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La gestione delle pratiche del ciclo passivo, soprattutto in tempi di smart working sempre più strutturale e diffuso, rappresenta un nodo nevralgico dell’innovazione aziendale. Di fronte ai nuovi scenari non è più possibile ragionare e operare secondo le vecchie logiche fatte di procedure lente e analogiche. Serve una trasformazione digitale che sappia cogliere i punti di forza della nuova normalità, mettendo sul piatto modalità operative agili, rapide, reattive e gestibili anche da remoto. 

 

Consideriamo ad esempio la gestione delle fatture passive e delle ricevute. Si tratta di un’attività cruciale per l’operatività aziendale, diventata ancor più critica a seguito dell’introduzione delle nuove normative che aboliscono il vecchio esterometro. Le regole sono in via di profondo cambiamento e l’azienda non solo ha necessità di adeguarsi nei tempi stabiliti, ma deve anche fare i conti con le rinnovate abitudini e modalità di lavoro. In questo quadro, la digital transformation può rappresentare la carta vincente.  

Supportare la gestione delle pratiche con i giusti strumenti 

Ma analizziamo le cose più nel dettaglio, sempre facendo riferimento a mo’ di esempio - data la sua centralità - alla gestione delle pratiche che riguardano le fatture passive del “post-esterometro”. 

A partire dal 1° gennaio 2022, come si sa, entra in vigore l’obbligo di ricorrere al nuovo formato XML delle fatture elettroniche. Se da un lato viene abolito l’invio del tracciato trimestrale, dall’altro viene introdotto l’obbligo per le aziende italiane di inviare al SdI anche le informazioni relative alla fatturazione estera nello stesso formato “XML B2B” delle fatture nazionali. In caso di mancato invio l’azienda inadempiente incorre peraltro nelle medesime sanzioni previste per l’omessa trasmissione dell’esterometro. 

 

Concretamente, le fatture passive continueranno ad essere recapitate secondo le modalità liberamente concordate con il fornitore estero, ma per l'azienda cliente italiana vige l'obbligo - per ogni fattura ricevuta - di produrre un file XML B2B da inviare a SdI contenente le informazioni previste dalle attuali norme in tema di integrazioni fatture per acquisto di beni e servizi per l’estero.  

 

Ne consegue che l’azienda dovrà gestire – nelle tempistiche previste dal legislatore - la generazione, l’invio e ricezione di questi nuovi file in modo appropriato, legandoli alle relative ricevute e tenendoli separati dalle fatture elettroniche italiane al fine di evitare per esempio una doppia registrazione della fattura fornitore, oltre a doverne verificare la corretta ricezione da parte di SdI tramite un puntuale controllo delle ricevute 

Inoltre, i nuovi “Tipo documento” e le loro ricevute, essendo file XML (ovvero documenti nativi digitali), andranno conservati digitalmente a norma. 

Dal punto di vista funzionale, le aziende dovranno quindi implementare una procedura che, al termine della registrazione, consenta la tempestiva generazione e trasmissione del documento XML, quindi l’acquisizione della ricevuta e la successiva archiviazione con collegamento alla registrazione del documento di acquisto che li ha originati. 

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Adeguarsi grazie a Cruscotti dedicati 

Tutto questo impone un adeguamento tecnologico all’azienda, che deve così rendersi capace di provvedere alla gestione delle pratiche non solo in modo compliant, ma anche in linea con la nuova operatività “agile”.  

In questo caso entrambe le esigenze possono essere soddisfatte con i giusti strumenti, sui quali i system integrator più qualificati lavorano ormai da tempo: un cruscotto digitale, in grado di frapporsi e integrarsi al sistema documentale e all’ERP, ad esempio, consente l’amministrazione smart sia del ciclo attivo sia del ciclo passivo, grazie a dashboard dedicate al monitoraggio e alla gestione delle fatture.  

 

In particolare, parlando di fatturazione passiva, un tool di questo tipo consente agli utenti di disporre di una console contenente l’elenco di fatture pronte per essere registrate. L’addetto avrà così accesso in modo rapido a tutte le informazioni necessarie e potrà facilmente attivare workflow per risolvere eventuali errori. I documenti, inoltre, verranno aggiornati in modo automatico nel sistema di gestione documentale. Spostando il focus al tema delle nuove modalità di gestione delle transazioni estero e dei nuovi TD, un cruscotto dedicato al ciclo passivo che integri l’ERP al sistema documentale garantisce non solo l’adempimento normativo (in termini di formati e tempi di invio) ma offre strumenti per il monitoraggio dell’effettivo dialogo con SdI, evidenziando in modo proattivo in casi in cui ciò non sia avvenuto. 

Simili soluzioni di gestione delle pratiche contribuiscono ad accrescere la produttività quotidiana degli addetti, semplificando le loro mansioni, agevolando il lavoro da remoto e dando loro modo di concentrarsi sugli aspetti più core. L’ulteriore integrazione avanzata degli strumenti di gestione della fatturazione con il gestionale aziendale e la piattaforma di gestione documentale, poi, incrementa ancor più il valore aggiunto del processo, efficientando la gestione del ciclo di vita del documento e la sua condivisione all’interno dell’organizzazione. Funzionalità come la gestione degli storni utilizzabile direttamente dal sistema di registrazione e il 3way match per verificare in modo automatico la coerenza dei dati tra fattura, ordine e documento di trasporto, riducono esponenzialmente i tempi di lavorazione degli operatori. 

L’importanza dell’integrazione fra sistemi nella gestione delle pratiche 

L'integrazione tra sistemi, e quindi il dialogo fra ERP e hub di gestione documentale, rappresenta in questo quadro la chiave di volta.  

Un'automazione spinta del ciclo passivo permette infatti di gestire in modalità full digital tutto il processo, dalla pre-registrazione ai workflow approvativi, sino alla correzione delle anomalie e alla registrazione automatizzata delle fatture. Segno che anche la gestione delle pratiche più critiche, supportata dai giusti strumenti tecnologici, può perfettamente allinearsi alle crescenti esigenze operative dello smart working e della mobilità. 

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