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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Ore spese a ricercare documenti e dati, difficoltà di avere una visione di insieme delle risorse gestite, spazi eccessivamente occupati da faldoni per lo più disordinati, costi e rischi che derivano dall’archiviazione documentale puramente cartacea. Queste sono solo alcune delle criticità che il fascicolo del personale porta alla mente di qualsiasi HR Manager.

Il fascicolo del personale gestito digitalmente consente di ridurre il tempo impiegato per la gestione del fascicolo cartaceo, prevedendo attività di efficientamento che, talvolta, possono integrare anche un processo di dematerializzazione dei documenti cartacei.

 

Dematerializzazione o digitalizzazione del fascicolo del personale digitale?

Per comprendere al meglio il contesto, è bene chiarire innanzitutto la differenza tra dematerializzazione e gestione digitale dei documenti nativi informatici. La dematerializzazione, termine talvolta usato come sinonimo di digitalizzazione, indica di fatto un cambiamento nel formato del documento che da cartaceo diventa digitale. Viene dunque modificato il supporto del documento, principalmente attraverso l’utilizzo di uno scanner che trasforma i documenti cartacei in documenti informatici, al fine di conservarli con modalità elettronica utilizzando un sistema di conservazione a norma. La gestione digitale dei documenti nativi digitali è, invece, un processo diverso: in questo caso, il documento nasce già su supporto elettronico ed è pertanto gestito e conservato direttamente in digitale. Per dirla più semplicemente: non si tratta, come nel caso della dematerializzazione, di un documento cartaceo che viene trasformato in un file, ma di un documento che nasce digitale e tale resta.

Fascicolo del personale digitale, i vantaggi

Vi sono sul mercato software di gestione documentale appositamente sviluppati per rispondere alle esigenze degli uffici delle risorse umane. Questi strumenti rispondono alle necessità delle grandi aziende, per esempio caratterizzate da un alto turn over, così come a quelle che hanno un archivio ampio e datato. E lo fanno razionalizzando in modo automatico le informazioni, aggiornandole, normalizzando archivi diversificati tra loro perché ad esempio frutto di fusioni e acquisizioni subite dalle organizzazioni cui fanno riferimento, verificando che siano completi e così via.

Cosa fa un software per il fascicolo digitale del personale

Per quanto riguarda, in particolare, la gestione ibrida dei dati, per riunire in uno stesso fascicolo comunicazioni analogiche e digitali, è importante poter contare su un software che sia in grado di centralizzare tutti i documenti. Un sistema documentale che è caratterizzato dalla capacità di gestire nativamente sia documenti analogici sia digitali e di renderli visualizzabili in un unico fascicolo annulla qualsiasi tipo di criticità di consultazione con il conseguente beneficio di evitare la frammentazione del patrimonio informativo riconducibile alla diversità di formato.

Ottimizzare l'archivio digitale

Alcuni software vendor specializzati in questo ambito combinano l’offerta di tecnologia alla proposta del supporto di esperti in archivistica e in conservazione digitale a norma. Ciò significa poter essere certi di tenere tutti e soli i documenti necessari secondo i vincoli archivistici presenti nei vari documenti stessi, di conservarli secondo le specifiche stabilite dalla legge per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Digitalizzare i fascicoli del personale significa inoltre avere a disposizione una banca dati sulla quale studiare e avviare processi di riorganizzazione aziendale.

 

Focus sulla compliance normativa e le opportunità garantite dal digitale

Il fascicolo del personale contiene dati sensibili che devono essere protetti secondo specifiche normative. Per questa ragione i software vendor in questo settore monitorano costantemente l’evoluzione normativa. I vendor più esperti sono inoltre dotati di osservatori normativi interni che gli consentono di offrire prodotti che garantiscono l’aderenza delle funzionalità dei propri prodotti alla regolamentazione in tema di dematerializzazione, digitalizzazione e conservazione.

Per quanto riguarda nello specifico la data privacy (e in particolare la protezione dei dati sensibili) rendere digitale il fascicolo del personale consente di adempiere in modo puntuale alla normativa, incluso il GDPR – General Data Protection Regulation. Questo accade perché i software più completi offrono una serie di funzionalità che permettono ai Data Protection Officer (la figura, diventata obbligatoria all’interno delle aziende, che si occupa di valutare e organizzare la gestione del trattamento dei dati personali) di svolgere la propria attività in modo più semplice. Per esempio, tali tool permettono la profilazione degli utenti e la suddivisione dei documenti a seconda di quelli che contengono dati sensibili e quelli che non ne hanno; per una migliore organizzazione dell’archivio, queste soluzioni abilitano inoltre il processo di crittografia di determinate informazioni che devono restare riservate e accessibili a pochi e la gestione dei file di log (ossia le registrazioni sequenziali cronologiche delle attività compiute su un sistema da ogni singolo utente), necessaria al fine di capire chi ha prodotto il file, lo ha modificato, aggiornato e così via.

Sempre in ottica GDPR, avere le informazioni in digitale consente inoltre di essere veloci nel soddisfare le richieste relative sia al diritto all’oblio, sia-alla portabilità dei dati, cioè al trasferimento degli stessi da un titolare del trattamento a un altro.

 

Fascicolo del personale digitale: come si genera

Per capire come creare il fascicolo del personale digitale, è utile sapere come si forma un documento digitale giuridicamente valido. Non basta infatti scrivere un documento in Microsoft Word e salvarlo. E’ necessario garantire che i documenti informatici siano accessibili, inalterabili e sicuri.

Normativa sul fascicolo del dipendente digitale

Per creare un documento digitale è fondamentale rispettare le regole tecniche stabilite dal Decreto del Presidente del Consiglio dei ministri del 13 novembre 2014. L’articolo 3 comma 4 spiega che nel caso il documento sia redatto tramite l’utilizzo di strumenti software per assicurarne immodificabilità e integrità sono previste metodologie quali:

  1. l’utilizzo della firma digitale (o firma elettronica qualificata);
  2. l’apposizione di una validazione temporale;
  3. la memorizzazione su un sistema di gestione documentale, protetto da idonee misure di sicurezza;
  4. il trasferimento al Sistema di Conservazione.

L'archiviazione dei documenti del personale dipendente: quali metadati?

Il Decreto indica anche che il documento digitale deve essere identificato attraverso i metadati, informazioni di struttura, contesto e contenuto che consentono di individuare il documento medesimo anche ai fini della sua ricerca nel contesto più ampio dell’archivio di cui il documento è parte integrante. A titolo esemplificativo sono metadati l’autore che l’ha formato, il riferimento temporale relativo alla data di composizione del file e l’argomento. All’interno dell’allegato 2, il decreto precisa quali sono i formati idonei a garantire le caratteristiche di indipendenza dai software, l’accessibilità ai dati e l’inalterabilità.

Per garantire il rispetto della normativa in materia di gestione digitale del fascicolo del personale è opportuno rivolgersi a fornitori di soluzioni software esperti, in grado di offrire non solo sistemi efficienti ma anche servizi di consulenza normativa e di processo tailor made.

Come rendere digitale il fascicolo del personale

Grazie al fascicolo personale digitale è dunque possibile gestire in maniera efficiente tutta la documentazione che entra a far parte del fascicolo del dipendente. CV, contratti di assunzione e trasformazione del rapporto di lavoro, circolari e autorizzazioni, istanze e certificazioni sono solo un esempio delle tipologie documentali che si possono generare e gestire in modalità digitale.

Ad oggi, i documenti che popolano i fascicoli del personale, vigente e cessato, sono per la gran parte in formato analogico. È pertanto consigliabile, valutate le esigenze di gestione documentale dell’azienda, pensare a sottoporre tale documentazione ad un processo di dematerializzazione nell’ottica della gestione digitale dell’intero fascicolo, che prevede, in particolare, la scansione dei documenti l’apposizione di una firma digitale attestante la conformità della copia. A valle di un processo di dematerializzazione correttamente condotto i faldoni relativi al personale non hanno più ragione di essere presenti nell’archivio aziendale. Per questa ragione i fornitori più esperti di soluzioni dedicate alla gestione del fascicolo del personale digitale offrono, in abbinata ai sistemi software, anche servizi di stoccaggio dei faldoni cartacei, in modo da completare al 100% il processo di eliminazione della carta in azienda.

Al termine delle operazioni di digitalizzazione e dematerializzazione si ottiene un archivio full-digital ordinato e completo, inclusivo di fascicoli e documenti digitali relativi a procedure correnti e pregresse per tutte le risorse umane che negli anni hanno avuto e ad oggi hanno un rapporto di lavoro con l’organizzazione.

 

Archiviazione documenti del personale dipendente, cosa prevede il CAD

Risulta evidente come questi documenti digitali vadano conservati in modo appropriato e non semplicemente archiviati in una cartella sul desktop del proprio computer o depositati in una  area condivisa aziendale. Il Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la norma primaria in Italia in tema di gestione digitale dei documenti, all’articolo 44 indica che un sistema di conservazione ad hoc deve garantire l’autenticità, l’integrità, l’affidabilità, la leggibilità, la reperibilità dei documenti memorizzati.

Dunque la finalità principale di un processo di conservazione digitale a lungo termine (long-term digital preservation) è quella di mantenere inalterate nel tempo tali caratteristiche, indipendentemente dall’obsolescenza dei formati elettronici e dall’evoluzione tecnologica, in modo che i documenti rimangano giuridicamente validi.

A chi rivolgersi per rendere digitale il fascicolo del personale

Dato il delicato compito, esistono soggetti specializzati che si occupano di conservare a norma dati, documenti e fascicoli elettronici e, a tutela di garanzia e sicurezza delle aziende che si affidano al mercato dei provider, l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID) attribuisce alle realtà di eccellenza nel panorama italiano nel campo della conservazione digitale la qualifica di Conservatori accreditati conformi ai requisiti individuati dalla normativa.

 

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Tags: Dematerializzazione, Fascicolo del personale, HR