Il Blog Siav

Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Quanto si risparmia con la digitalizzazione dei processi? La risposta è “tanto”, basti pensare che già nel 2012 la società internazionale di consulenza manageriale McKinsey stimava che gli strumenti di social collaboration promuovevano un aumento medio della produttività del 23% e una diminuzione intorno al 12% dei costi operativi. E stiamo parlando di tecnologie e infrastrutture di quell'anno, sicuramente diverse, considerata la rapida evoluzione ICT, molto differenti da quelle di cui oggi è possibile fruire. Soluzioni che rispondono sempre più all'esigenza delle aziende di essere sufficientemente flessibili da adattarsi ai cambiamenti del mercato (e soprattutto alle esigenze dei clienti che ne sono protagonisti) e di creare un ambiente di lavoro che promuova l'impegno dei collaboratori e nuovi modelli operativi. La digitalizzazione dei processi va infatti ben oltre la dematerializzazione dei documenti, ma coinvolge tutta l'organizzazione, comportando vantaggi in termini di risparmi e maggiore produttività.

  1. A riprova di questo, una ricerca di Censuwide/Ricoh, che ha coinvolto 3.600 dipendenti di aziende europee, prospetta che in Italia si possano risparmiare fino a 3,5 giorni al mese.

 

Il Digital Workplace e le piattaforme di Enterprise Information Management

Le piattaforme di Enterprise Information Management sono l’elemento fondante del Digital Workplace, ossia di quei software capaci di gestire i documenti e i contenuti in modo esclusivamente digitale (garantendo sicurezza e compliance alle normative vigenti) ma anche di occuparsi dei processi e delle attività, promuovendo l'organizzazione di flussi di lavoro efficaci. Si parla di informazioni perché proprio sul patrimonio informativo delle aziende si basano i processi: più le informazioni sono rese condivisibili e facilmente gestibili (cioè più il modo di lavorare è digitale) più si riesce a essere tempestivi nel rispondere alle richieste del mercato, nell'allineare le varie divisioni di business tra di loro e con i fornitori e i partner, nell'intervenire ove ci siano rallentamenti o criticità.

 

I vantaggi della digitalizzazione dei processi in concreto

Entrando più nel dettaglio dei vantaggi generati nelle organizzazioni dalla digitalizzazione dei processi ci si accorge immediatamente di quelli che possono essere i risparmi o, d'altra parte, gli aumenti di fatturato. Pensiamo, per esempio, alla possibilità di avere sempre presenti le priorità in modo da non perdere preziose opportunità, a quella di ridurre interventi di emergenza (anche addirittura di rimuovere cause di inefficienza alla radice), di evitare errori manuali (con tutti i costi collegati) sfruttando l'automazione, di prendere decisioni basate su fatti e dati reali piuttosto, o comunque non solo, che sull'esperienza. Tutto ciò significa in ultima analisi innescare un processo di miglioramento continuo dell'organizzazione per poi ovviamente migliorare la Customer Experience.

 

Smart working e pianificazione digitale delle attività, ecco perchè

Secondo i dati dell'Osservatorio Smart Working 2018 della School of Management del Politecnico di Milano, lo smart working in Italia nel 2018 coinvolgeva circa 480mila persone, +36% rispetto all'anno precedente. È un fenomeno in costante crescita e riguarda molto di più del telelavoro, con cui inizialmente in alcuni casi è stato confuso, perché consiste nella possibilità, da un lato, di andare incontro alle necessità dei dipendenti, al loro benessere, dall'altro, vuol dire mettere i collaboratori al centro di modelli organizzativi di lavoro flessibili che consentano alle organizzazioni di fruire di risorse senza porsi i limiti degli orari e degli uffici tradizionali (pensiamo, per fare un solo esempio, alla collaborazione tra colleghi addetti a uno specifico progetto che stanno lavorando in geografie lontanissime tra loro). Sempre secondo dati riportati dall'Osservatorio, lo smart working contribuisce a innalzare la produttività del 15% e a ridurre il tasso di assenteismo del 20%, ha risultati positivi in termini di raggiungimento dei risultati personali, dal punto di vista dell'efficacia del coordinamento e della qualità complessiva del lavoro svolto. Fruire quindi di tool che consentano di condividere digitalmente i documenti, di lavorare in simultanea alle stesse applicazioni, si traduce in generale in maggiore efficienza dei processi di business.

E sono infine proprio i processi di business che, a loro volta, possono essere ottimizzati, utilizzando strumenti digitali. Esistono infatti applicazioni realizzate per pianificare al meglio le attività: permettono di tracciare i processi in tempo reale e di entrare nel dettaglio della gestione dei task (così come in quella di una nuova attività che l'azienda ha bisogno di avviare in breve tempo); esse supportano nella pianificazione, nel monitoraggio del processo e poi ancora offrono la possibilità di stilare report utili ai decisori, aiutano in pratica le organizzazioni a gestire i workflow più complessi.

New call-to-action

Tags: Gestione documentale, Digital transformation