Il Blog Siav

Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Adottare un sistema di gestione documentale per HR significa disporre di un sistema di amministrazione dei documenti, che si occupi di tutte le fasi del loro ciclo di vita, dalla produzione o ricezione e poi condivisione sino alla conservazione, servendosi di uno strumento software per l’ufficio risorse umane che supporti tutta l’azienda nel rendere tali operazioni più efficienti possibile. Questo è tanto più efficace quanto più il sistema è trasversalmente adottato in tutti i dipartimenti dell’azienda in modo che ogni dipendente e collaboratore possa sfruttare il patrimonio di dati e, d’altra parte, produrre e gestire documenti a loro volta resi disponibili a ciascuna business unit aziendale, incluso naturalmente l’ufficio del personale.

Vediamo i fattori sui quali basare la scelta della soluzione di gestione documentale a misura del proprio business:

 

1. L’importanza delle referenze

La scelta del vendor in base alle esperienze è di fondamentale importanza per il successo del progetto di digitalizzazione dell’ufficio risorse umane, in quanto consente di mettere in atto soluzioni rispondenti ai reali bisogni dell’utente nel contesto specifico ma anche degli altri dipartimenti. Si devono quindi valutare le referenze del vendor a cui ci si sta rivolgendo, stabilendo se ha accumulato un certo bagaglio di esperienze presso clienti ed aree aziendali equiparabili alla nostra organizzazione, integrandosi con i sistemi già esistenti quali ERP e CRM.

 

 2. Cloud o on-premises

Il secondo elemento da tenere in considerazione durante un progetto di adozione di una soluzione di gestione documentale per HR è quella relativa alla scelta fra l’acquisto di una licenza o alla sottoscrizione di un servizio in cloud. I vendor solitamente propongono entrambe le scelte, ogni realtà deve decidere quale sia l’opzione migliore per sé, considerando che nel primo caso tra i principali vantaggi garantiti vi è la padronanza dei dati a fronte di un maggiore investimento iniziale che però perdura nel tempo senza scadenze o vincoli legati al pagamento del canone. D’altro canto, scegliere il cloud significa contare su massima flessibilità e velocità di adeguamento alle necessità aziendali, oltre che fruire della possibilità di corrispondere un canone periodico, spesso scalabile in base all’effettivo utilizzo del servizio.

 

3. Funzioni per gestire i documenti nativamente digitali

Tra le caratteristiche da valutare vi è inoltre la fluidità nel gestire documenti nativamente digitali, ovvero che nascono digitali e restano tali per tutta la loro esistenza. Ciò significa che il software deve gestire versioning, check-in e check-out e, naturalmente, cicli di approvazione con apposizioni di firme digitali e grafometriche al fine di soddisfare le esigenze di digitalizzazione dei contratti sia in ambito HR che in ambito logistico, a conferma del fatto che una soluzione documentale rappresenta un valore per tutta l’organizzazione.

 

4. Scalabilità della soluzione

Sono importanti anche la scalabilità e flessibilità offerte dal software di gestione documentale: un ufficio potrebbe infatti decidere, per fare un solo esempio, di iniziare a digitalizzare alcune famiglie di documenti per poi estendere la digitalizzazione gradualmente a tutti i settori. Quindi le funzionalità del sistema dovranno essere tali da soddisfare sia processi più semplici, come inserimento-ricerca-visualizzazione, con assegnazione di attività a uffici e utenti, ma anche workflow strutturati con cicli di approvazione predefiniti ed integrazione con i sistemi ERP.

 

5. Usabilità e collaborazione prima di tutto

È poi importante scegliere un tool che garantisca un’interfaccia semplice e intuitiva e anche accessibile da vari device, inclusi i dispositivi mobile. Tra i vantaggi derivabili da questo vi è la naturale diffusione dello strumento, la riduzione del numero di e-mail scambiate e la più efficace collaborazione all’interno dell’azienda. Inoltre, se gli utenti hanno a che fare con uno strumento facile possono costruire workflow e processi di gestione delle pratiche in maniera indipendente, su misura delle loro esigenze.

 

6. Sicurezza dei dati

Prerogativa basilare da valutare per un sistema documentale per HR, ma più in generale destinato a trattare dati sensibili, è quella della sicurezza, tenendo presente che esistono specifiche tecnologie che assicurano accesso selettivo e controllato ai dati (soprattutto in ottica GDPR). Determinate architetture software garantiscono infatti una puntuale protezione del dato, permettendo di assegnare autorizzazioni di visualizzazione e/o modifica di dati e documenti, monitorando e tracciando gli accessi.

 

7. Competenze normative e archivistiche

Infine, tra i fattori che contribuiscono al successo dell’implementazione di una soluzione documentale vi sono le competenze messe in gioco dal fornitore. In particolare, sono imprescindibili quelle normative e archivistiche. Per selezionare la soluzione documentale è quindi importante considerare anche le skill che il fornitore può mettere a disposizione dei propri interlocutori.

 

Gestione documentale digitale: è un imperativo

L’utilizzo della posta elettronica, dei PDF ed in generale dei documenti elettronici è di fatto un modo di operare imprescindibile, che rende necessaria l’archiviazione strutturata di dati e immagini che non possono più risiedere sulle cartelle di rete ma devono essere gestiti tramite un software di gestione documentale che li renda ricercabili e li protegga nel tempo.

Oggi le aziende italiane sono sempre più consapevoli di quanto sia importante gestire in maniera efficace i documenti e renderli utilizzabili nei diversi dipartimenti aziendali: basti pensare che, secondo i dati degli Osservatori Digital Transformation Academy e Startup Intelligence della School of Management del Politecnico di Milano presentati l’anno scorso, in un contesto dove si prevedeva un incremento per il 2019 pari al 2,6% del budget ICT, è stato rilevato che ben il 39% delle imprese italiane ha dichiarato di voler investire in digitalizzazione e dematerializzazione.

I vantaggi riconducibili a queste operazioni vanno oltre il risparmio di risorse e tempo. I sistemi di gestione documentale per HR più evoluti offrono capacità di automazione dei processi relativi ai documenti (per esempio relativamente alle approvazioni o alla gestione dei CV) e questo rende immediatamente l’idea del perché serva digitalizzare i processi documentali.

New call-to-action

Tags: Gestione documentale