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Social, forum, blog... "Come firmare digitalmente un documento?" è un tormentone presente ovunque nel web, simile a quelli che ascoltiamo in radio ogni estate. Perché in tanti se lo chiedono? Come si firma digitalmente un documento e, soprattutto, come si fa a farlo in modo efficiente? 

"Come firmare digitalmente un documento?" tra le domande più poste sul fronte documenti digitali

Ormai è praticamente routine: si parla di firma elettronica ovunque. Tra un commento e l'altro sui social, la richiesta su un forum o l'articolo di un blog (noi non facciamo eccezione! 😜), capita sempre più di frequente di imbattersi in una domanda simile alla seguente: "Come firmare digitalmente un documento?".

Si tratta di un fenomeno che abbiamo imparato a conoscere anche noi da tempo. I consulenti Siav ogni giorno affrontano il tema rispondendo a domande sul tema firme via e-mail, in call o durante i nostri webinar (psst!  Scoprili tutti qui: https://www.siav.com/it/chi-siamo/eventi-e-news/).

Perché la firma elettronica è diventata così importante

Premettiamo che la firma, da sempre, ha un ruolo cruciale nelle organizzazioni. La digitalizzazione di imprese e Pubbliche Amministrazioni, acuita con l'esplosione del lavoro da remoto, ha cambiato veste ad una questione tutt'altro che nuova nelle aziende. Contratti di fornitura, accordi vendita, stipulazioni di partnership, assunzione del personale… sono solo alcuni esempi di applicazione della firma all’interno delle organizzazioni.

In ottica di continuità del business questi processi devono continuare a concretizzarsi, avvalendosi di modalità e strumenti adeguati che supportino lo smart working e la flessibilità del lavoro in mobilità.

L'ultimo monitoraggio effettuato AgID ad inizio 2020 e basato sui dati forniti dai certificatori accreditati, conta +20 milioni di utenze attive di firme digitali e, nei 12 mesi precedenti, la generazione di oltre tre miliardi di firme digitali remote. Fonte: AgID. 

In questo contesto vanno considerate le numerose luci della ribalta puntate sul processo di firma elettronica. Ecco perché non deve sorprendere che "Come firmare digitalmente un documento" sia da mesi una della domande più ricercate nell'ambito della gestione di documenti e processi digitali.

Differenza tra firma elettronica e firma digitale

Sul nostro sito e, in particolare in questo blog, ne abbiamo già parlato diverse volte ma, a scanso di equivoci, è opportuno sottolineare ancora una volta la differenza tra firma elettronica e firma digitale.

Di frequente capita infatti che i due termini vengano utilizzati in modo intercambiabile commettendo però un'imprecisione di forma e di sostanza. Con firma elettronica deve intendersi la sottoscrizione elettronica di un documento, mentre con firma digitale si definisce una delle modalità con cui è possibile sottoscrivere elettronicamente un documento.

La differenza, seppur sottile, è evidente: la firma digitale è una delle tipologie di firme elettroniche. Con lo schema qui sotto sarà tutto più chiaro. 

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Firma Elettronica Semplice (FES), Firma Elettronica Avanzata (FEA), Firma Elettronica Qualificata (FEQ) e Firma Digitale (FD) costituiscono, insieme, le tipologie di firme elettroniche previste in Italia dal Codice dell'Amministrazione Digitale (CAD), normativa di riferimento sul tema.

L’ordine con il quale i tipi di sottoscrizione sono riportati nello schema è correlato alla crescente validità legale dallo scenario FES a quello FD. In particolare, la FES ha minore valenza dal punto di vista probatorio rispetto alla FEA, che a sua volta, ha valenza minore rispetto ad una FD.
Una nota prima di chiudere gli aspetti più tecnici sulla FEQ: nel contesto italiano non trova applicazioni concrete.

Come firmare digitalmente un documento?

Tutto chiaro ma quindi... come si firma digitalmente? La firma digitale di un documento è un’attività piuttosto semplice di per sé e riassumibile in pochi step. All'interno del documento da sottoporre al firmatario, tipicamente in un formato statico (PDF/A), vengono inseriti i punti firma e, tipicamente via e-mail, si procede con l’invio della richiesta di sottoscrizione al firmatario.

Per perfezionare il processo di firma digitale è solitamente richiesto l'impiego di una dotazione hardware e software. Nel primo caso si tratta di un dispositivo, smart card o token USB, dotato di un apposito certificato digitale rilasciato da un certificatore accreditato. Nel secondo caso si tratta di un software per la firma digitale che consente di completare la sottoscrizione di un documento.

Una volta firmato, il documento sottoscritto ritornerà al richiedente firma.

La firma digitale tradizionale: limiti e ricorso alla Firma Elettronica Semplice (FES) e Avanzata (FEA) 

La firma digitale è un'attività che potenzialmente può essere svolta con una combinazione delle innumerevoli soluzioni hardware e software disponibili sul mercato. 

Si tratta tuttavia di una modalità di sottoscrizione non esente da limiti. Uno su tutti, è quello relativo alla necessità del firmatario di disporre di dispositivi hardware e software dedicati al momento della sottoscrizione.

Questo limite è in particolar modo evidente quando l'interlocutore coinvolto nel processo di firma è un utente privato, che raramente dispone di soluzioni e/o dispositivi ad hoc per la sottoscrizione digitale. Basti pensare al contratto di assunzione di un nuovo collaboratore o al contratto di fornitura che un'azienda in ambito utility deve far sottoscrivere ad un nuovo cliente.

Anche nel contesto B2B, comunque, la firma digitale tradizionale non è uno scenario sempre perfetto.
La disponibilità di hardware dedicati costituisce infatti un evidente freno al lavoro in mobilità e all'esigenza di lavorare in modo efficiente da remoto.

😱 Come muoversi, quindi? Innanzitutto è opportuno considerare che, come anticipato, la Firma Digitale non è l'unica sottoscrizione dotata di valore legale. Questo implica che, salvo i rari casi in cui la legge espliciti l’impiego di una tipologia di firma piuttosto che di un’altra, ogni organizzazione possa scegliere liberamente che un documento venga sottoscritto con un una FES, piuttosto che con una FEA o una FD.

La scelta della tipologia di sottoscrizione, spesso legata al valore economico e/o strategico del documento firmato, si riflette anche sulle modalità di apposizione della firma. FES e FEA, infatti, possono essere gestite in modo più semplice rispetto alla FD.

Operativamente, l'apposizione di una FES e di una FEA, prevedono che la sottoscrizione si concretizzi tramite un clic da parte del firmatario ed eventualmente con l'inserimento di una password usa e getta (OTP). In questo modo il firmatario viene liberato dall'incombenza di disporre di software e hardware dedicati per sottoscrivere il documento.

E se dovessi aver bisogno di una sottoscrizione di tipo digitale ma i firmatari fossero sprovvisti dei dispositivi e dei certificati necessari, accertati che la soluzione software che scegli offra funzionalità di onboarding digitale del firmatario, realizzabile sia de visu (in presenza) sia tramite la webcam (a distanza).

come firmare digitalmente un documento

Come firmare digitalmente (o elettronicamente...) un documento in modo efficiente 

Facile, no? In parte. Da un lato è evidente: firmare digitalmente - o elettronicamente - un documento è un'attività piuttosto semplice. Firmare digitalmente e in modo efficiente però, è un po' più complesso e per farlo occorre considerare alcuni aspetti.

Innanzitutto, è fondamentale considerare la firma non come un'attività fine a sé stessa, bensì come parte di un processo più ampio. La sottoscrizione, infatti, è solo uno step di un processo di gestione documentale che tipicamente sorge con la creazione del documento in formato elettronico e tramonta con la conservazione digitale dello stesso.

Questo implica che, soprattutto nel caso di volumi considerevoli di sottoscrizioni, è opportuno scegliere un software che non si limiti semplicemente a sottoscrivere un PDF/A ma è preferibile orientarsi verso una soluzione che abiliti una visione di insieme dell'archivio e dei processi documentali.

Concentrati sul processo, non sul software 😉 In altre parole, non focalizzarti su point solution che rischiano di generare silos ma offri l'opportunità ai tuoi processi di migliorare grazie al digitale.
Si tratta di un salto di qualità non da poco, che ti permetterà di rendere la digitalizzazione un'evoluzione naturale del tuo modo di lavorare, non un surrogato per sentirsi al passo coi tempi.

Accertati inoltre che il provider della soluzione software sia in grado di offrirti un supporto a 360°.
A livello tecnologico, certo, ma anche a livello organizzativo - con un focus sulla transizione al digitale dei processi - e normativo. Fondamentale, quest'ultimo aspetto, per aiutarti a scegliere le tipologie di firme adeguate a seconda delle tipologie documentali che gestisci nella tua organizzazione e garantire il costante bilanciamento tra compliance ed efficienza.

Tags: Processi digitali, Firma Elettronica