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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Per la gestione digitale del business i software devono garantire elevate performance, integrabilità e scalabilità. Questo vale naturalmente anche per le soluzioni di Gestione Elettronica dei Documenti (GED).Sul mercato esistono diverse tipologie di offerta che rispondono a queste necessità: 

  • Soluzioni di gestione documentale Cloudossia che utilizzano il paradigma tecnologico che permette l’erogazione di risorse informatiche rendendole disponibili on demand via Internet. 
  • Prodotti in houseovvero che devono essere installati e gestiti presso l'azienda cliente stessa. 
  • Configurazioni ibridecon applicazioni installate in house ed applicazioni in cloud e/o servizi in outsourcing. 

 

Cloud pregi e difetti 

Creare e gestire nuove applicazioni, archiviare i dati, ospitare siti: sono solo alcune delle potenzialità della nuvola alle quali si aggiunge, naturalmente, il fatto che essa permette di fruire di software on demand scalabili “al bisogno”. Soluzioni quindi che possono essere pagate a consumo (il che rappresenta un risparmio di costi abbastanza significativo soprattutto se si guarda a soluzioni complete) e che soprattutto permettono di eliminare le spese per apparecchi dedicati e per la configurazione di data server locali. Tra i pregi vi è poi il fatto che i servizi possono essere gestiti in modalità self-service in base all’effettiva esigenza in modo da rispondere alle esigenze del business in modo veloce. Inoltre, grazie al Cloud è possibile minimizzare l’impronta ecologica aziendale perché l’energia richiesta dai server è modulabile in base a eventuali picchi di lavoro. 

Il principale svantaggio del Cloud è che dipende dalla connessione a Internet, ove questa sia scarsa o addirittura assente, risulta difficile lavorare. 

Non è semplice, poi, personalizzare il servizio Cloud o quanto meno dipende dalla soluzione presceltaInfatti, solo se il fornitore si basa su componenti architetturali open source e su standard di interoperabilità risulterà più semplice l’integrazione con i sistemi preesistenti. 

Infine, utilizzando la nuvola si è legati al Cloud provider. Per questo motivo è importante affidarsi a vendor referenziati che offrano oltre che qualità del servizio una chiara roadmap dell’offerta ma che soprattutto sia trasparente fin da subito rispetto alle opzioni di “way-out” applicabili nel caso in cui venga dismesso il servizio.  

 

Sicurezza e gestione documentale Cloud 

Affidare la gestione e conservazione dei dati negrandi server dei Cloud provider significa poter contare su infrastrutture che vantano tecniche e politiche di sicurezza molto avanzate e, comunque, tali da non essere alla portata di qualsiasi azienda. Questo vale anche in caso di disaster recovery, in quanto i fornitori di servizio solitamente sono tenuti a rispettare Service Level Agreement (SLA) che li obbligano ad assicurare business continuity entro i limiti sottoscritti da contratto e ridondanza delle infrastrutture per il backup dei dati. 

D’altra parte però, soprattutto gli utenti business delle soluzioni di gestione documentale Cloud sono spesso preoccupati a proposito dall’esposizione a manipolazione o frodi di dati (per esempio per ricerche di mercato, spionaggio industriale o altro). Naturalmente i service provider rispondono a questo genere di perplessità realizzando tutta una serie di strumenti (che devono essere dimostrabili) che impediscono la violazione della privacy. Bisogna infine tenere presente che ci sono casi in cui la legislazione impone che alcuni dati non possano uscire dal territorio nazionale, è importante quindi verificare dove e come è strutturata la rete di data center del fornitore. 

 

On premise vs Cloudle principali considerazioni da fare per effettuare la scelta 

Riassumendo, quando si opta per una soluzione on premise la scelta dipende dal desiderio di non avere spese durante il suo uso e di mantenere pieno controllo sia sull’utilizzo del software (che ovviamente non ha limitazioni) sia sui propri dati. 

D’altro canto, adottando una soluzione di gestione documentale Cloud è importante ricordare che non è necessario dotarsi di hardware particolarmente performanti (le elaborazioni vengono infatti compiute presso la struttura del provider), si evita di dover provvedere a manutenzione e aggiornamenti che sono sempre in carico al fornitore e che ci si avvale di una soluzione scalabile, ossia che può essere ampliata (o anche ridotta) secondo i bisogni e che, soprattutto, si può generalmente contare su sistemi di sicurezza altamente affidabili e continuamente aggiornati.

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Tags: Gestione documentale