenta un’opportunità concreta per qualunque tipo di business, a prescindere dai volumi in gioco: affidarsi a uno strumento IT consente infatti di superare i limiti dell’analogico, attestando in modo corretto e compliant l’effettiva spedizione dal territorio nazionale verso uno dei Paesi comunitari. E questo è fondamentale per garantire la non imponibilità IVA relativa alla cessione 

La soluzione Siav per le cessioni intra Ue 

Per non essere assoggettati all’imposizione dell’Imposta sul Valore Aggiunto e quindi confermare che lo scambio avvenuto sia una cessione intracomunitaria tra differenti Stati Ue è necessario presentare prove documentali. Siav mette a disposizione una soluzione specificamente dedicata alla gestione di questo processo, costituita dal sistema documentale e da un portale digitale personalizzato. Lo strumento abilita la digitalizzazione e l’automatizzazione di tutte le attività relative alla gestione, al controllo e al monitoraggio della documentazione delle cessioni intra Ue, evitando l’inefficiente ricorso alla mail come strumento di comunicazione con i propri clienti esteri e gli onerosi fogli Excel per il controllo e il monitoraggio periodico delle pratiche. 

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Ecco come Siav abilita la gestione dei documenti  

La soluzione Siav consente di gestire in modo efficiente tutte le comunicazioni (tipicamente trasmesse via e-mail) relative alla richiesta di conferma di ricevuta merce. In particolare, le e-mail automatizzate inviate ai clienti contengono un link al portale digitale integrato per accedere alle pratiche.  

I clienti dal portale potranno quindi consultare i documenti, scaricarli e confermare o meno la merce, eventualmente specificando alcune note o caricando degli allegati. Il sistema invia inoltre, in modo totalmente automatico e configurabile, e-mail di sollecito ai clienti che non forniscono un riscontro entro i tempi prestabiliti.  

Documentazione ed annotazioni vengono infine aggregate dal sistema documentale all’interno di un fascicolo digitale dedicato per ogni fornitura. 

Controllo e monitoraggio dei documenti con la soluzione Siav 

Ai sensi dell’art 2 del Regolamento Ue 2018/1912, una cessione intra Ue è considerata valida solo in presenza di una serie di documenti che coinvolgono tutti i soggetti dello scambio di beni: 

  • documentazione sugli impegni contrattuali assunti; 
  • fattura di vendita al cessionario Ue; 
  • modelli Intrastat relativi alle cessioni Ue effettuate; 
  • documentazione bancaria che attesta il pagamento della merce; 
  • documento di trasporto CMR firmato dal trasportatore e/o dal destinatario per conferma di ricezione merci.   

L’integrazione tra il sistema documentale e il portale digitale, cuore della soluzione Siav per le cessioni intra Ue, consente di governare il processo in modo efficiente, verificando in tempo reale lo stato di ogni pratica 

La dashboard dedicata della soluzione, inoltre, abilita il monitoraggio rapido e puntuale delle fatture di esportazione intra Ue, con dettaglio di data e stato di ogni documento.  

I tre motivi per cui scegliere la soluzione Siav 

Secondo chi ha già scelto di affidarsi a Siav per la gestione delle cessioni intra Ue, sono almeno tre le ragioni per cui questa soluzione è preferibile rispetto ad altre: 

1. Unisce alla compliance anche l’efficienza  

Lo strumento Siav rispetta da un lato i requisiti richiesti dal Regolamento Ue 2018/1912 in termini di prova di consegna documentale elettronica. Dall’altro, delega al sistema l’attività di raccolta di conferme o diniego, così come l’invio dei solleciti e concentrati su ciò che conta di più.  

2. È un hub per collaborare all’interno e all’esterno  

Nella soluzione Siav, tutte le informazioni e i documenti sono aggregati e disponibili all’interno di un unico punto di riferimento per tutta l’azienda.  Evita quindi di usare e-mail e file Excel, rischiando di perdere asset di valore e migliorando la collaborazione con i tuoi clienti internazionali.  

3. Usufruisce della non imponibilità dell’IVA  

Non usufruire della non imponibilità dell’IVA nei tempi previsti dalla normativa può tradursi in costi di grande rilievo per l’azienda. La soluzione Siav per la gestione delle cessioni intra Ue consente di rispettare le scadenze, mettendo nelle mani dell’organizzazione uno strumento in grado di gestire l’intero processo di gestione documentale.  

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Tags: Gestione documentale