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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Ore spese a ricercare documenti e dati, difficoltà di avere una visione di insieme delle risorse gestite, spazi eccessivamente occupati da faldoni per lo più disordinati, costi e rischi che derivano dall’archiviazione documentale puramente cartacea. Queste sono solo alcune delle criticità che il fascicolo del personale porta alla mente di qualsiasi HR Manager.

Il fascicolo del personale gestito digitalmente consente di ridurre il tempo impiegato per la gestione del fascicolo cartaceo, prevedendo attività di efficientamento che, talvolta, possono integrare anche un processo di dematerializzazione dei documenti cartacei.

 

Dematerializzazione VS digitalizzazione

Per comprendere al meglio il contesto, è bene chiarire innanzitutto la differenza tra dematerializzazione e gestione digitale dei documenti nativi informatici. La dematerializzazione, termine talvolta usato come sinonimo di digitalizzazione, indica di fatto un cambiamento nel formato del documento che da cartaceo diventa digitale. Viene dunque modificato il supporto del documento, principalmente attraverso l’utilizzo di uno scanner che trasforma i documenti cartacei in documenti informatici, al fine di conservarli con modalità elettronica utilizzando un sistema di conservazione a norma. La gestione digitale dei documenti nativi digitali è, invece, un processo diverso: in questo caso, il documento nasce già su supporto elettronico ed è pertanto gestito e conservato direttamente in digitale. Per dirla più semplicemente: non si tratta, come nel caso della dematerializzazione, di un documento cartaceo che viene trasformato in un file, ma di un documento che nasce digitale e tale resta.

Per quanto riguarda la gestione del fascicolo del personale e più in generale dell’intero patrimonio documentale di un’organizzazione, la gestione digitale di documenti può riguardare sia i documenti nativi digitali sia i documenti che diventano digitali a seguito di un processo di dematerializzazione, mettendo in questo modo a frutto i vantaggi della dematerializzazione stessa. Dati e informazioni si reperiscono facilmente e rapidamente, con la possibilità di avere un quadro completo della carriera professionale del dipendente, di recepire in modo puntuale la complessità di affari e procedimenti connessi alla gestione delle risorse umane, garantire un intervento immediato per la risoluzione di procedure “delicate” quali ad esempio contenziosi per rapporti di lavoro in corso o passati.

 

Fascicolo del personale digitale: come si genera

Per capire come creare il fascicolo del personale digitale, è utile sapere come si forma un documento digitale giuridicamente valido. Non basta infatti scrivere un documento in Microsoft Word e salvarlo. E’ necessario garantire che i documenti informatici siano accessibili, inalterabili e sicuri.

Per creare un documento digitale è fondamentale rispettare le regole tecniche stabilite dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014. L’articolo 3 comma 4 spiega che nel caso il documento sia redatto tramite l’utilizzo di strumenti software per assicurarne immodificabilità e integrità sono previste metodologie quali:

  • l’utilizzo della firma digitale (o firma elettronica qualificata);
  • l’apposizione di una validazione temporale;
  • la memorizzazione su un sistema di gestione documentale, protetto da idonee misure di sicurezza;
  • il trasferimento al Sistema di Conservazione.

 

Il Decreto indica anche che il documento digitale deve essere identificato attraverso i metadati, informazioni di struttura, contesto e contenuto che consentono di individuare il documento medesimo anche ai fini della sua ricerca nel contesto più ampio dell’archivio di cui il documento è parte integrante. A titolo esemplificativo sono metadati l’autore che l’ha formato, il riferimento temporale relativo alla data di composizione del file e l’argomento. All’interno dell’allegato 2, il decreto precisa quali sono i formati idonei a garantire le caratteristiche di indipendenza dai software, l’accessibilità ai dati e l’inalterabilità.

Per garantire il rispetto della normativa in materia di gestione digitale del fascicolo del personale è opportuno rivolgersi a fornitori di soluzioni software esperti, in grado di offrire non solo sistemi efficienti ma anche servizi di consulenza normativa e di processo tailor made.

 

Quali documenti si possono digitalizzare e quali invece dematerializzare

Grazie al fascicolo personale digitale è dunque possibile gestire in maniera efficiente tutta la documentazione che entra a far parte del fascicolo del dipendente. CV, contratti di assunzione e trasformazione del rapporto di lavoro, circolari e autorizzazioni, istanze e certificazioni sono solo un esempio delle tipologie documentali che si possono generare e gestire in modalità digitale.

Ad oggi, i documenti che popolano i fascicoli del personale, vigente e cessato, sono per la gran parte in formato analogico. È pertanto consigliabile, valutate le esigenze di gestione documentale dell’azienda, pensare a sottoporre tale documentazione ad un processo di dematerializzazione nell’ottica della gestione digitale dell’intero fascicolo, che prevede, in particolare, la scansione dei documenti l’apposizione di una firma digitale attestante la conformità della copia. A valle di un processo di dematerializzazione correttamente condotto i faldoni relativi al personale non hanno più ragione di essere presenti nell’archivio aziendale. Per questa ragione i fornitori più esperti di soluzioni dedicate alla gestione del fascicolo del personale digitale offrono, in abbinata ai sistemi software, anche servizi di stoccaggio dei faldoni cartacei, in modo da completare al 100% il processo di eliminazione della carta in azienda.

Al termine delle operazioni di digitalizzazione e dematerializzazione si ottiene un archivio full-digital ordinato e completo, inclusivo di fascicoli e documenti digitali relativi a procedure correnti e pregresse per tutte le risorse umane che negli anni hanno avuto e ad oggi hanno un rapporto di lavoro con l’organizzazione.

 

La conservazione digitale, cosa prevede il CAD

Risulta evidente come questi documenti digitali vadano conservati in modo appropriato e non semplicemente archiviati in una cartella sul desktop del proprio computer o depositati in una  area condivisa aziendale. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la norma primaria in Italia in tema di gestione digitale dei documenti, all’articolo 44 indica che un sistema di conservazione ad hoc deve garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità, la reperibilità dei documenti memorizzati.

Dunque la finalità principale di un processo di conservazione digitale a lungo termine (long-term digital preservation) è quella di mantenere inalterate nel tempo tali caratteristiche, indipendentemente dall’obsolescenza dei formati elettronici e dall’evoluzione tecnologica, in modo che i documenti rimangano giuridicamente validi

Dato il delicato compito, esistono soggetti specializzati che si occupano di conservare a norma dati, documenti e fascicoli elettronici e, a tutela di garanzia e sicurezza delle aziende che si affidano al mercato dei provider, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) attribuisce alle realtà di eccellenza nel panorama italiano nel campo della conservazione digitale la qualifica di Conservatori accreditati conformi ai requisiti individuati dalla normativa.

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Tags: Dematerializzazione, Fascicolo del personale