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La fattura elettronica verso Paesi UE diventa più semplice, grazie alla standardizzazione delle procedure stabilita dalla normativa comunitaria. Le aziende che fanno affari con le pubbliche amministrazioni straniere possono trarre benefici dalle nuove disposizioni di legge, con vantaggi legati all’abbattimento della burocrazia nel settore appalti pubblici europei e alla digitalizzazione degli scambi commerciali. Per cogliere al meglio le occasioni fornite dalla fatturazione elettronica europea è necessario però adottare i giusti strumenti che consentono di sfruttare al meglio questa innovazione. Vediamo quali sono.

 

I passi obbligati per la PA: i vincoli normativi

Bisogna ricordare che la fatturazione elettronica europea è stata introdotta con la direttiva numero 55 del 2014 dell’Unione Europea. Con questa norma si spiegava agli Stati membri la necessità di superare i limiti al commercio internazionale posti da leggi nazionali specifiche in materia di documenti fiscali, nell’ambito degli appalti pubblici. Un contesto dalla complessità elevata che il legislatore europeo ha scelto di semplificare attraverso l’interoperabilità dei sistemi: regole condivise per facilitare il business tra stati membri.

La direttiva europea ha quindi imposto alle pubbliche amministrazioni primarie di ogni Paese di essere in grado di gestire la fatturazione elettronica europea dall’aprile 2019, estendendo l’obbligo da aprile 2020 a tutti gli enti pubblici. Per le aziende, di fatto, non ci sono obblighi di legge che impongono particolari adeguamenti strumentali o adempimenti fiscali da seguire. Tuttavia, è chiaro che nel momento in cui una società privata si troverà a dover affrontare la fatturazione di una commessa verso una pubblica amministrazione europea, troverà più semplice servirsi del nuovo standard.

 

Fattura elettronica verso Paesi UE: gli strumenti

Considerando le specifiche tecniche relative alla fattura elettronica verso Paesi UE, all’azienda che deve fatturare a una pubblica amministrazione straniera europea dunque servono:

  • - Un software capace di creare e ricevere documenti nei formati standard individuati dalla normativa comunitaria;
  • - Un access point Peppol: di fatto per le aziende non è conveniente attrezzarsi in proprio e serve quindi fruire di un servizio che viene messo a disposizione dai service provider certificati presso AgID, ente che assume il ruolo di Peppol authority italiana, con compiti di governance dell’infrastruttura;
  • - Un sistema o un servizio di conservazione digitale a norma.

A rendere più semplice la procedura per gestire la fattura elettronica verso Paesi UE, c’è la possibilità di affidarsi a servizi di Business Process Outsourcing (BPO). Esternalizzare tutto l’iter tecnico legato alla produzione, trasmissione, ricezione e conservazione della fattura elettronica europea solleva l’azienda da questi compiti. Inoltre, in questo modo, non ci saranno rischi legati all’adeguamento a regole tecniche o normative, perché penserà a tutto il service provider che si occupa delle procedure di fatturazione. Di conseguenza, il personale dell’azienda potrà concentrarsi su attività più cruciali per la buona riuscita del contratto pubblico, con risparmio di tempo e di soldi da parte del fornitore.

 

Fattura elettronica verso Paesi UE: i vantaggi e le opportunità di automazione

Le aziende trarranno vantaggio dalla gestione della fattura elettronica verso Paesi UE perché potranno più facilmente ampliare il proprio business, senza il timore di sbagliare a causa di norme nazionali complesse da comprendere. Inoltre, fare la fattura elettronica verso Paesi UE è semplice se ci si affida agli strumenti digitali corretti: non sarà necessario stanziare budget elevati. I provider più esperti di soluzioni e servizi hanno predisposto la propria offerta affinché questa innovazione documentale (e di riflesso di processo) porti con sé impatti più contenuti più possibile, permettendo alle organizzazioni di godere dei vantaggi garantiti dal digitale.  

Nello specifico, i vantaggi per le aziende che adottano strumenti digitali per la gestione della fattura elettronica verso Paesi UE ed extra UE sono:

  • - Automatizzazione delle procedure, attraverso le soluzioni di gestione documentale e gli strumenti individuati dal legislatore per la gestione dei processi del ciclo dell’ordine digitalizzato;
  • - Risparmio di tempo: attraverso l’utilizzo di software di gestione documentale o affidandosi a soluzioni in outsourcing, i processi di fatturazione saranno rapidi e non richiederanno al personale di sottrarre tempo utile ad altre mansioni più strategiche per l’impresa;
  • - Riduzione della burocrazia: la fattura elettronica verso Paesi UE è stata pensata proprio per rendere più semplice lo scambio di documenti commerciali tra privati ed enti di Stati diversi. Questo è possibile attraverso l’adozione di standard (come il formato UBL XML) e diventa concreto affidandosi a provider esperti dal punto di vista normativo, che traducono le disposizioni di legge in processi chiari per ogni organizzazione;
  • - Maggiore trasparenza nei costi e, di conseguenza, risparmio: i processi documentali digitalizzati consentono un maggior controllo delle spese, in quanto ogni passaggio è tracciato. Inoltre, attraverso i software di gestione della fattura elettronica verso Paesi UE è possibile raccogliere dati utili per formulare analisi e report e capire dove intervenire per ridurre i costi;
  • - Accresciuta sicurezza: per la sensibilità dei dati trattati nei processi di fatturazione, gli strumenti individuati dalle normative hanno standard di cyber security molto elevati. Per esempio, per essere abilitati come access point Peppol, i service provider devono rispondere a requisiti relativi alla sicurezza dei dati e dei sistemi, verificabili attraverso certificazioni che non sono alla portata di tutti.

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Tags: Fattura elettronica, PA digitale