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Risparmio economico, produttività, sicurezza del processo logistico, grazie alla firma grafometrica.
Sì, perché è giunto il momento di dimenticare l’inutile e dispendioso loop di produzione dei documenti cartacei - reperirli, stamparli, firmarli, archiviarli - per lasciare spazio alla digitalizzazione dei contratti e dei DDT, ottimizzando così l’operatività gestionale, con evidenti ricadute positive sull’efficienza del processo logistico.

Sebbene i dati Istat (rilevazione 2018) sottolineino ancora una carenza di digitalizzazione nelle aziende italiane - secondo l’Istituito solo il 5 per cento possiede un alto livello di digitalizzazione - la svolta è inesorabile: la fatturazione elettronica, l’industry 4.0, l’ingresso nelle aziende dei nativi digitali sono una innegabile spinta verso la digitalizzazione.

In questo scenario, la firma grafometrica riveste un ruolo di primo piano perché permette, in conformità con la normativa vigente, la natività digitale di tutti quei documenti che, in un processo logistico, vengono scambiati tra i diversi settori dell’azienda e tra l’azienda e il cliente finale, i fornitori o i partner commerciali. Vediamo nel dettaglio.

 

La firma dei documenti, un collo di bottiglia

È innegabile: seppur pratica consolidata, la gestione documentale di tipo cartaceo presenta una serie di criticità, che vanno dagli sprechi (di tempo e di denaro), agli smarrimenti e ai deterioramenti, passando per archivi disorganizzati e straboccanti di documenti vecchi, nonché rallentamenti vari.

D’altro canto, quando nasce un documento, sia esso un DDT oppure un contratto, succede più o meno quanto segue. Il documento viene steso/prodotto a mezzo PC e, per poter essere approvato e ritenuto valido, deve essere firmato. Se si tratta di un contratto, dovrà essere firmato da ambo le parti; se si tratta di un DDT, dovrà essere firmato dall’operatore di magazzino. In ogni caso, per essere firmato, verrà stampato, spesso in molteplici copie; in particolare, se si parla di documenti di trasporto, è frequente che esse proliferino per un medesimo documento, essendo destinate rispettivamente al reparto spedizioni e a quello amministrativo dell’azienda mittente e al destinatario della merce.

Superato il passaggio delle firme e della consegna delle copie, il documento approvato dovrà essere archiviato. Le strade, in generale, sono due: la più vecchia prevede che venga archiviato fisicamente (occupando spazio fisico); oppure, per le aziende che hanno già optato per la dematerializzazione, il documento viene convertito in formato digitale e archiviato nei sistemi informatici, tramite la scansione e l’indicizzazione delle informazioni in esso contenute.

Ma se si vuole svoltare, se si intende concretizzare il processo di digitalizzazione sempre più richiesto e sempre più auspicato, c’è un’altra strada. Decisamente più sicura, meno tortuosa e adatta anche per le PMI che operano nel settore logistico.

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La rivoluzione paperless con la firma grafometrica

Si tratta della gestione paperless, letteralmente “senza carta”. Il che significa che i documenti nascono digitali. La digitalizzazione nativa dei documenti presenta una serie di vantaggi. Prima di tutto l’efficienza. Oltre ad evitare il costo di carta, inchiostro e spazi fisici di archiviazione, i documenti nativamente digitali sono consultabili in modo istantaneo, minimizzando il costo di ricerca dell’informazione; inoltre, essendo spesso compilati automaticamente con informazioni già presenti nei sistemi informatici, riducono il tempo e gli errori di data entry, garantendo consistenza e uniformità all’archivio nel suo complesso.

Un altro vantaggio derivante dalla gestione di documenti nativamente digitali riguarda la collaborazione. I sistemi di archiviazione digitale facilitano la condivisione delle informazioni, rendendo superflua la stampa di copie e alimentando dei veri e propri processi digitali, strutturati in attività on demand o in workflow più strutturati.

Altri esempi di vantaggi offerti dai documenti digitali sono relativi alla sicurezza, con visibilità puntuali per ogni singolo documento, la proattività, grazie a sistemi che guidano l’utente nelle attività da svolgere e nelle scadenze da rispettare e la possibilità di analisi, con dashboard di monitoraggio che supportano i processi di decision making del management.

 La gestione di documenti nativamente digitali, in particolar modo a proposito di contratti e DDT digitali, passa inevitabilmente dall’utilizzo della firma grafometrica, la quale permette un flusso di procedure completamente informatizzate, con evidenti vantaggi: tempi di esecuzione del processo ed eventuali errori sono ridotti significativamente. 

 

Firma grafometrica, nulla di più semplice

La semplicità e l’efficacia della firma grafometrica è sotto gli occhi di tutti: grazie all’utilizzo di un tablet o di una tavoletta grafica l’utente può firmare un singolo documento o una pratica digitale potendo scegliere tra due opzioni, la firma elettronica semplice (FES) oppure la firma elettronica avanzata (FEA), la quale prevede la rilevazione dei dati biometrici.

La firma grafometrica abilita la gestione full digital di contratti e DDT. Grazie alla firma grafometrica, è possibile attivare e gestire la ricezione dei documenti in automatico da ERP o sistema documentale, si potranno archiviare e suddividere i documenti in funzione di diversi criteri - come il dipartimento di riferimento o la tipologia documentale - e, soprattutto, si potranno inviare e ricevere automaticamente documenti firmati e a norma di legge. In altre parole, grazie alla firma grafometrica i documenti nati digitalmente restano tali, senza bisogno di stampe o di copie cartacee di cortesia, abilitando la condivisione dei file di interesse sia internamente all’azienda, con evidenti guadagni in termini di produttività, sia esternamente, migliorando la qualità della collaborazione con gli stakeholder aziendali.

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Tags: Gestione documentale, Logistica