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La gestione dei processi logistici è fatta di spazio, di tempo, di flussi, di dati e, anche, di documenti. E sono proprio queste le variabili che in un’ottica di gestione dei processi 4.0devono essere sottoposte a un “bagno” di efficienza.

Quanto allo spazio e ai flussi, l’automazione nella movimentazione delle merci, tramite le tecnologie della logistica 4.0, sta facendo molto. Ma ottimizzare la movimentazione non basta ed è in atto un cambiamento culturale che fa sì che l’azienda prenda coscienza di un paio di aspetti apparentemente scontati ma fondamentali per la competitività: lo spazio, nei magazzini, non è infinito; i flussi vanno razionalizzati, altrimenti generano inefficienze. Anche perché il paradigma del mercato moderno impone ad ogni supply chain standard importanti: prelievi puntuali, precisi e sempre più rapidi.

Il tempo nella gestione dei processi logistici

Entra così in gioco la variabile tempo: la logica è quella della consegna immediata, con tempi richiesti per la gestione dei processi di logistica fino a “ieri” inimmaginabili. Tutto questo è possibile grazie a sistemi che governano un’enorme quantità di dati sfruttando le più potenti e innovative tecnologie in ambito di connettività e digitalizzazione. Dati e informazioni, tuttavia, sono analizzabili, ricercabili e consultabili solo se in formato digitale ed è per questo che, per rendere davvero smart la gestione dei processi manca un ultimo ma fondamentale tassello: la gestione digitalizzata dei documenti.

 

La gestione dei processi paperless

In un’ottica di efficientamento di tutta la gestione dei processi, la gestione cartacea della documentazione rischia infatti di creare inefficienze e ritardi nel transito delle merci, perché i documenti cartacei possono deteriorarsi, possono essere smarriti, possono essere anche manomessi. Inoltre, possono richiedere tempi di produzione, consultazione e archiviazione molto lunghi.

Gestione dei processi logistici: il peso della carta

In molte aziende, si procede ancora alla “vecchia maniera”: il documento viene redatto, stampato (magari anche in duplice o triplice copia), fatto firmare da chi di dovere e infine archiviato. Ne è un tipico esempio la gestione del DDT il quale, seppur redatto in digitale, viene di frequente convogliato dall’ufficio amministrativo agli operatori di magazzino e ai vettori di consegna tramite fogli di carta. La situazione si complica ulteriormente quando l’organizzazione opera anche a livello internazionale e l’ufficio logistica deve rapportarsi con documentazione tipicamente in formato cartaceo, quali bolle doganali o certificazione d’origine redatte dalle Camere di Commercio.

I vantaggi della gestione digitale dei processi logistici

Vien da sé che le perdite di tempo e i rischi connessi alla gestione cartacea dei documenti sono cospicui.

La digitalizzazione - ossia la creazione di documenti nativamente elettronici - elimina questi inconvenienti, apportando benefici che non si limitano all’evacuazione di archivi straripanti e fascicoli polverosi, ma che si estendono alle attività quotidiane e ai processi aziendali, con impatti rilevanti per il business. Pertanto, in un’ottimale gestione dei processi non stupisce che la digitalizzazione dei documenti assuma un ruolo centrale: garantisce infatti rapidità, tracciabilità e sostenibilità, dunque efficienza.

 

La gestione documentale dei processi logistici deve essere full digital

Quando si parla di gestione digitale dei documenti, occorre fare una premessa: per fare in modo che vi siano concreti benefici, la gestione documentale deve essere full digital. Questo significa che, qualsiasi documento – sia esso un DDT, un contratto non importa da dove provenga e come sia stato prodotto (ERP, sistemi di collaboration, ecc.) - deve poter essere disponibile in formato digitale e dunque consultato, riprodotto, modificato, fascicolato, firmato, spedito, archiviato, in totale sicurezza, grazie all’impiego di specifici software in grado di gestire i processi, il flusso dei documenti e dei dati, e di supportare gli utenti nello svolgimento del loro lavoro con la massima flessibilità.

Solo così la gestione dei processi dell’organizzazione beneficerà della digitalizzazione documentale, andando ad aumentare la produttività complessiva.

La digitalizzazione documentale e, come conseguenza, dei processi, porta con sé vantaggi non solo per le figure più operative: anche il management, grazie alla digitalizzazione, può contare su dashboard di monitoraggio real time, statistiche puntuali sullo stato di avanzamento delle attività e produrre report sintetici o estesi sull’andamento del lavoro della propria area aziendale.

 

I consigli di Siav per la gestione dei processi logistici

L’esperienza di Siav, maturata grazie a migliaia di progetti in ambito di digital transformation documentale e di processo in qualsiasi settore e dipartimento aziendale – logistica inclusa - consente di individuare un set di soluzioni per rendere smart la gestione dei processi logistici.

Gestione dei processi documentali logistici secondo Siav

Innanzitutto, la soluzione documentale.

Archiflow, è il software di gestione documentale – disponibile in house o SaaS – che consente di rendere nativamente digitali tutti i documenti dell’area logistica. Molti Clienti ad oggi gestiscono in modo efficiente documenti quali packing list, picking list, DDT interni e di spedizione, pull list, mandati di sdoganamento, dichiarazioni di libera esportazione. Ogni file – secondo le opportune regole di visibilità - è rapidamente ricercabile, inseribile all’interno di un fascicolo con gli altri contenuti relativi alla pratica e condivisibile con i colleghi.

Logistica full digital con Archiflow

Come anticipato, tuttavia, i benefici della gestione documentale investono in maniera rilevante anche i processi aziendali che, grazie ad Archiflow, diventano full digital. Questo significa che qualsiasi documento può essere assegnato ad un collega o ad un team per essere preso in carico e gestito – riducendo telefonate, post-it ed e-mail. Inoltre, grazie al motore di workflow della soluzione, ogni organizzazione può strutturare dei processi digitali in modo flessibile, garantendo una gestione uniforme e al riparo da errori per ogni tipologia di pratica o documentazione; un esempio su tutti? I processi di approvazione e firma digitale.

Girma digitale e gestione dei processi logistici

Per restare in tema, anche la firma digitale è un aspetto da non sottovalutare, soprattutto per gli uffici logistica. Grazie a Smart Desk, infatti, ogni documento presente nell’archivio digitale, generato da ERP o tramite un software di editing collaborativo (come Microsoft Word) può essere firmato con l’apposizione di una segnatura grafometrica.

Gli uffici logistica che ad oggi hanno scelto Smart Desk lo apprezzano ad esempio per la gestione dei documenti di trasporto: suddividendo in modo proattivo i DDT che ogni spedizioniere deve gestire, gli operatori del magazzino possono accedere rapidamente alla lista dei documenti da firmare e firmarli tramite tablet o tavoletta di firma. I documenti firmati vengono poi inviati all’ERP o al sistema documentale.

Gestione dei processi logistici e cruscotti di dialogo

Completano il quadro del Digital Workplace i cruscotti dedicati al dialogo – ormai fondamentale – tra ERP (come ad esempio SAP) e il sistema documentale, che consentono di minimizzare il tempo dedicato alle attività manuali di data entry e ridurre il rischio di errori. Le aziende che tra i nostri clienti hanno già optato per questo add-on hanno reso il proprio ufficio logistica ancora più smart. Grazie al cruscotto, una volta effettuata l’entrata merci in SAP, l’operatore di magazzino può apporre sui DDT cartacei in circolazione un barcode che viene letto e registrato nella transazione mediante barcode reader. La successiva scansione di DDT cartacei genera l’archiviazione in Archiflow. In tale momento, i DDT in formato elettronico saranno visibili a tutta l’organizzazione sia in Archiflow che in SAP.

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Tags: Gestione documentale, Logistica