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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Dematerializzazione e digitalizzazione sono concetti astratti, ma quali sono i vantaggi concreti della gestione digitale del personale? Ecco un vademecum per capire quali sono i cinque aspetti delle attività legate alle risorse umane che grazie al digital diventano più efficienti. È da premettere che l'ufficio HR deve inevitabilmente far fronte a una complessa attività di archiviazione che contempla l’amministrazione e la selezione dei documenti da conservare: siano quelli strettamente relativi al percorso di ogni singolo dipendente e collaboratore in azienda a partire dal suo curriculum per arrivare a quelli relativi alla formazione, al training on the job, siano quelli relativi alla sua stessa attività (note spese, ricevute del materiale che gli è stato assegnato e così via). Si tratta di una serie di informazioni che devono essere catalogate e, in alcuni casi, velocemente recuperate, in altri, semplicemente archiviate, ma ovviamente secondo determinate specifiche di legge.

I software di gestione documentale digitale consentono di rinnovare l'azienda e tutti i suoi uffici, migliorando la qualità dei servizi offerti. In generale, essi promuovono una serie di azioni tese a rendere più efficaci i processi aziendali e, in particolare l’automazione e l’informatizzazione delle procedure determinano più efficienza negli uffici risorse umane grazie ai seguenti fattori:

 

1 Maggiore efficacia nella raccolta e archiviazione dei dati

Utilizzando un tool applicativo non ci si limita a collezionare documenti man mano che essi vengono prodotti o arrivano in azienda, ma si possono generare documenti nativamente digitali che evitano la produzione di carta e vengono automaticamente classificati ed indicizzati, al fine di delineare una visione unica e sempre aggiornata delle informazioni relative a un dipendente o a una pratica; tale visione si può arricchire facilmente con le nuove informazioni ed è sempre disponibile a quanti hanno le autorizzazioni per visualizzarle. Le soluzioni di gestione documentale possono quindi favorire la conservazione a norma dei file e quindi minimizzare gli archivi fisici.

 

2 Rapidità di aggiornamento e di recupero delle informazioni

Il digitale consente un'estrema velocità di aggiornamento e omogeneizzazione delle informazioni che possono provenire da diversi uffici, gestite nel tempo presso differenti aree aziendali in archivi dislocati in più sedi e così via. Questa opportunità è particolarmente utile nella gestione dei contenziosi, momenti in cui è necessario rispondere velocemente alle sollecitazioni della controparte. Il processo di digitalizzazione implica che ciascun documento sia caratterizzato dai metadati, ossia da informazioni che consentono di ritrovarlo velocemente mediante chiavi di ricerca e tag. Recuperare un documento in un archivio cartaceo significa, in generale, grande spreco di tempo, comporta la necessità di prendere ciò di cui si ha bisogno, fotocopiarlo e poi riposizionarlo (con tutti i rischi di errore che si corrono nel compiere queste operazioni) il digitale annulla tutto questo abbattendo i tempi di ricerca.

 

3 Gestione del personale: sicurezza dei dati e controllo degli accessi

Negli uffici HR sono conservati dati sensibili, soggetti alle molteplici normative relative alla protezione della privacy, informazioni riservate per le quali è importante stabilire delle prerogative di accesso. Gli strumenti digitali permettono in modo pratico e veloce di definire diritti e regole di visibilità dei dati stessi che possono riguardare particolari utenti, come gruppi di lavoro o uffici interi; offrono tra l’altro la possibilità di assegnare particolari privilegi d’accesso su singoli documenti di un fascicolo (si pensi a dati sensibili per esempio riportati su certificati medici). D'altra parte, essi possono tenere facilmente traccia di tutto ciò che accade a un documento per capire chi li ha consultati, che cosa è stato modificato e così via. Non si deve, inoltre, dimenticare che il digitale pone al riparo dalla possibilità di fare errori manuali che potrebbero portare a smarrire i documenti, come ad esempio il riposizionamento in una cartella sbagliata di un documento consultato, promuovendo invece l'automazione delle operazioni.

 

4 Semplicità di gestione del fascicolo del personale

Il fascicolo del personale raggruppa tutti i documenti relativi a un singolo dipendente, esso deve sempre essere a disposizione, oltre che degli addetti alle risorse umane, dell'interessato stesso che può farne richiesta di consultazione in qualsiasi momento. Ciò significa che va garantita trasparenza amministrativa ma anche ordine, completezza e immediatezza di aggiornamento nonostante i documenti spesso siano eterogenei, provenienti da carta, mail o PEC (pensiamo alla gestione, per esempio, dei casi di malattia dove vanno organizzate una serie di informazioni provenienti da fonti diverse). Uno strumento digitale realizzato appositamente per la gestione del fascicolo del personale promuove efficienza.

 

5 Aumento della collaborazione tra colleghi e ottimizzazione dei workflow

Le soluzioni di gestione documentale facilitano e semplificano lo scambio di informazioni tra gli impiegati perché risulta immediato inserire note ed approvazioni, ottenendo una maggiore condivisione della conoscenza così come, in concreto, di documenti e file su cui lavorare in modo intuitivo, anche da filiali diverse dislocate sul territorio. Tutto questo consente di impostare flussi di lavoro più snelli e di suddividere al meglio i carichi di lavoro.

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Tags: Gestione documentale