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La digitalizzazione DDT è un elemento di perfezionamento dei processi logistici ed è essenziale per rendere lean l’ufficio logistica.

Sebbene la filosofia lean - la quale mette al centro i concetti di miglioramento continuo e riduzione degli sprechi - sia tradizionalmente legata alla produzione, da qualche tempo viene applicata anche alla logistica, intesa come l’insieme dei processi e delle attività aziendali relative alla gestione del magazzino e l’intera supply chain.

Per beneficiare di questo approccio, però, occorre allinearsi con un circolo virtuoso composto da quattro fasi - pianificare - fare - verificare - agire – che si susseguono all’infinito (il cosiddetto ciclo PDCA, plan-do-check-act). Questo metodo, oltretutto, è anche in linea con un’altra filosofia cara alla logistica, ossia la filosofia Kaizen, neologismo giapponese che significa passare dal buono al meglio, abbattendo le cosiddette 3 Mu: Muda (sprechi), Muri (sovraccarichi) e Mura (squilibri).

Per raggiungere questi obiettivi e rendere la logistica realmente lean, un approccio full digital per la digitalizzazione DDT e, più in generale, per la gestione dei documenti, è un prerequisito essenziale. Scopriamo nel concreto perché.

Perché digitalizzazione DDT vuol dire migliorare

Perché la digitalizzazione DDT è in linea con la filosofia lean? Perché digitalizzare i documenti di trasporto significa abbandonare definitivamente la carta e le attività manuali ed operative ad essi correlate, per passare a nuovi strumenti tecnologici che consentono di gestire DDT ed altri documenti in modalità nativamente digitale, semplificare i processi e, in ultima analisi, di risparmiare.

Miglior produttività con la digitalizzazione del DDT

In generale, la digitalizzazione dei DDT permette di fare più attività in meno tempo, perché consente di demandare al sistema le attività più ridondanti e meccaniche, mettendo a disposizione di ogni collaboratore - dall’utente operativo al manager - il tempo necessario per concentrarsi sulle attività di maggior rilievo. Digitalizzare significa inoltre accedere e condividere le informazioni in real time, dall’ufficio o in smart working, eliminando barriere fisiche e tecnologiche tra i due patrimoni più importanti di ogni organizzazione: le persone e le informazioni.

Il processo di digital transformation degli uffici della logistica solitamente ha un punto di partenza comune, ovvero la digitalizzazione DDT. Per questo motivo Siav ha realizzato uno strumento pensato per rendere ogni DDT nativamente digitale.

 

Smart Desk: la soluzione per digitalizzare il DDt

Per digitalizzare i Documenti di Trasporto Siav ha progettato Smart Desk, una soluzione che consente di gestire i DDT in formato elettronico, apponendo firme grafometriche.

La firma grafometrica consente di eliminare l’uso della carta, utilizzando un tablet o una tavoletta grafica per firmare ogni singolo documento, come ad esempio un DDT, ma anche una pratica, un contratto o qualsivoglia documento aziendale. In particolare, Smart Desk consente di apporre una firma grafometrica la quale prevede la rilevazione dei dati biometrici, scegliendo tra due opzioni: la firma elettronica semplice (FES) oppure la firma elettronica avanzata (FEA),.

Cosa può fare Smart Desk per la digitalizzazione del DDT

Smart Desk è dotato di una serie di funzionalità, le quali permettono la ricezione dei documenti in automatico da ERP o sistema documentale integrato, la suddivisione dei documenti in funzione dei diversi spedizionieri, la visualizzazione della lista dei documenti da firmare, l’apposizione della firma grafometrica e, infine, l’invio automatico dei documenti firmati e aggiornati all’ERP o al sistema documentale di riferimento.

La gestione dei DDT è dunque “full digital”: i documenti nascono e restano in formato digitale per l’intero processo di gestione documentale, che si può concludere con l’attività automatica di fascicolazione del documento di trasporto con la fattura e gli altri documenti ad esso correlati. La stampa, se necessaria per i trasportatori, è comunque sempre realizzabile direttamente dalla piattaforma.

La digitalizzazione del DDT con pochi clic

Smart Desk è semplice da utilizzare. Tramite computer oppure tablet (sono disponibili app per Android e iOS), grazie a un’interfaccia user friendly e intuitiva, con pochi clic si prendono in carico e si firmano tutti i documenti di cui si ha bisogno. A questo punto si possono apporre firme grafometriche in uno o più punti di un singolo documento.

Nel caso di firma elettronica avanzata, inoltre, Smart Desk consente anche la raccolta del consenso al trattamento dei dati biometrici. La soluzione, infatti, contestualmente all’apposizione della prima firma, propone al firmatario un’apposita liberatoria e richiede di esprimerne l’accettazione sempre tramite firma grafometrica.

Smart Desk si integra con tutti i prodotti della piattaforma tecnologica Siav o, eventualmente, con sistemi terzi. Questa caratteristica, sommata a quelle elencate in precedenza, permette di consultare e archiviare ogni DDT – o documento – lavorato e condividerlo con altri uffici o altri operatori, costituendo di fatto un prerequisito essenziale per disporre di una logistica lean.

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Tags: Gestione documentale, Logistica