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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Cerchi la bacchetta magica che possa risolvere le criticità del tuo business? Iniziare dalla gestione documentale digitale è già un ottimo passo verso il successo. Lo dice anche McKinsey, secondo cui una soluzione di questo genere contribuisce ad aumentare la produttività del 23% e a ridurre i costi operativi fino al 12%. Tutt’altro che briciole.

Quando si parla di gestione documentale digitale, noi di Siav non stiamo a guardare: forti di un’esperienza trentennale e di un know-how di alto profilo, meritevoli anche della menzione nel Quadrante Magico di Gartner, su questi temi possiamo dire la nostra con autorevolezza, aiutandoti a scegliere la soluzione migliore e a guidarti verso vantaggi operativi in grado di renderti vincente.

Ma facciamo una premessa: perché un’azienda oggi è sempre più chiamata ad implementare soluzioni di gestione documentale digitale?

La digitalizzazione del patrimonio informativo aziendale è un’opportunità che può apportare concreti benefici al business. I riscontri positivi ricadono a 360 gradi su ogni aspetto della vita aziendale: sull’organizzazione operativa, sulla produttività, sulla motivazione del personale, sulle capacità strategiche del management, sulla soddisfazione del cliente, sulla pianificazione dei processi, sulla flessibilità del lavoro, sulle abilità strategiche dell’impresa nel suo complesso.

Non solo. In un momento storico in cui si fa sempre più pressante l’esigenza di lavorare in modalità smart, una soluzione di gestione documentale digitale diventa cruciale anche per le garanzie di sicurezza che è capace di offrire. In questo senso, poter contare su un software certificato come resiliente agli attacchi informatici ed esente da vulnerabilità rappresenta un valore aggiunto determinante.

Una gestione documentale full digital, tuttavia, è efficace solo se in grado di gestire l’intero ciclo di vita dei documenti, tenuto conto delle diverse fonti dalle quali l’informazione proviene.

 

Cosa non può mancare a una soluzione di gestione documentale digitale?

Ed è qui che entriamo in gioco noi di Siav: con le nostre soluzioni puoi svolgere una gestione documentale a 360 gradi, in piena sicurezza e nel totale rispetto della compliance normativa. Le soluzioni Siav di gestione documentale consentono infatti la gestione ottimale del flusso dei documenti e delle informazioni in essi contenute: documenti ovunque prodotti, con strumenti di produttività individuale (come Microsoft Office), con strumenti gestionali (ERP), trasmessi con modalità tradizionali o tramite strumenti ICT possono essere digitalizzati, consultati, riprodotti, smistati, spediti, protetti, archiviati e conservati. Allo stesso tempo, agli utenti vengono messi a disposizione tutti gli strumenti per gestire i documenti nella fase attiva della loro vita, a partire dalla loro creazione siano alla consultazione, modifica, fascicolatura e firma.

Tutto ciò ha una profonda connessione con la gestione dei processi, che necessitano sempre di documenti per il loro svolgimento: la ricezione di un documento (ad esempio una fattura passiva), l’approvazione di un ordine o di una richiesta di acquisto, un reclamo ricevuto via e-mail, sono esempi di processi che trovano nel documento l’elemento centrale. Per questo motivo, le soluzioni Siav di gestione documentale digitale includono flessibili ma potenti strumenti di BPM (Business Process Management).

 

Archiflow: la piattaforma di Enterprise Content Management

La parola chiave è Archiflow. Così si chiama infatti il nostro software di gestione documentale, disponibile in house o in cloud, che consente di gestire i documenti e automatizzare i processi aziendali.

Archiflow è la piattaforma di Enterprise Content Management che snellisce la gestione dei documenti, semplifica i processi di business, organizza le attività con il workflow, consente l’accesso istantaneo alle informazioni, integrando in un unico sistema una soluzione di Gestione Documentale e di Gestione dei Processi.

Si tratta di uno strumento che consente la gestione ottimale del flusso dei documenti e delle informazioni in essi contenute: rende possibile consultare, riprodurre, modificare, smistare, spedire, fascicolare documenti e dati geograficamente distribuiti, grazie all’integrazione con strumenti di Office Automation, posta elettronica tradizionale e certificata, portali documentali, sistemi ERP, ecc.

Archiflow consente inoltre di gestire i processi e di supportare gli utenti nello svolgimento del loro lavoro con la massima flessibilità, anche integrando più modalità: processi automatizzati (Workflow) e assegnazione libera di attività (Task On Demand) si integrano per offrire una gestione collaborativa, ottimale e personalizzata dei flussi di lavoro documentali.

 

I vantaggi della gestione documentale digitale

Archiflow è il sistema di gestione documentale digitale che riunisce in una sola piattaforma funzionalità chiave per il successo di business:

  • Dematerializzazione. Archiflow si integra con tutte le componenti tecnologiche necessarie a consentire la completa dematerializzazione dei documenti: il Protocollo Informatico, la firma digitale, la posta elettronica e la PEC, la conservazione digitale. I servizi in outsourcing, inoltre, consentono di delegare al nostro reparto BPO la scansione, l’indicizzazione e lo stoccaggio (o il macero) dell’archivio storico cartaceo.

  • Semplicità. Il sistema cresce intorno alle esigenze e alle esperienze degli utenti che lo utilizzano tutti i giorni, quindi è facile da utilizzare, intuitivo ed ergonomico. Inoltre, il team UX/UI curano l’esperienza utente e l’interfaccia grafica per renderla il più user friendly possibile.

  • Accessibilità.  La soluzione è disponibile on premises, in cloud o in modalità ibrida. Interactive Dashboard, la scrivania virtuale che costituisce il cuore pulsante di Archiflow, è web based, accessibile cioè da browser in modalità cross device: pc, tablet o mobile. Dall’ERP (es. SAP) al CRM (es. Dynamics) passando per i tool di produttività della suite Microsoft Office (Outlook, Word ed Excel); Archiflow dialoga con tutte le soluzioni applicative che producono informazioni documenti rilevanti e che intervengono nel flusso dei processi di business.

  • Flessibilità. La soluzione è completamente flessibile rispetto alle esigenze dell’organizzazione, permettendo profonde personalizzazioni a basso impatto per l’area IT. Archiflow è strutturato in modo da garantire la massima conformità normativa del sistema documentale e supportare i più complessi processi di governance e compliance.

Sicurezza: un vantaggio competitivo cruciale 

A fianco di tutti questi benefici, Archiflow è in grado di garantire all’impresa un ulteriore valore chiave, maggiormente importante in un quadro di smart working sempre più strutturale: la sicurezza, grazie a un accesso ai dati, ai documenti ed ai processi controllato sia dall’interno dell’organizzazione sia dal mondo esterno, anche in ottemperanza alle più recenti normative in tema di trattamento dei dati personali.

Affidarsi a soluzioni informatiche sicure, siano esse on premises, cloud o ibride, è sempre più essenziale per l’impresa. In questo senso Siav rappresenta una garanzia: ne è dimostrazione l’importante riconoscimento assegnato ad Archiflow da Yarix, azienda leader nel comparto della cyber security.

A seguito di intensi penetration test a livello applicativo, infatti, la piattaforma è stata riconosciuta come pienamente resiliente davanti agli attacchi informatici e totalmente esente da vulnerabilità che possano compromettere la sicurezza delle informazioni.

“La sicurezza dei nostri applicativi è uno degli obiettivi che da sempre prevede un grande coinvolgimento per l’intera Factory di sviluppo di Siav. Poter offrire a tutti i nostri Clienti un software certificato come resiliente agli attacchi informatici ed esente da vulnerabilità, è per noi motivo di grande orgoglio e conferma l’impegno di Siav in un tema centrale, a prescindere dalla modalità di lavoro utilizzata dalle organizzazioni”


afferma a tal proposito Eugenio Beato, Software Development Manager.

E tu… sei disposto a rinunciare a tutto questo? 

Insomma: dematerializzazione, reattività, facilità d’uso, flessibilità davanti a workflow sempre più complessi. E in ultimo, sempre più determinante, un crescente patrimonio di sicurezza. In Archiflow trovi tutto questo.
Rinunciare a una gestione documentale digitale e sicura può lasciarti indietro rispetto dai competitor, allontanandoti dai tuoi obiettivi di successo. Ma tu sei disposto a tanto?
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Tags: Gestione documentale