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Adottare il fascicolo elettronico del personale, ovvero fruire di un software che consenta di trasformare in digitale tutte le informazioni contenute nel fascicolo del personale, determina una serie di vantaggi, ma per coglierli bisogna scegliere la soluzione giusta ed affidarsi ad un Partner competente. 

I principali benefici riconducibili a queste soluzioni riguardano la semplicità con cui è possibile recuperare le informazioni a prescindere dalla numerosità dei collaboratori (con una significativa riduzione dei tempi di ricerca soprattutto nelle realtà più grandi)decremento dei costi a partire da quelli relativi alla sua gestione del cartaceo, ma anche, in generale, maggiore efficienza nei processi, grazie alla possibilità di avere sempre a disposizione informazioni complete, garantire una ottimale protezione dei dati 

 

6 requisiti fondamentali per scegliere il software per gestire il fascicolo elettronico del personale 

Che cosa deve sicuramente avere la soluzione digitale per la gestione del fascicolo digitale del personale? In base a quali caratteristiche deve distinguersi e quale tipo di i servizi dovrebbero essere garantiti dal software vendor? Ecco una breve lista di requisiti fondamentali cui fare riferimento per decidere quale tool per la digitalizzazione del fascicolo del personale utilizzare. 

 

1. Ricerca nel fascicolo elettronico del personale

I software per la gestione del fascicolo elettronico del personale devono consentire di ritrovare velocemente, o meglio istantaneamente, le informazioni di cui si ha bisogno. La ricerca deve essere precisa e puntuale e possibilmente utilizzare molteplici chiavi di ricerca ma se necessario anche potente per rintracciare documenti in base ai contenuti. Ciò significa poter impostare in modo semplice e veloce una ricca lista di tag da abbinare ai documenti per categorizzarli e attraverso i quali poi recuperarli ma anche poter contare su una ricerca “full text”. 

 

2. Fascicolo elettronico del personale, tutto dev'essere digitale

Uno strumento di gestione digitale evoluto consente di gestire nativamente in digitale i documenti, generando documenti a norma, anche con l’utilizzo di firme elettroniche, senza ricorrere all’uso della carta. Serve però gestire in modo semplice ed ordinato anche fascicoli di natura ibrida, contenenti documenti di vari formati (come ad esempio e-mail, PDF, documenti elettronici amministrativi, allegati cartacei), garantendo all’utente un accesso semplice e trasparente a tutti i contenuti del fascicolo elettronico del personale. 

 

3. Garanzia di sicurezza e protezione dei dati del personale

In un fascicolo elettronico del personale sono custoditi dati sensibili, essi devono essere protetti in base alla legge sulla privacy e al recente GDPR – General Data Privacy Regulation. I software per la gestione documentale aiutano in questo compito se offrono tutta una serie di funzionalità tra cui quella di assegnare privilegi di visione dei dati in base a ciascun utente (e al ruolo che svolge in azienda), di permettere di tracciare gli accessi ai file e le eventuali modifiche; inoltre, se consentono di rispondere in maniera veloce alle richieste esercitate in base al diritto all’oblio e a quello di portabilità dei dati e così via.Interruzione pagina 

 

4. Fascicolo elettronico del personale a norma 

Per predisporre correttamente il fascicolo elettronico del personale non basta software completo e potente, ma richiede il rispetto delle normative relative alla dematerializzazione, alla digitalizzazione e allo scarto. Il software vendor dovrebbe quindi essere in grado di supportare l’azienda garantendo una panoramica aggiornata sulla legislazione e sulle regole tecniche in vigore. 

 

5. Consulenza archivistica e di processo 

Ugualmente un servizio molto utile è quello fornito da esperti archivisti che siano in grado di analizzare tutte le tipologie documentali da archiviare per strutturare in maniera efficiente l’archivio stesso 

Inoltre, una conoscenza approfondita dei processi organizzativi da parte del fornitore di strumenti digitali specializzati per gli uffici human resource consente alle aziende di poter contare su indicazioni pratiche utili per innovare anche i metodi di lavoro. 

 

6. Scalabilità della soluzione di fascicolo elettronico del personale

Soluzioni software scalabili, disponibili sia on premises che in cloud, permettono agli utenti di essere liberi di scegliere come affrontare o man mano portare avanti il percorso di digitalizzazione grazie a una facile integrazione in ambienti caratterizzati da vari sistemi. D’altra parte, vi sono organizzazioni che hanno bisogno (per esempio in caso di acquisizione e fusione) di variare il numero di postazioni lavorative che utilizzano il software e quindi la scalabilità della soluzione per la gestione del fascicolo elettronico del personale è fondamentale. 

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Tags: Fascicolo del personale, HR