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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

I benefici generati dalla gestione digitale dei documenti, incluso quindi il fascicolo del personale digitale sono risparmio della carta e di tutti i costi a essa collegati, rapidità di ricerca delle informazioni e quindi maggior efficienza, possibilità di avviare iniziative di revisione dei processi in chiave digitale. Più nello specifico, la digitalizzazione del fascicolo del personale risulta particolarmente utile in quanto consente elevata fruibilità delle informazioni e gestione di grandi moli di dati in modo pratico e funzionale, archiviazione sicura e a norma di legge.

 

Fascicolo del personale digitale, i vantaggi

Vi sono sul mercato software di gestione documentale appositamente sviluppati per rispondere alle esigenze degli uffici delle risorse umane. Questi strumenti rispondono alle necessità delle grandi aziende, per esempio caratterizzate da un alto turn over, così come a quelle che hanno un archivio ampio e datato. E lo fanno razionalizzando in modo automatico le informazioni, aggiornandole, normalizzando archivi diversificati tra loro perché ad esempio frutto di fusioni e acquisizioni subite dalle organizzazioni cui fanno riferimento, verificando che siano completi e così via.

Per quanto riguarda, in particolare, la gestione ibrida dei dati, per riunire in uno stesso fascicolo comunicazioni analogiche e digitali, è importante poter contare su un software che sia in grado di centralizzare tutti i documenti. Un sistema documentale che è caratterizzato dalla capacità di gestire nativamente sia documenti analogici sia digitali e di renderli visualizzabili in un unico fascicolo annulla qualsiasi tipo di criticità di consultazione con il conseguente beneficio di evitare la frammentazione del patrimonio informativo riconducibile alla diversità di formato.

Alcuni software vendor specializzati in questo ambito combinano l’offerta di tecnologia alla proposta del supporto di esperti in archivistica e in conservazione digitale a norma. Ciò significa poter essere certi di tenere tutti e soli i documenti necessari secondo i vincoli archivistici presenti nei vari documenti stessi, di conservarli secondo le specifiche stabilite dalla legge per garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici.

Digitalizzare i fascicoli del personale significa inoltre avere a disposizione una banca dati sulla quale studiare e avviare processi di riorganizzazione aziendale.

 

Focus sulla compliance normativa e le opportunità garantite dal digitale

Il fascicolo del personale contiene dati sensibili che devono essere protetti secondo specifiche normative. Per questa ragione i software vendor in questo settore monitorano costantemente l’evoluzione normativa. I vendor più esperti sono inoltre dotati di osservatori normativi interni che gli consentono di offrire prodotti che garantiscono l’aderenza delle funzionalità dei propri prodotti alla regolamentazione in tema di dematerializzazione, digitalizzazione e conservazione.

Per quanto riguarda nello specifico la data privacy (e in particolare la protezione dei dati sensibili) rendere digitale il fascicolo del personale consente di adempiere in modo puntuale alla normativa, incluso il GDPR – General Data Protection Regulation. Questo accade perché i software più completi offrono una serie di funzionalità che permettono ai Data Protection Officer (la figura, diventata obbligatoria all’interno delle aziende, che si occupa di valutare e organizzare la gestione del trattamento dei dati personali) di svolgere la propria attività in modo più semplice. Per esempio, tali tool permettono la profilazione degli utenti e la suddivisione dei documenti a seconda di quelli che contengono dati sensibili e quelli che non ne hanno; per una migliore organizzazione dell’archivio, queste soluzioni abilitano inoltre il processo di crittografia di determinate informazioni che devono restare riservate e accessibili a pochi e la gestione dei file di log (ossia le registrazioni sequenziali cronologiche delle attività compiute su un sistema da ogni singolo utente), necessaria al fine di capire chi ha prodotto il file, lo ha modificato, aggiornato e così via.

Sempre in ottica GDPR, avere le informazioni in digitale consente inoltre di essere veloci nel soddisfare le richieste relative sia al diritto all’oblio, sia-alla portabilità dei dati, cioè al trasferimento degli stessi da un titolare del trattamento a un altro.

 

L'importanza del fascicolo del personale digitale in fase di contenzioso

In occasione di un contenzioso poter fruire di informazioni digitalizzate e recuperabili con utili chiavi di ricerca permette di essere veloci nel sottoporre il materiale necessario per rispondere alle controparti.

Predisporre un archivio digitale significa inoltre avere a disposizione un insieme completo di documenti; completo sia perché custodire digitalmente tutto il materiale HR (anche per esempio quello relativo ai collaboratori occasionali o stagionali) è più comodo e anche perché, salvando elettronicamente i file per mandarli in conservazione, è possibile compiere automaticamente delle verifiche, per accertarsi  che ciò che viene archiviato sia corretto e completo di  tutte le firme e di tutti i  dati obbligatori).

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Tags: Gestione documentale, Fascicolo del personale