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Cogliere l'occasione dell'obbligo della fatturazione elettronica B2B per digitalizzare i suoi processi, in particolare quello di invio e di ricezione delle fatture: erano queste le esigenze primarie per cui il Gruppo SACMI ha avviato il proprio progetto di trasformazione digitale che si è basato sull'utilizzo dei vari moduli presenti in Archiflow, il sistema di gestione documentale digitale e dei processi di Siav.

Perché Sacmi ha scelto la digitalizzazione dei processi

Tra gli obiettivi legati al progetto di dematerializzazione vi era il desiderio di avere il massimo controllo sullo scambio di documenti con lo SdI (il Sistema di Interscambio messo a disposizione dall'Agenzia delle Entrate) data l'elevata complessità del Gruppo che per le 18 Aziende coinvolte nel progetto gestisce oltre 200.000 fatture/anno. Si voleva inoltre affidarsi ad un servizio in outsourcing che consentisse una disponibilità immediata della soluzione con un elevato grado di controllo, senza investimenti sull’infrastruttura IT ma con la possibilità futura di installare la soluzione on-premises.

Come ha funzionato la digitalizzazione dei processi di Sacmi

L'implementazione del progetto ha comportato l'utilizzo della piattaforma di Enterprise Content Management Archiflow, erogata in modalità SaaS (Software as a Service), per la gestione della Fatturazione Elettronica, abbinata al servizio di Conservazione Digitale in outsourcing ed al supporto consulenziale di Siav. Quest'ultimo è stato prezioso prima di tutto per quanto riguarda la compliance normativa, ma anche perché ha contribuito alla revisione dei processi aziendali al fine di sfruttare pienamente i benefici di lavorare con file nativamente digitali.

Digitalizzazione dei processi e documenti contabili

La prima parte del progetto si è focalizzata sul processo di conservazione dei documenti contabili, in modo che la digitalizzazione fosse conforme alla normativa e promuovesse efficienza soprattutto sul fronte del tempo risparmiato per l’archiviazione e la consultazione dei documenti cartacei. Questa fase del progetto ha riguardato 500mila documenti annui da mandare in conservazione (di 10 diverse tipologie documentali) e ha toccato 20 aziende del Gruppo.

La digitalizzazione dei processi di fatturazione

Il secondo step ha riguardato la gestione dei processi di fatturazione elettronica attiva e passiva. In tale caso il progetto gestisce 50mila fatture attive e 150mila fatture passive l'anno, con 18 aziende coinvolte.

In particolare, i documenti sono affidati all'hub multicanale Invoice Manager di Archiflow, integrato bidirezionalmente con SAP e dotato di un flusso dedicato per la registrazione delle fatture passive.

Tutte le fatture poi confluiscono nel sistema di conservazione elettronica e per la loro consultazione viene utilizzato il modulo Archiflow Interactive Dashboard che offre in modo intuitivo agli utenti ciò di cui hanno bisogno ma, naturalmente, mostrando le informazioni a seconda dei diversi privilegi di accesso stabiliti.

I risultati della digitalizzazione dei processi

I benefici ottenuti, in sintesi, afferiscono alla possibilità di essere conformi alla normativa sulla fatturazione elettronica e sulla conservazione digitale con un impatto minimo sulle attività del dipartimento IT; quindi si sono avuti interessanti riscontri dal punto di vista dell'aumento della produttività del personale amministrativo e della riduzione dei costi di gestione.

Guardando al futuro, il progetto proseguirà con il coinvolgimento di altri dipartimenti, oltre a quello amministrativo, con l'obiettivo finale di implementare processi automatizzati che promuovano collaborazione e maggiore efficienza: questo significherà adottare un approccio completamente digitale che oltre a permettere l'abbandono della carta, anche per le approvazioni grazie alla firma elettronica, ridurrà al minimo l'uso della mail e diminuirà i rischi di errori di data entry. Tutto questo verrà realizzato estendendo l’utilizzo della piattaforma Archiflow e delle relative funzionalità digitali che agevolano la collaborazione.

fatturazione elettronica case history

 

Tags: Digitalizzazione processi