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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

La governance aziendale è lo specchio di una sinfonia: funzioni e attività che “suonano un’unica melodia”, armonizzando prestazioni, obiettivi, sicurezza e regole di compliance. Nel rispetto, naturalmente, degli interessi degli stakeholder. In questo quadro, il CFO canta una delle voci soliste, dando modo ai detentori dei mezzi finanziari di monitorare il management: un passaggio cruciale per garantire l’efficacia del governo societario. 

Dato questo suo ruolo centrale, è evidente che il processo di monitoraggio e conseguente reporting finanziario deve poter contare su procedure e capacità di analisi rigorose, efficienti, compliant, automatizzate e “intelligenti”. Niente di troppo ambizioso: consentire al CFO di monitorare al meglio KPI e flussi di lavoro significa semplicemente dotarlo degli strumenti tecnologici giusti. 

L’importanza del digital nella governance aziendale 

Come arrivare a questo risultato? La parola d’ordine è: digitalizzare. Ma non basta agire su spinta normativa. Implementare innovazione per obbligo è una necessità, farlo in omaggio a una vision, senza costrizioni, è lungimiranza. È capacità di proiettare il business verso percorsi di successo inarrivabili per molti competitor.  

Una survey realizzata in occasione del nostro Seminario XML sull’automazione del ciclo passivo rivela che, nei fatti, la propensione a una digitalizzazione “senza se e senza ma” non è ancora del tutto affermata nel nostro Paese. Per fare un esempio, l’80% dei DDT, tipologia di documento non (ancora) toccato dalla normativa della trasformazione digitale, risulta ancora gestito in modalità destrutturata. Il 32% delle fatture viene invece gestito tramite processi digitali, ma resiste comunque una quota considerevole di casi (26%) in cui la gestione del processo è ancora destrutturata.  

Cosa significa questo? Che molte imprese devono ancora cogliere appieno il potenziale di quella conversione al digital che, nella realtà dei fatti, rappresenta una storica opportunità di miglioramento, in grado di gettare le basi per un modo di lavorare che coniughi compliance, efficienza e governance aziendale. Ogni azienda, per essere vincente, deve arrivare a questa consapevolezza. 

I vantaggi delle soluzioni tecnologiche sulle attività di monitoraggio 

Far passare questo messaggio significa mettere in luce i vantaggi concreti che la digital transformation può portare al business, nella fattispecie alle funzionalità che rientrano nelle responsabilità del CFO per le attività di monitoraggio di KPI e flussi di lavoro. 

La gestione digitale delle fatture, ad esempio, soprattutto se supportata dalla tecnologia RPA e dalla registrazione automatica delle fatture, è in grado di garantire benefici importanti alle attività di governance aziendale del CFO. Una buona soluzione digital non solo è in grado di dare una risposta completa ed efficace alla gestione della fatturazione elettronica e a tutti i relativi processi documentali, ma consente anche di gestire tutto il processo con flessibilità. 

Per cogliere appieno queste opportunità è necessario disporre di una piattaforma che consenta di gestire e monitorare tutte le fatture attive e passive di qualsiasi natura, con un unico strumento multicanale, semplice e interattivo, integrato con l’ERP e l’archivio documentale. Su questa base, il CFO potrà ad esempio avvalersi di vere e proprie “centrali operative” che evidenzino lo stato delle fatture, le attività da svolgere e le eventuali anomalie, e che permettano di estrarre le informazioni più importanti e mettere in luce le evoluzioni e le visuali su grandi moli di dati, con filtri e viste personalizzabili e funzionalità di ricerca avanzate, anche su più archivi, documenti e canali. 

Le dashboard statistiche dei migliori software di gestione documentale consentono di usare un cruscotto di statistiche con cui aggregare le fatture secondo regole di lavorazione customizzabili: se ad esempio all’utente interessano solo le fatture di un certo gruppo di fornitori, deve poterci accedere in modo istantaneo. 

Strumenti sempre più sofisticati per la reportistica 

Ma da qui è possibile andare anche oltre. Il ricorso a dashboard di monitoraggio avanzato può ulteriormente amplificare le potenzialità di reportistica a beneficio del CFO, realizzando statistiche personalizzate e aggregando una vasta gamma di dati secondo le regole e le esigenze stabilite dall’organizzazione. 

Uno strumento di statistica capace di operare non solo sul contenuto dell’archivio documentale o sui dati dei workflow, ma in grado di elaborare anche dati caricati da applicativi esterni (come gestionali ERP) può restituire una ampia varietà di dati e informazioni, resi disponibili in report e statistiche di tipo quantitativo, qualitativo, temporale e di costo. 

Un sistema documentale adeguato alla governance aziendale supporta l’approccio data driven e consente di monitorare la distribuzione delle attività tra gli utenti, i tempi di attraversamento dei vari step di un processo, l’incidenza per tipologia documentale o per ufficio e numerose altre variabili, evidenziando eventuali criticità «colli di bottiglia». Queste funzionalità prettamente analitiche, applicabili a molti processi di business ma anche della Pubblica Amministarzione, risultano particolarmente utili negli ambiti applicativi di competenza del CFO. Dalle iniziali fatture sarà quindi possibile ampliare l’analisi anche su DDT, OdA, processi approvativi, gestione non conformità, gestione anomalie e quant’altro. 

Reduci dal recente “tornado B2B”, oggi i CFO sono tornati a fare i conti con esigenze di efficienza e governance, con una pandemia e lo smart working a far da sfondo. Aggiungendo al quadro il nuovo formato XML (obbligatorio dal 2022), le cose sono destinate a complicarsi ulteriormente e gli obiettivi rischiano di farsi più distanti.  

Digitalizzare è quindi la strada giusta per essere efficienti, rispettare le regole di compliance e, soprattutto, avere il pieno controllo sulla governance aziendale. 

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