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I software di document management sono sistemi che consentono di ottimizzare la gestione dei contenuti aziendali, promuovendo così la collaborazione tra colleghi. 

Queste applicazioni offrono molteplici vantaggi che vanno molto oltre la dematerializzazione e il progressivo abbandono della carta negli uffici, ottimizzando tempi e modalità del lavoro quotidiano che comportano il trattamento di informazioni nativamente digitali.

Una soluzione di document management efficace consente di migliorare l'operatività dell'azienda e promuove un rinnovamento nell'intera organizzazione.

A fronte di una vasta proposta di tool in quest'ambito, è importante dunque tenere presenti alcuni criteri da considerare per compiere la propria scelta.

 

Completezza della soluzione di document management

Il software di document management deve essere in grado di gestire l'intero ciclo di vita di qualunque documento aziendale, dalla sua creazione (o ricezione da qualsiasi canale) all'archiviazione (dei documenti stessi e dei fascicoli, ossia di quell'insieme di file che riguardano una certa pratica). E’ quindi necessario che il motore di ricerca utilizzato per recuperare i file sia veloce in modo da non rallentare i processi e, d'altro lato, offrire semplicità all'utente che deve fare le sue ricerche in modo agevole.

 

Document management e sicurezza

È fondamentale che le architetture su cui si basano queste soluzioni siano state progettate per garantire un accesso sicuro ai dati, sia dall'interno, sia dall'esterno dell'organizzazione. Ciò significa quindi poter contare oltre che su tecnologie di security su tecniche di Identity & Access Management, ossia su componenti che consentono di regolare e assegnare livelli di accesso in base all'organigramma generale, e nello specifico a ciascun ruolo e profilo professionale eventualmente anche al di fuori dell'azienda, d'altra parte, poter tracciare tutto ciò che è accaduto a un certo file.

 

Una soluzione di document management in cloud

Se la soluzione adottata è in cloud, ciò permette di usufruire di tutte le potenzialità di questo paradigma di utilizzo delle risorse applicative, che vanno dal fatto di non dover investire capitali iniziali (per il loro utilizzo viene corrisposto un canone periodico) alla possibilità di attivare funzionalità al bisogno, così come nuove postazioni di lavoro, velocemente e volendo anche in autonomia.

 

Document management e fatturazione elettronica B2B

Secondo quanto stabilito dalla normativa sulla fatturazione elettronica entrata in vigore a inizio anno, tutte le organizzazioni, con pochissime eccezioni, devono emettere e ricevere esclusivamente e-fatture, i file XML che transitano attraverso il Sistema di Interscambio realizzato dall'Agenzia delle Entrate. Naturalmente il sistema di document management deve essere in grado di gestire l'intero processo in quest'ambito, sino alla conservazione a norma.

 

Una soluzione di document management integrabile

La soluzione di document management deve poter comunicare con applicativi di produttività personale e sistemi gestionali. Ciò significa avere l'opportunità di tenere sotto controllo l'insieme dei documenti relativi alle varie attività aziendali, ad esempio dall'acquisto delle merci fino all'emissione della fattura conseguente alla vendita del prodotto finito. La piattaforma di gestione elettronica dei documenti può cioè occuparsi in modo automatico di tutti i documenti che transitano in tutti gli uffici coinvolti dal processo di produzione.

 

Accessibilità dei documenti aziendali

È utile che questi sistemi possano essere utilizzati da molteplici dispositivi, non solo da personal computer; così facendo è possibile gestire e consultare i documenti sia in ufficio sia in mobilità. Devono quindi vantare interfacce adeguate e assicurare semplicità di utilizzo (un fattore determinante, anche pensando ai costi necessari per fare formazione a tutti i potenziali utenti di questi applicativi).

 

Workflow e document management

Infine per supportare le aziende nell'ottimizzazione dei propri processi, la soluzione di document management deve saper gestire e semplificare i flussi di lavoro, il che si traduce in risparmio di tempi e aumento della produttività. In pratica, le soluzioni di gestione documentale possono aiutare a smistare in modo automatico le attività in base a regole e settaggi procedurali predefiniti. Tutto ciò accade integrando un motore di workflow (utile a implementare in modo rapido i processi e capace di associare in modo automatico i documenti a un determinato flusso di lavoro), favorendo la collaborazione e funzioni di task on demand, con cui si offre la possibilità di generare in autonomia flussi di lavoro semplificati per una più veloce collaborazione.

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Tags: Gestione documentale