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Partecipare ad appalti pubblici internazionali allarga il proprio business, farlo senza il peso di una burocrazia complicata è un ulteriore vantaggio: la fattura elettronica europea porta questo beneficio. Tuttavia, per sfruttare al meglio le opportunità che questa innovazione reca con sé, è necessario dotarsi di strumenti digitali adeguati per gestirne la tecnologia e rispettare gli obblighi di legge. Vediamo quali sono gli step tecnici utili per prepararsi al meglio all’utilizzo della fattura elettronica europea.

 

Fattura elettronica europea: serve un access point Peppol ed un software adeguato

Le amministrazioni pubbliche centrali devono, obbligatoriamente, essere in grado di ricevere correttamente la fattura elettronica europea a partire dall’aprile 2019. Per le pubbliche amministrazioni locali invece, l’obbligo scatterà dall’aprile 2020. I fornitori non hanno invece alcun obbligo di legge.

Tuttavia, utilizzare la fattura elettronica europea sarà necessario nell’ambito dei contratti pubblici internazionali, per cui un fornitore che si doterà della tecnologia necessaria per fatturare con questa modalità troverà comodo servirsene anche per gli scambi con la pubblica amministrazione italiana. Parliamo di tecnologia necessaria perché non si può creare una fattura elettronica con software di scrittura e calcolo normali. Serve uno strumento informatico che sia in grado di creare file nei formati standard XML UBL o CII.

Sono questi, infatti, i due formati documentali previsti dalla normativa europea e dalle specifiche tecniche in materia di fattura elettronica europea. Resta poi il problema di trasmettere tale file in formato particolare. Lo SdI – Sistema di Interscambio, lo stesso strumento utilizzato per la fattura elettronica B2B, è stato potenziato di modo che possa ricevere e smistare anche i file in UBL XML e CII ma per entrare nel circuito internazionale serve poter contare su un access point Peppol e per questo tipicamente ci si avvale di un provider esterno.

 

1: Scegliere un access point qualificato Peppol

Per la fattura elettronica B2B i canali di comunicazione con lo SdI sono: PEC – Posta Elettronica Certificata, canali di trasmissione SdiCoop o FTP. Per la fattura elettronica europea invece, serve utilizzare il canale Peppol, utilizzando un sistema in grado di veicolare gestire i file nei formati previsti dalla legge per questa modalità di fatturazione.

Peppol è un progetto pan europeo che punta alla definizione di infrastrutture standard per la gestione digitale del ciclo dell’ordine. Da febbraio 2020 diventerà più comune sentirne parlare, in quanto sarà uno dei canali di comunicazione con NSO, il Nodo Smistamento Ordini, lo strumento che diventerà obbligatorio per lo scambio di ordini elettronici tra fornitori ed enti del Servizio sanitario nazionale con riferimento all’acquisto di beni.

Peppol funziona tramite access point, i quali devono essere accreditati presso AgID – Agenzia per l’Italia Digitale, che nel nostro Paese è la Peppol Authority e quindi ha compiti di organizzazione e implementazione di questa tecnologia in relazione ai sistemi nazionali.

Per prepararsi al meglio alla fattura elettronica europea, è indispensabile scegliere innanzitutto un fornitore che sia anche un access point qualificato Peppol, controllando le liste presenti sul portale istituzionale di AgID.

Individuati gli access point Peppol è possibile procedere ma la lista va analizzata con cura in base ad alcuni aspetti chiave: qualità delle soluzioni offerte dai provider e loro competenze normative.

 

2: Adottare una piattaforma di Enterprise Content Management: i vantaggi

L’adozione di un sistema di gestione documentale (ECM – Enterprise Content Management) garantisce lo snellimento dei processi e, contemporaneamente la compliance alle normative vigenti.

Tuttavia, non tutte le soluzioni ECM permettono di conseguire vantaggi in egual misura.

Ad esempio, solo quelle caratterizzate da una user experience di qualità e che consentono elevati gradi di flessibilità in termini di configurazione abilitano la soluzione ad essere il centro stella della gestione informativa aziendale e, di conseguenza, a massimizzare i vantaggi della digitalizzazione.

Un ulteriore aspetto da valutare è quello relativo alla semplicità e, di pari passo, alla potenza dei workflow realizzabili. I workflow costituiscono il fulcro dei sistemi di gestione documentale, consentendo di costruire flussi di lavoro che coinvolgono più utenti, gruppi e uffici.
Le soluzioni ECM più avanzate permettono di creare workflow in modo estremamente semplificato ma profondo, rendendo l’efficienza data dai flussi a portata di tutti: dall’utente più operativo che può richiedere ad un collega di svolgere un task ad un responsabile che può essere coinvolto in un processo dal sistema in modo proattivo, rispetto al valore di una fattura o alla tipologia di un file.

Un altro punto da non sottovalutare è quello relativo al ventaglio di soluzioni offerte dai provider. L’adozione e la configurazione di un sistema ECM è un processo che deve essere realizzato in modo accurato e puntuale e che quindi richiede ragionevoli tempi di attuazione anche da parte dei provider più efficienti. Quando si debba adottare una soluzione di gestione documentale anche per rispondere a nuovi obblighi normativi, i tempi di realizzazione non vanno sottovalutati per evitare di incorrere in sanzioni o in mancate opportunità di business.

Da questo punto di vista, i migliori provider forniscono ai propri clienti la possibilità di appoggiarsi a dei “servizi ponte” per il tempo necessario all’implementazione del progetto del sistema ECM; questo sistema consente la compliance immediata senza pregiudicare la qualità e la precisione dei progetti.

Altri driver di cruciale importanza nella scelta del software ECM sono la disponibilità di app mobile o interfacce responsive per abilitare l’accesso in mobilità, la possibilità di integrarlo con altri applicativi aziendali (come ERP o CRM) e la possibilità di impostare facilmente l’accesso ai dati e alle informazioni nel rispetto del GDPR.

 

3: Disporre di un ERP adeguato per l’interoperabilità completa

È importante infine disporre di soluzioni software che possano produrre e recepire i file nei formati standard XML UBL o CII, non solo per le fatture ma anche per tutte le tipologie documentali che via Peppol si possono trasmettere e ricevere, come a esempio ordini e DDT.

L’utilizzo di un ERP adeguato è quindi un fattore abilitante non solo alla fatturazione elettronica internazionale ma anche all’ottimizzazione dei processi ed all’aumento dell’efficienza.

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Tags: Fattura elettronica