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La fattura elettronica verso clienti di PA estere presenta per le aziende fronti critici di natura tecnica e normativa, i quali possono essere un ostacolo all’ampliamento del proprio business. Se infatti da una parte l’innovazione nell’ambito dei documenti commerciali ha portato vantaggi in termini di comodità, rapidità e sicurezza, dall’altra la burocrazia e legislazioni nazionali tutte differenti sono difficili da affrontare. Alcune aziende gestiscono i cicli dell’ordine internazionali con modalità analogiche, all’interno dei quali mail e PDF la fanno da padroni. Pur non essendo fuori norma, queste aziende operano infatti in modo inefficiente, gestendo in modo destrutturato le informazioni relative ai processi di fatturazione. È evidente che questa soluzione sia accettabile solo per organizzazioni con volumi di fatture estere esigui.

È quindi possibile gestire processi di fatturazione estera in modo efficiente? La risposta è sì, e lo si fa evitando innanzitutto di investire in molteplici soluzioni software verticali e specifiche, ciascuna di esse in grado di offrire compliance circoscritte rispetto a specifiche aree geografiche.

La soluzione da preferire in termini di ritorno economico dell’investimento e della semplicità operativa di gestione, in queste situazioni, è quella di affidarsi a un partner esperto che sappia gestire al meglio il servizio di fatturazione elettronica per l’estero, sollevando l’azienda da mansioni routinarie complicate, dall’acquisto di un’applicazione per ciascuna nazione dei propri clienti e dalla necessità di aggiornarsi costantemente sulle variazioni delle norme di ogni Paese estero. Un caso interessante è quello di Siav, che offre ai propri clienti soluzioni ad hoc per superare i problemi di questo ambito, come la gestione in outsourcing delle operazioni di fatturazione elettronica, occupandosi anche della conservazione a norma.

 

Siav, un aiuto per le regole della fattura elettronica verso l’estero

L’azienda italiana Siav, service provider di lunga esperienza nel mercato ICT, offre alle aziende la possibilità di eliminare dalla propria routine quotidiana gli adempimenti legati alla fattura elettronica verso l’estero. Questo è possibile sia dal punto di vista normativo e tecnico.

Per quanto riguarda il primo aspetto, gli esperti di Siav sono costantemente aggiornati sulle leggi in materia di documenti commerciali digitali a livello internazionale, avendo costituito anche un apposito osservatorio aziendale proprio per stare al passo con i cambiamenti normativi. Il settore della gestione documentale e della digitalizzazione del ciclo dell’ordine infatti - da un punto di vista legislativo - è in costante evoluzione. I cambiamenti delle regole possono essere repentini, è necessario quindi stare attenti e avere i giusti canali informativi. Il rischio altrimenti è essere inadempienti, con conseguenti sanzioni ed errori. La cura dell’aspetto normativo legato ai documenti digitali è particolarmente importante nel caso della fattura elettronica verso l’estero. Questo perché l’ambito è molto confusionario: ogni Stato ha regole proprie.

Per esempio, tra gli stati europei – dove in 16 casi su 30 vi è un obbligo di fatturazione elettronica B2G (Business To Government) - Peppol sta assumendo un ruolo sempre più centrale, come ad esempio nei Paesi Bassi, in Belgio, in Austria e in Danimarca. In altri paesi invece, come il Regno Unito e la Germania gli standard di fattura elettronica riconosciuti dalle rispettive PA sono differenti.

 

Fattura elettronica verso l’estero: la scelta della tecnologia Siav

La situazione internazionale quindi, oltre ad avere effetti sulla gestione documentale da un punto di vista normativo, ricade anche sull’uso della tecnologia, perché esistono molti canali diversi di trasmissione della fattura elettronica e differenti specifiche tecniche, per esempio riguardo al formato da utilizzare per il documento di fattura.

A proposito di Peppol, ad esempio, Siav è un access point certificato presso Agid, Peppol authority italiana, e può garantire l’interscambio delle fatture e degli altri documenti digitali correlati come ad esempio i DDT e gli ordini.

Più in generale, comunque, Siav fornisce alle aziende clienti i giusti strumenti per far fronte a ogni esigenza: una grande azienda con clienti in tutto il mondo non è costretta per forza a investire budget consistenti per l’acquisto di software e strumenti diversi da utilizzare a seconda della provenienza del cliente. Basterà sfruttare i benefici dell’outsourcing, esternalizzando completamente il servizio di fattura elettronica verso l’estero. Siav in qualità di partner è capace di gestire gli alti livelli di complessità causati dalla presenza di tanti canali di trasmissione e formati documentali diversi, fornendo al cliente un servizio sicuro e, soprattutto, semplificandogli la quotidianità. Scegliendo l’outsourcing, Siav si occuperà di provvedere a ogni adempimento, sollevando l’azienda dalle incombenze tecniche e burocratiche legate alla fattura elettronica per l’estero.

Tuttavia, qualora l’azienda preferisse mantenere totalmente o in parte della soluzione informatica sui propri server, Siav propone le proprie soluzioni documentali (come il software Archiflow e i cruscotti di integrazione con i sistemi gestionali aziendali), offrendo assistenza continua al cliente e formazione al personale sull’uso di questi strumenti.

In ogni caso, il vantaggio è evidente: l’azienda può gestire in modo organizzato ed efficiente l’intero archivio digitale, disponendo di un unico punto di riferimento per consultare tutte le fatture elettroniche, nazionali ed internazionali.

 

Fatturazione elettronica verso l’estero, la conservazione a norma di Siav

Come accade per i processi di fatturazione elettronica italiana, le soluzioni Siav permettono di avere il controllo su tutto il ciclo di fatturazione elettronica verso l’estero. Oltre alla trasmissione e alla ricezione, Siav è in grado di occuparsi con competenza anche della conservazione a norma. Un dettaglio talvolta trascurato dalle aziende, ma che richiede grande preparazione.

Secondo le regole del CAD - Codice dell’Amministrazione Digitale - infatti, i documenti commerciali digitali vanno conservati in modo appropriato per fare in modo che siano inalterabili e sempre accessibili nel tempo. Se per ogni e-fattura nazionale la conservazione digitale è la naturale conclusione del ciclo di vita del documento, con l’avvento della fattura elettronica verso l’estero, la situazione rischia di complicarsi per le aziende, soprattutto per quelle che operano con modalità analogiche e tradizionali. La conservazione digitale proposta tramite i servizi del dipartimento di Business Process Outsourcing di Siav consentono di rispettare gli standard dei vari paesi UE ed extra UE, oltre che, ovviamente, quelli italiani.

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Tags: Fattura elettronica, PA digitale