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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Nel panorama di soluzioni che mirano ad innovare l’organizzazione del lavoro, il Digital Workplace HR occupa un posto di assoluto rilievo. In tempi di smart working sempre più strutturale e diffuso, contare infatti su uno strumento capace di rispondere anche da remoto a esigenze di massima visibilità, reperibilità immediata e fluidità operativa di informazioni, documenti e processi può letteralmente cambiare la vita dell’azienda nel suo complesso. Noi di Siav siamo operativi su questo fronte da tempo, con best practice collaudate e strumenti tecnologici dedicati: il Digital Workplace HR che mettiamo a disposizione dei nostri clienti è il risultato di un know-how qualificato, capace di vestire su misura need anche molto eterogenei in ambienti di lavoro aperti al continuo miglioramento. 

 

Dare all’ufficio HR l’opportunità di sottoscrivere per via digitale pratiche, come una banale sottoscrizione Telepass, di puntare sulla nuova frontiera della firma grafometrica via tablet, o ancora di espletare pratiche di assunzione, licenziamento, cambi di ruolo direttamente da casa, in pieno regime di smart working, non è mai stato così facile. Anche la sottoscrizione di contratti digitali, non solo quelli prettamente HR, sta diventando un processo sempre più semplice e fluido. 

Il merito è delle soluzioni tecnologiche - come il nostro Digital Workpace HR - nate per conciliare le esigenze operative allo smart working, favorendo accesso da remoto, lavoro in mobilità e utilizzo di portali di condivisione fruibili da HR e collaboratori. 

I principali vantaggi operativi del Digital Workplace HR 

Siav ti offre una piattaforma totalmente digital che offre vantaggi operativi importanti, tra cui: 

  • Possibilità di consultazione delle informazioni e dei documenti d’interesse del collaboratore, in sicurezza, anche in mobilità, tramite un portale digitale dedicato; 

  • un unico archivio HR normalizzato e completo, con ricerca rapida di ogni documento grazie all’hub di gestione documentale Archiflow; 

  • documenti nativi digitali, prodotti direttamente dagli strumenti di produttività quotidiana (come Microsoft Word) e archiviati proattivamente dal sistema nell’archivio digitale; 

  • possibilità di accedere al servizio di conservazione digitale in outsourcing certificato, che assicura la corretta integrità, reperibilità, protezione ed opponibilità a terzi di tutti i documenti HR lavorati.  

 L’approccio del Digital Workplace HR intende favorire l’applicazione del telelavoro e dello smart working con accesso da remoto, per permettere all’addetto di lavorare in mobilità, utilizzando portali di condivisione specifici. Inoltre, il superamento degli archivi ibridi o distribuiti in più sedi sul territorio fornisce non solo garanzia di completezza dei fascicoli, oltre che dei documenti in essi contenuti, ma anche riduzione di spazi fisici costosi per gli archivi. L’utilizzo di documenti digitali nei rapporti con i dipendenti, poi, consente di velocizzare l’operatività ed eliminare le attività improduttive di gestione della carta. 

Soddisfare ogni need con un solo strumento  

Ogni passaggio dell’attività HR ha riscontro documentale: dalle operazioni di recruiting alla selezione, sino alla gestione dei fascicoli dei dipendenti e alla formazione, non esiste passaggio che non abbia un corrispettivo in questo senso. Criticità e need, in tale quadro, sono sempre numerose e variegate: processi articolati e dispendiosi di gestione e approvazione delle pratiche; necessità di un database sulle competenze facilmente ricercabile; esigenze di compilazione, firma e consegna dei documenti da collaboratore ad azienda; difficoltà di gestione e ricerca dei fascicoli (ricerca, copia e riposizionamento); informazioni destrutturate scambiate tramite mail. E questo solo per fare qualche esempio. 

La necessità di disporre di una soluzione che renda efficienti le operazioni anche in mobilità, soddisfacendo ogni tipo di criticità, è dunque evidente. Ed è qui che emerge il valore della nostra soluzione Digital Workplace HR: eliminare il cartaceo e gestire in modalità green e full digital ogni pratica HR significa infatti snellire il lavoro dell’area aziendale, mettendola in condizioni di operare da remoto e di dedicare più tempo a progetti e attività a valore, dando spazio a idee che sviluppino e migliorino il business di domani.  

 

Processi più efficienti e fluidi 

Ma non solo. In un perpetuo dialogo con il sistema gestionale aziendale, Digital Workplace HR si integra anche alle nostre soluzioni studiate per disegnare e definire processi diversificati, anche a distanza, in modo da gestire velocemente ogni need di funzione. Giusto per citare tre funzionalità particolarmente apprezzata dagli HR Manager che ci hanno scelto: 

 

  • Task on Demand: per assegnare specifiche attività ai propri collaboratori e snellire i processi approvativi legati alle pratiche HR (es. assunzioni, licenziamenti, cambi di ruolo etc.); 

  • Easy Workflow: per realizzare processi collaborativi completi a partire dalle attività create con il Task On Demand; in particolare, è possibile costruire flussi digitale in modalità low code, senza che siano necessarie competenze di programmazione. 

  • Scadenzario: per una gestione puntuale delle scadenze per la raccolta, sottoscrizione e la presentazione dei documenti legati all’ufficio HR. Il sistema proattivamente segnala le deadline di documenti e attività, indicando agli utenti di competenza cosa e come deve fare per sanare la criticità. 

 

Ecco come Siav può fare al caso tuo 

Il servizio di dematerializzazione documentale che noi di Siav ti offriamo può declinarsi – idealmente in contemporanea - su tre fronti:  

  • Dematerializzazione. Scansione massiva di tutto il fascicolo senza distinguere i documenti contenuti, e classificazione utilizzando pochi parametri essenziali (Cognome, Nome, Matricola). Approccio tipicamente scelto per gestire la documentazione storica (di solito non utilizzato per gli archivi correnti). 

  • Fascicolazione. Creazione dei fascicoli che compongono la struttura dell’archivio e che vengono classificati per macrocategoria senza entrare nel dettaglio delle singole classi documentali. Ad esempio: Assunzione e rapporto di lavoro; Finanziamento; Assenze; Procedimento disciplinare e contenzioso; Dichiarazioni e varie; Cessazione. 

  • Digitalizzazione. Creazione di documenti nativamente digitali, condivisione di documenti e informazioni ai collaboratori tramite portali mobile friendly, configurazione di processi 100% digitali, relativi ad esempio alle attività di approvazione o sottoscrizione, in presenza o da remoto, inclusi i casi di sottoscrizione in cui sono coinvolti soggetti esterni all’organizzazione (come una nuova assunzione).  

 I progetti realizzati in questo campo per i clienti hanno consentito a noi di Siav di maturare solide esperienze nella gestione di qualunque tipologia di progetto: recupero storico cartaceo, gestione archivi HR ibridi, creazione di archivi HR nativi digital. Questo ci consente di erogare servizi consulenziali di elevata qualità, grazie a personale opportunamente formato e competente in tema archivistico e normativo. 

Il tutto senza scordare che eliminare il cartaceo e gestire in modalità green e full digital ogni pratica HR significa anche compiere un atto concreto di responsabilità sociale, riducendo sensibilmente l’impatto delle attività operative aziendali sull’ambiente. Oggi un valore aggiunto non da poco. 

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Tags: Area HR