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La fatturazione elettronica rappresenta uno step fondamentale nel processo di modernizzazione delle imprese e del tessuto economico di ogni paese. Se ne parla in tutto il mondo, tra paesi che l’hanno imposta per combattere il Tax Gap, altri che ci stanno gradualmente arrivando e altri ancora in cui sono le aziende a spingere per la sua adozione generalizzata in quanto strumento di innovazione e digitalizzazione dei processi. In Italia, laddove è obbligatoria per la fatturazione B2B/B2C dal 2019, dalle aziende più virtuose non è stata interpretata come mero adempimento bensì come opportunità per la digitalizzazione dei processi aziendali di ciclo attivo e passivo. Si è rivelata essere dunque uno strumento di semplificazione e accelerazione dei rapporti commerciali, ma anche di innovazione e creazione di un ecosistema digitale efficiente e trasparente.

Con questa guida vogliamo fornire uno strumento di sintesi, ma pur sempre completo, sulla fatturazione elettronica nel nostro paese, in Europa e nel resto del mondo, spiegandone l’essenza, i meccanismi e i benefici.

INDICE

La fatturazione elettronica in Italia
La fatturazione elettronica internazionale

La fatturazione elettronica in Italia

Fatturazione elettronica è sinonimo di digitalizzazione del ciclo di vita della fattura: emissione, trasmissione e conservazione, cosa che di fatto elimina la necessità di un supporto cartaceo. La fattura elettronica italiana è un file, in formato XML, che contiene gli stessi dati di una fattura tradizionale, segue un tracciato ben preciso (FatturaPA) e viene trasmessa alla controparte tramite il Sistema di Interscambio (SdI). Non sono dunque fatture elettroniche i file allegati alle e-mail, come i PDF che rappresentano ancora la base della fatturazione B2B in diverse aree del mondo. In Italia, l’obbligo di fatturazione elettronica ai rapporti B2B e B2C è stato introdotto con due scopi principali:

  • Contrastare l’evasione fiscale (Tax Gap): l’intenzione quindi nell’introdurre tale sistema era quella di ridurre il fenomeno evasivo, poiché tutto il processo legato alla fatturazione elettronica è digitale e tracciato e le operazioni vengono svolte in trasparenza. Inoltre, la modalità telematica consente controlli più rapidi.
  • Digitalizzare i processi fiscali: un’operazione che si pone in un contesto più ampio volto a rendere completamente telematico il ciclo dell’ordine, in linea con i trend previsti dalle politiche europee. Per quanto concerne i benefici della fatturazione elettronica sui processi aziendali, si veda il paragrafo relativo agli impatti sulle aziende.

La normativa sulla fatturazione elettronica italiana

La fatturazione elettronica italiana è legata in particolar modo a una data precisa: il 1° gennaio 2019, infatti, essa è diventata obbligatoria nei rapporti B2B e B2C. Come spesso accade, però, questo è l’ultimo passaggio di un lungo iter, iniziato quasi vent’anni prima con la Direttiva 2001/115/CE che stabiliva la possibilità di emettere, trasmettere e conservare le fatture in formato elettronico.

Successivamente, il DM n. 55/2013 ha fissato i termini dell’entrata in vigore dell’obbligo di fatturazione elettronica nei confronti della PA: 6 giugno 2014 per Ministeri, Agenzie ed Enti nazionali di previdenza e assistenza sociale; 31 marzo 2015 per tutti gli altri enti e organismi della PA. Conseguentemente, iniziò ad essere usata la piattaforma SdI, che dal 1° gennaio 2017 è stata messa a disposizione degli operatori economici privati.

La vera svolta è arrivata con la Legge di Bilancio 2018 (legge 205/2017), che ha fissato nel 1° gennaio 2019 il giorno dell’estensione dell’obbligo di fatturazione elettronica alle relazioni commerciali tra operatori IVA (B2B) o da un operatore IVA verso un consumatore finale (B2C). Nel frattempo, le regole per predisporre, trasmettere, ricevere e conservare le fatture elettroniche sono state definite nel provvedimento n. 89757 del 30/4/2018.

 

Obblighi normativi sulle e-fatture, soggetti coinvolti e aggiornamenti

Oggi, tutti i possessori di partita IVA sono tenuti a fatturare in modalità elettronica, tranne alcune categorie esonerate:

  • titolari di Partita IVA che rientrano nei regimi fiscali di vantaggio o quello forfettario;
  • piccoli produttori agricoli, che tuttavia erano esonerati dal fare fattura anche in precedenza;
  • lavoratori del comparto sanitario nel caso di operazioni fiscali svolte per prestazioni nei confronti dei pazienti.

L’introduzione della fatturazione elettronica obbligatoria B2B e B2C in Italia è stata una vera e propria rivoluzione. Il nostro paese è stato uno dei primi in Europa a introdurre questo adempimento di legge e ancora oggi, a quasi due anni dall’introduzione, l’Italia rappresenta un modello virtuoso a livello internazionale. Per quanto concerne i primi risultati, l’Agenzia delle Entrate ha annunciato, lo scorso 20 gennaio 2020, la gestione (in un anno) di 2.054.000.000 fatture elettroniche, delle quali il 55% B2B, il 44% B2C e l’1% B2G.

Per approfondire ulteriormente, bisogna segnalare che il tema è in costante divenire a livello normativo. Al di là dei diversi portali verticali, consigliamo una consultazione del blog del nostro Osservatorio Normativo, magari in associazione con la normativa di riferimento (quale il Codice dell’Amministrazione Digitale: CAD) e con l’area dedicata nel portale dell’Agenzia delle Entrate.

 

Fatturazione elettronica: quali formati utilizzare e la procedura di emissione/ricezione

Il formato documentale scelto dall’Italia per la fatturazione elettronica è l’XML, e per predisporre i documenti è necessario dotarsi di un software apposito che gestisca il processo di creazione e invio della fattura. In alternativa, è possibile affidarsi a servizi in outsourcing dedicati di provider che gestiscono interamente i processi di fatturazione attiva e passiva.

A differenza della gestione analogica di un tempo, la fattura emessa non viene inviata direttamente al destinatario: tra il mittente e il soggetto ricevente si pone lo SdI – Sistema di Interscambio, il nodo che si occupa di smistare le fatture, controllando che non contengano irregolarità e inoltrandole successivamente al destinatario in base agli indirizzi telematici riportati in fattura oppure a quelli indicati nel cassetto fiscale del destinatario stesso (PEC, Codice Destinatario).

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Il processo di ricezione è speculare: al fornitore vengono solitamente comunicati il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC e la fattura viene recapitata, previo passaggio tramite SdI, a questi indirizzi. È anche possibile che il destinatario imposti un indirizzo telematico prevalente nel cassetto fiscale, assicurandosi così di ricevere le fatture all’indirizzo scelto (PEC, Codice Destinatario), senza la necessità di andarle a recuperare in un secondo momento.

In sintesi, la procedura di emissione della fatturazione elettronica è costituita dal seguente iter:

  • Produzione della fattura in formato file XML;
  • Verifica del documento e firma digitale;
  • Trasmissione al Sistema di Interscambio (SdI);
  • Recapito del documento dal Sistema di Interscambio (SdI) al destinatario;
  • Archiviazione elettronica;
  • Conservazione digitale a norma di legge

Quali canali di trasmissione usare per le fatture elettroniche

Se il numero di fatture da emettere è esiguo, come potrebbe essere il caso di un professionista, per compilare e trasmettere la fattura si può usare uno dei servizi messi a disposizione in forma gratuita dall’Agenzia delle Entrate e poi avvalersi di uno dei quattro canali di trasmissione verso SDI:

  • La PEC – Posta elettronica certificata, inviando il documento all’indirizzo sdi01@pec.fatturapa.it;
  • Attraverso il servizio telematico del sito “Fatture e corrispettivi” dell’Agenzia delle entrate;
  • Con l’App dell’Agenzia delle Entrate, chiamata Fatturae;
  • Un protocollo FTP di comunicazione con lo SdI.

Per le aziende di una certa dimensione, invece, il concetto è quello dell’integrazione dei processi di fatturazione elettronica con i propri sistemi gestionali e contabili, così da automatizzare non solo emissione, invio, ricezione e conservazione delle fatture ma facendo, al tempo stesso, un passo avanti importante verso la digitalizzazione dei processi di acquisto e di vendita.

In questo modo la fatturazione elettronica diventa un’opportunità per usufruire dei benefici della digitalizzazione dei processi, tra cui la semplificazione dei processi dell’area amministrativa, l’abbattimento degli errori umani e dei costi. Sul mercato sono disponibili soluzioni di invoice management di classe enterprise e multicanale, in grado di gestire efficacemente tutto il ciclo di vita della fattura in relazione a tutti i canali e formati possibili: XML/SdI, fatture estere, B2C e regimi esclusi dall’obbligo, come i contribuenti forfettari che possono ancora inoltrare le fatture PDF via e-mail. Sono inoltre disponibili moduli specifici di suite ERP e sistemi documentali, a cui aggiungere la possibilità dell’outsourcing per l’invio e ricezione delle fatture, possibilità che – se gestita da un partner di esperienza - garantisce sicurezza, affidabilità, aggiornamento a livello normativo ed efficienza.

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Ricevute di invio, scarto e impossibilità di recapito

Una volta inviata la fattura al Sistema di Interscambio (SdI), è necessario attendere il rilascio di una ricevuta che dimostri il completamento dell’iter. In particolare, la Ricevuta di Consegna attesta la corretta emissione della fattura, l’assenza di errori e la ricezione da parte del destinatario. Un caso particolare è quello della notifica di impossibilità di recapito, che si verifica quando la fattura si considera regolarmente emessa ma non ancora ricevuta dal cliente, magari a causa di una mailbox PEC piena o non comunicata (tipo caso di compilazione di Codice Destinatario con “0000000”). La fattura viene depositata nel cassetto fiscale del cliente e la decorrenza della detraibilità dell’IVA scatta nel momento di visualizzazione o di download della fattura stessa. Terza e ultima ipotesi è quella della notifica di scarto: che cos’è? Si tratta di una notifica indicante a che la fattura non ha superato i controlli di SdI; in questo caso essa si considera non emessa e va rinviata entro 5 giorni dalla notifica di scarto.

 

Impatti della fatturazione elettronica sulle organizzazioni

Parlando dell’impatto della fatturazione elettronica B2B sulle aziende, riportiamo alcuni dati relativi al primo bilancio della e-fattura nel nostro paese. Da un punto di vista macroeconomico, nel 2019 sono state coinvolte 3,9 milioni di imprese, pari al 78% del totale, per più di 2 miliardi di fatture gestite.    

Ernesto Maria Ruffini, direttore di Agenzia delle Entrate, ha poi dichiarato a giugno 2020 (fonte: IlSole24Ore) come i processi di fatturazione elettronica forniscano un contributo rilevante per prevenire i fenomeni evasivi. In particolare, l’e-fattura ha portato con sé effetti quali l’incremento del gettito IVA di circa 2 miliardi), ha facilitato l’emersione delle imposte dirette (0,5 miliardi) e consentito di bloccare compensazioni di falsi crediti IVA (1 miliardo). Complessivamente il gettito per il Fisco per effetto della fatturazione elettronica si è incrementato di 3,5 miliardi.

A livello microeconomico, l’obbligo di fatturazione elettronica in Italia ha un impatto estremamente positivo nei confronti delle organizzazioni: trattandosi a tutti gli effetti di una trasformazione digitale, con benefici estremamente interessanti per le aziende che hanno colto l’opportunità di trasformare l’obbligo normativo in una vera e propria occasione di digitalizzazione ed efficientamento.

La gestione digitale delle fatture porta con sé inoltre anche altre opportunità di digitalizzazione e di efficientamento, ne sono un esempio la gestione automatica del cassetto fiscale e la conservazione digitale.

Analisi costi-benefici della fatturazione elettronica per le imprese

Per professionisti e imprenditori, la fattura elettronica italiana porta vantaggi nell’operatività quotidiana, vantaggi che – se sfruttati a dovere – superano di gran lunga il costo legato all’adeguamento. Non dimentichiamo che, oltre a gestire il fenomeno del Tax Gap, la fatturazione elettronica è stata introdotta dal legislatore proprio con l’obiettivo di fungere da volano per la digitalizzazione delle imprese, permettendo loro di ottenere benefici tangibili, in particolare dalla digitalizzazione dei cicli attivo e passivo, che si sommano alla riduzione dei tradizionali costi di carta, stampa, invio e gestione degli archivi cartacei.

Le aziende di medie e grandi dimensioni hanno dovuto sostenere un costo legato all’adeguamento dei propri sistemi gestionali e documentali con soluzioni (o servizi in outsourcing) di fatturazione e conservazione a norma. Ciò non toglie che, come anticipato, i benefici siano di gran lunga superiori rispetto all’investimento (andando così ad accelerare il ROI) e dipendano in larga parte dagli effetti della digitalizzazione e della connessa automazione: per questo motivo, le aziende dovrebbero sempre ragionare in termini di opportunità di innovazione e non di puro adeguamento. In generale, gestire in modalità 100% digitale le fatture consente all’ufficio amministrativo, a parità di risorse impiegate, di poter governare un maggior numero di fatture e di poter destinare quota delle ore settimanali ad attività più strategiche, per il dipartimento e per l’azienda nel suo complesso.

 

La fatturazione elettronica come volano per la digitalizzazione

Oggi tutto il processo di fatturazione è gestito in digitale: ne conseguono una velocizzazione dei tempi, una riduzione dei costi perché non sarà necessario stampare documenti sprecando carta e inchiostro, eliminare i costi di spedizione e ridurre i rischi di errori umani, come per esempio le sviste nell’attività di inserimento dei dati. Nel dettaglio, ecco alcuni benefici dedicati specificamente alle aziende:

  • Risparmi fino a 65 euro/fattura: con la fatturazione elettronica si risparmia. Non si dovranno stanziare fondi nel budget aziendale per carta, inchiostro, bolli, buste e (soprattutto) gestione degli archivi, elementi che sembra solo apparentemente siano poco cari, ma in realtà in grandi misure pesano sulle finanze di un’impresa. Secondo l’Osservatorio del Politecnico di Milano, aziende con un volume superiore alle 3.000 fatture annue possono risparmiare tra 7 e 12 euro a fattura, arrivando fino a 65 nel caso di completa digitalizzazione dei cicli di fatturazione attivo e passivo.
  • Processi più veloci: la fatturazione elettronica, un sistema completamente telematico, permette di risparmiare molto tempo nel gestire le pratiche fiscali. Non bisognerà più rincorrere clienti e fornitori, sobbarcarsi l’impegno di stampare e inviare moduli. In pochi minuti, si saranno espletate le procedure per l’invio della fattura.
  • Automatizzazione delle procedure: la fatturazione elettronica è un processo automatizzato che richiede poco intervento umano. Questo si traduce in rapidità, meno errori, possibilità per il personale di dedicarsi ad altre attività più rilevanti per l’azienda.
  • Più sicurezza: i sistemi per la fatturazione elettronica, in house o in outsourcing, garantiscono maggiore sicurezza ai documenti rispetto alla tradizionale gestione manuale/cartacea. Inoltre, l’archiviazione a norma permette di custodire nel tempo la documentazione in modo che sia sempre leggibile e disponibile. Le fatture analogiche invece si possono perdere, macchiare, strappare.

fatturazione elettronica case history

 

I provider che non si limitano a offrire soluzioni per la mera compliance all’e-fattura ma sviluppano soluzioni di gestione digitale di documenti e processi, permettono alle organizzazioni di cogliere ulteriori benefici concreti. In particolare, McKinsey ha stimato che l’uso di questi strumenti consente di recuperare il 35% del tempo quotidianamente speso nel ricercare e ottenere dati e documenti di cui si ha bisogno. Una ricerca pubblicata su The Daily Life ha messo in luce invece come digitalizzare i processi adottando strumenti di social collaboration sia possibile recuperare fino a 3,5 giorni lavorativi al mese. Questo è possibile perché queste soluzioni consentono alle persone di dialogare tramite un’unica piattaforma centralizzata e ridurre l’uso eccessivo delle e-mail, che stando ad una stima di Workfront impatta negativamente sul 53% dei lavoratori.

Gestione del cassetto fiscale per le fatture elettroniche e i corrispettivi

Il cassetto fiscale è la soluzione digitale che AdE - Agenzia delle Entrate - fornisce ai propri contribuenti per consultare le proprie informazioni fiscali. Il cassetto fiscale è inoltre il punto di deposito delle fatture fornitori non recapitate e consente di scaricare gli elenchi di fatture (clienti e fornitori) per verificare che quanto è transitato attraverso lo SdI corrisponda a quanto prodotto dagli ERP delle aziende coinvolte nei processi di business.

La gestione delle Fatture Elettroniche porta quindi ad una esigenza naturale di verifica e confronto dei dati presenti nel Cassetto Fiscale rispetto a quanto risulta nei sistemi dell’organizzazione che invia e riceve fatture XML.

Per verificare e sanare le varie anomalie che si dovessero presentare serve quindi accedere regolarmente al Cassetto Fiscale, eseguire estrazioni di dati e documenti, confrontare i dati del Sistema di Interscambio (SdI) con i dati dei sistemi dell’Organizzazione ed intervenire con attività lunghe e di basso valore aggiunto.

Accesso al cassetto fiscale manuale: a volte non conviene

Nel caso in cui il numero di fatture messe a disposizione fosse particolarmente elevato le attività potrebbero risultare molto onerose, in quanto per ogni documento da scaricare viene richiesta una serie di azioni (costituita da numerosi clic) e l’eventuale scarico massivo comporta una richiesta mirata all’Agenzia delle Entrate con conseguenti tempi di risposta. A questo proposito è consigliabile valutare il volume di fatture ed eventualmente prendere in considerazione l'adozione di strumenti digitali che si avvalgono di tecnologie che consentono di delegare completamente a robot software lo svolgimento di attività ripetitive. Un esempio di queste è la Robotic Process Automation.

La conservazione digitale delle fatture

Bisogna prestare attenzione alla conservazione a norma, sia che si invii o si riceva la fattura elettronica. La conservazione digitale, almeno per i “tradizionali” 10 anni stabiliti dal Codice Civile, è fondamentale per la completa dematerializzazione e attribuisce al documento informatico lo stesso valore giuridico di quello cartaceo, con tutti i vantaggi in termini di saving, facilità di reperimento delle informazioni, compliance normativa, accelerazione e automazione dei processi.

La conservazione digitale deve garantire (ex art.44 CAD) autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti informatici e si avvale di una marca temporale e una firma digitale per, rispettivamente, datare e rendere immutabile il contenuto. La conservazione digitale a norma non è quindi la semplice archiviazione di un file ma un processo definito a livello normativo, gestibile dall’organizzazione o delegabile a soggetti accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).

Conservazione digitale gratuita AdE: quando è consigliato farla

L’Agenzia delle Entrate, al fine di rendere il meno oneroso possibile l’adeguamento alla fatturazione elettronica, mette a disposizione un servizio gratuito di conservazione a norma. Il servizio dell’Agenzia risulta quanto mai efficace per le imprese di dimensioni contenute, mentre per quelle più strutturate palesa qualche limite: tra questi, come segnalato nel nostro approfondimento, la frammentazione dell’archivio fiscale (si suppone che le aziende dispongano già di un sistema di conservazione documentale), la non-negoziabilità dei termini, la mancanza di automazione, la possibilità di un conflitto di interessi nel caso di contestazioni AdE e la mancata conservazione di informazioni come ricevute e notifiche SDI.

 

La fatturazione elettronica internazionale

La fatturazione elettronica è un fattore determinante anche per lo sviluppo del commercio transfrontaliero: in un’economia sempre più globalizzata, semplificare le procedure di emissione, ricezione e conservazione delle fatture da e verso soggetti esteri (privati e pubblici) darebbe un enorme impulso all’economia e favorirebbe lo sviluppo di business in ogni area del globo.

Purtroppo, per le aziende il tema della fatturazione internazionale è anche uno dei più complessi da affrontare, poiché deve tener conto di normative differenti e di diversi percorsi di digitalizzazione attuati dai legislatori dei singoli paesi: non dimentichiamo, infatti, che l’Italia, per via dell’obbligo di fatturazione elettronica B2G e B2B, è un esempio virtuoso a livello internazionale, ma ben pochi paesi e aree geografiche al mondo possono vantare lo stesso livello di digitalizzazione. Sotto questo profilo, siamo più avanti di (quasi) tutti gli altri.

Siav - checklist -10 cose che devi sapere per prepararti alla fattura elettronica europea

Nei paesi in cui la fatturazione elettronica risulta ad oggi essere già presente – in gran parte per i rapporti B2G – sono presenti normative fiscali tra loro eterogenee, dalle quali derivano modelli semantici di fattura differenti, diversi formati, procedure e canali di trasmissione, ricezione, controllo e conservazione digitale. Tutto ciò pone un bel problema sulle aziende che si trovano a gestire rapporti commerciali con l’estero: coordinare il dettato della normativa locale con quello del paese di destinazione, con le policy e le prassi dei vari partner commerciali può essere decisamente complesso e time consuming. L’obiettivo, peraltro piuttosto lontano dal giungere a compimento – quanto meno a livello globale – potrebbe essere l’istituzione di un unico modello di e-fattura internazionale fondata sul concetto di interoperabilità, cosa che peraltro – a un livello geograficamente più limitato – rappresenta una delle grandi sfide del legislatore comunitario, nonché un tassello fondamentale nel cammino verso il mercato unico digitale europeo.

 

La fatturazione elettronica in Europa

Per comprendere l’essenza della Fattura elettronica Europea, è fondamentale partire da una panoramica dell’area. Giungere a una standardizzazione Comunitaria della e-fattura, che “metta d’accordo” 27 mercati nazionali e normative fiscali eterogenee, rappresenterebbe un passo avanti enorme sul fronte della semplificazione dei rapporti commerciali e, quindi, un impulso determinante verso la crescita economica.

Allo stato attuale, però, lo scenario dell’e-fattura nei paesi UE è frammentato, e questo rende complesso per un’azienda affrontare il tema della fatturazione elettronica internazionale, che evidentemente deve tenere conto di normative in continua evoluzione che impongono processi, dati, formati, canali di trasmissione e modalità di conservazione differenti. Per esempio, molti Paesi (16) impongono l’obbligo della e-fattura B2G, mentre in ambito B2B l’Italia è certamente un modello di riferimento per le legislazioni fiscali nazionali. Senza pretese di completezza, ecco alcuni esempi utili a illustrare la complessità della situazione.

  • Francia: è obbligatoria la e-fattura B2G ma non ancora quelle B2B/B2C; lo diventeranno tra il 2023 e il 2025. Le fatture elettroniche passive delle PA francesi devono transitare tramite il portale Chrous Pro e i formati gestiti sono XML UBL 2.1, CII e anche PDF. Nel portale, professionisti e aziende che non dispongono di una soluzione integrata possono gestire tutto il ciclo di vita delle e-fatture.
  • Germania: posto l’obbligo di gestire le Fatture Elettroniche Europee da parte di tutte le PA dopo il 18 aprile 2020 (vedi punto successivo), in Germania l’obbligo di fatturazione elettronica B2G porta la data di novembre 2020. Il sistema è decentralizzato: i singoli Stati possono optare per l’impiego della piattaforma centrale o altri sistemi; i formati di fattura elettronica sono due, XRechnung e ZUGFeRG, laddove quest’ultimo è un formato ibrido comprendente sia un tracciato XML sia un PDF. I canali utilizzabili sono numerosi: e-mail, de-mail (simile alla PEC italiana), webservice, webcapture e Peppol.
  • Olanda: nessun obbligo in ambito B2B mentre dal 2017 tutti i fornitori delle Amministrazioni centrali devono emettere la fattura in formato elettronico. A prescindere dagli obblighi normativi, in Olanda la fatturazione elettronica è usata da tempo: si stima che nel lontano 2011, il 40% delle aziende olandesi usasse già regolarmente l’e-fattura. In questo paese, per le fatture al settore pubblico viene usata principalmente l’infrastruttura Peppol, cui sono collegati tutti gli enti della Pubblica Amministrazione, ma è possibile utilizzare anche altri canali come un collegamento diretto con la piattaforma governativa Digipoort e, solo per i fornitori di amministrazioni sub-centrali, file XML via e-mail.
  • Belgio: nessun obbligo in ambito B2B, vige l’obbligo di fatturazione elettronica B2G da gennaio 2020, per il quale ci si avvale della piattaforma Mercurius, connessa alla rete Peppol. Le fatture possono essere caricate direttamente sulla piattaforma (cosa peraltro permessa solo alle aziende locali), oppure – appunto – gestite tramite la rete Peppol.
  • Spagna: la fattura elettronica è obbligatoria nei rapporti con la Pubblica Amministrazione ma non ancora in ambito B2B, sia pur molto diffusa anche in quest’ambito e gestita tramite EDI. Tutte le fatture verso la Pubblica Amministrazione devono transitare attraverso la piattaforma PGEFe (Punto General de Entrada de Facturas electrónicas). La conservazione a norma è obbligatoria per 5 anni e il formato utilizzato per la fatturazione B2G è Facturae V3 (XML).
  • Svezia: le e-fattura vengono utilizzate dagli enti centrali da più di 10 anni e attualmente vige l’obbligo di fatturazione elettronica B2G (1° aprile 2019). In Svezia gli enti pubblici accettano il formato Peppol BIS Billing 3.0 e, come alternativa, altri formati come Svefaktura 1.0.  
  • Regno Unito (extra UE): nel Regno Unito la fatturazione elettronica riguarda unicamente i fornitori del sistema sanitario (NHS). Nella fattispecie, sono previsti due requisiti: l’uso della rete Peppol per la trasmissione di tutti i documenti e l’impiego di codici specifici (GLN, GTIN) per la sincronizzazione dei dati dei prodotti.

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Nel contesto europeo, la fatturazione elettronica internazionale ha seguito storicamente due direttrici: quella delle soluzioni di filiera (come gli standard VDA per il mondo Automotive o EANCOM nel Retail), che hanno introdotto processi specifici di fatturazione elettronica e li hanno estesi alle loro supply chain; quella del legislatore europeo, che invece si batte per la standardizzazione e il controllo. Dal punto di vista delle aziende che intrattengono rapporti commerciali con reti di clienti, fornitori e PA estere, la conseguenza è la necessità di gestire una forte multicanalità in ingresso e in uscita: oggi, per le aziende è fondamentale poter contare su processi di fatturazione flessibili perché devono gestire fatture in PDF, XML, documenti cartacei, altri formati EDI (EDIFACT, ANSI X12, VDA, ecc.) e utilizzare svariati canali come la posta tradizionale, l’e-mail, il network Peppol, protocolli di trasmissione quali FTPS e portali web nazionali, il tutto a seconda della filiera e della normativa (locale ed estera) cui attenersi.

 

Come gestire la fatturazione elettronica internazionale e ottimizzare i processi

In questo stato di cose, come deve muoversi un’azienda che intende ottimizzare i propri processi di fatturazione da e verso l’estero? Diverse aziende gestiscono ancora questi processi in modo piuttosto inefficiente, basandosi su modalità analogiche (fattura cartacea, file PDF via e-mail) e/o strumenti verticali integrati con gli ERP che assicurano conformità con specifici paesi o aree geografiche. In molti casi tutto ciò – pur essendo ammissibile da un punto di vista della normativa - si discosta enormemente dal concetto di efficienza: basti pensare che, così facendo, l’azienda è costretta ad acquistare applicazioni ogni volta che acquisisce clienti in nuovi paesi. Oltre al fatto che la normativa cambia di continuo ed è, quindi, necessario che tutti i fornitori si impegnino ad aggiornare tempestivamente gli applicativi.

L’ipotesi ideale è una piattaforma unica di invoice management in grado di gestire in modo efficiente i processi di fatturazione da e verso l’estero. Ciò significa integrazione con i processi aziendali, quindi con l’ERP e la soluzione documentale, ma anche flessibilità rispetto a svariati tracciati dati (EDI, XML, UBL, TXT, ecc.), specifiche, normative, standard dei vari paesi che possono incidere in modo importante sui processi di conservazione, di firma, sui formati supportati, sui tracciati, sui canali e protocolli di comunicazione. Una soluzione ideale di invoice management internazionale è in grado di assicurare compliance fiscale e aggiornamenti rispetto a diversi paesi e aree geografiche, senza limitare le ambizioni di espansione internazionale dell’azienda.

Esempio: nel ciclo attivo, flessibilità significa poter acquisire il formato di fattura nativo dell’ERP e, tramite attività di traduzione e mappatura, trasformarlo nel formato nazionale, europeo o in quello richiesto dal cliente, occupandosi della trasmissione al cliente stesso ed, eventualmente, del passaggio dalla piattaforma dell’autorità nazionale, come lo SdI italiano, Chrous Pro in Francia, Facturae in Spagna. Tutto questo, senza dimenticare la necessità di gestire ricevute, notifiche e di conservare a norma avendo cura, anche qui, di rispettare le specifiche nazionali.

Posta la già rilevata necessità di strumenti ad hoc, la fatturazione elettronica internazionale può essere gestita internamente o in outsourcing, facendo perno sull’esperienza e la competenza del partner: l’outsourcing si rivela, soprattutto in ambito internazionale, una mossa estremamente azzeccata data la complessità dei processi e, soprattutto, l’obbligo di sottostare a continui aggiornamenti normativi.

 

 

Obblighi normativi e opportunità legate alle e-fatture europee

Come si pone, in questo stato di cose, l’attività del legislatore europeo, evidentemente rivolta alla standardizzazione e il controllo? Nell’Unione Europea, nonostante il concetto di fattura elettronica sia stato introdotto dalla Direttiva 112/2006, la definizione di un vero e proprio standard di fatturazione elettronica europea risale alla Direttiva UE 55/2014, finalizzata a dare impulso al commercio internazionale riducendo gli effetti della disomogeneità delle leggi nazionali in materia fiscale e di fatturazione elettronica.

Infatti, il legislatore comunitario ha riconosciuto che “La molteplicità delle norme non interoperabili comporta un grado eccessivo di complessità, incertezza del diritto e costi operativi aggiuntivi per gli operatori economici che utilizzano la fatturazione elettronica negli Stati membri”, da cui la necessità di una standardizzazione documentale finalizzata ad abbattere le barriere burocratiche che limitavano il commercio tra gli Stati. Il legislatore comunitario ha di conseguenza definito la necessità di un modello semantico unico per la fatturazione europea: tutto ciò significa, in termini pratici, rendere comuni gli elementi principali della fattura per ogni Stato membro ed escludere così errori di interpretazione.

Sempre in materia di fonti, nell’iter che dal 2006 arriva fino ad oggi, va senza dubbio citata la pubblicazione della sintassi e del modello semantico della fattura da parte del CEN il 28/06/2017, ma anche la successiva Decisione di esecuzione 1870/2017 della Commissione Europea e la pubblicazione dello standard EN 16931-1 che definisce, appunto, i modelli semantici e gli elementi della fattura elettronica europea. A livello di sintassi, i formati approvati per la Fattura Elettronica Europea sono due e alternativi: UBL 2.1, che è il formato impiegato dalla rete Peppol, e l’XML Cross Industry Invoice (CII).

Una domanda, a questo punto, sorge spontanea: esistendo, almeno a livello generale, un modello di riferimento cui tenderà la Fattura Elettronica Europea, rivolto alla semplificazione dei rapporti commerciali transfrontalieri, come si concilia tutto ciò con il fatto che le aziende devono ancora gestire una forte multicanalità in ingresso e uscita, devono considerare le specifiche normative nazionali nonché fatture di carta, e-mail, formati come XML, PDF, portali nazionali e via dicendo?

Semplice: innanzitutto, il fatto che esista un modello comune e che siano stati definiti formati, elementi e sintassi condivisi non significa che tutti i soggetti economici operanti in UE siano obbligati ad adottarlo. Ad oggi, infatti, non esiste un obbligo per le imprese di adottare il modello standardizzato di e-fattura nei rapporti commerciali tra di loro (B2B), motivo per cui per le aziende europee gestire la multicanalità continua a essere un costo importante e le fatture analogiche sono ancora la norma, per quanto il loro utilizzo – soprattutto quello della fattura di carta e in PDF – sia altamente sconsigliato se si vogliono processi efficienti.

Ciò nonostante, un obbligo importante esiste: dallo scorso 18 aprile 2020, tutte le Pubbliche Amministrazioni Comunitarie sono tenute a ricevere ed elaborare le Fatture Elettroniche Europee. Le imprese, sulle quali per il momento non pende alcun obbligo diretto, sono quindi incentivate a usare il più possibile il formato europeo per cogliere i benefici della standardizzazione, cioè semplificazione burocratica e operativa, risparmio di tempo, certezza di accettazione, automazione dei processi e, ovviamente, un abbattimento dei costi gestionali. Seguendo un iter abbastanza consolidato, in Europa – com’è stato in Italia - la standardizzazione parte dunque con la fatturazione B2G.

 

Il regolamento eIDAS e le conseguenze per le imprese

La validità legale di una fattura elettronica parte da un assunto: che il documento digitale sia equiparabile in tutto e per tutto a quello cartaceo. A livello europeo, l’atto normativo che ha sancito definitivamente, e per tutti gli Stati membri, tale principio è il Regolamento n. 910/2014, universalmente noto come eIDAS (electronic ID And Services) e concepito per rendere sicuri i rapporti e le transazioni elettroniche tra aziende, cittadini e pubbliche amministrazioni del vecchio continente. La situazione precedente prevedeva già una regolamentazione in tal senso, con la Direttiva 93/1999, che però lasciava ampi spazi di adattamento agli ordinamenti locali (in quanto, appunto, Direttiva) e regolava unicamente la e-signature, con il risultato di agevolare in maniera del tutto relativa la digitalizzazione dei rapporti commerciali: l’invio di documenti cartacei rimaneva decisamente diffuso.

Scopo di eIDAS, invece, è quello di creare un framework legale di trust services e meccanismi di identificazione delle transazioni elettroniche che favorisca la digitalizzazione dei rapporti commerciali e l’interoperabilità. eIDAS è universalmente noto per la regolamentazione delle firme elettroniche, ma in realtà la sua area di intervento è molto più ampia, trattando di servizi di identificazione elettronica e dei servizi fiduciari (trust services) tra cui i sigilli elettronici, le marche temporali, i processi di verifica e validazione, la conservazione delle firme elettroniche e i Servizi Elettronici di Recapito Certificato (SERC), che sono analoghi sotto il profilo funzionale ma non interoperabili con la nostra PEC, al punto che da più parti si parla di un potenziale “passaggio” da una all’altra oppure di rendere PEC un SERC qualificato.

Nonostante la situazione sia in divenire, il legislatore italiano ha comunque fissato nel CAD il principio cardine dell’equivalenza tra PEC e SERC, stabilendo all’Art 1 del CAD che: “Ove la legge consente l’utilizzo della posta elettronica certificata è ammesso anche l’utilizzo di altro servizio elettronico di recapito certificato qualificato ai sensi degli articoli 3, numero 37, e 44 del Regolamento eIDAS”). SERC si distinguono comunque dal sistema nazionale sotto diversi aspetti: oltre al fatto di non essere unicamente basati su meccanismi di posta elettronica ma anche su web services, essi prevedono l’identificazione del destinatario prima dell’invio dei dati e un elevatissimo livello di sicurezza per l’identificazione del mittente.  

eIDAS nasce, ovviamente, con lo scopo di eliminare le barriere locali e creare un clima di fiducia nei confronti della digitalizzazione e della dematerializzazione documentale. La normativa, inoltre, definisce la figura del Qualified Trust Service Provider, ovvero il provider certificato per l’erogazione dei meccanismi di trust previsti dalla normativa.

Le conseguenze di eIDAS sulle organizzazioni sono state estremamente rilevanti poiché esso non rappresenta unicamente un punto fermo nel meccanismo di identificazione e di conservazione dei documenti elettronici, ma anche uno strumento essenziale per la digitalizzazione delle imprese. Infatti, come anticipato, l’applicazione di strumenti di trust come una Firma Elettronica Qualificata, per esempio, o una marca temporale determina come conseguenza la parificazione del documento elettronico a quello cartaceo, e le conseguenze, in termini di rapidità, riduzione dei costi, abbattimento degli errori ed efficienza, sono evidenti a chiunque.

 

Canali di trasmissione della Fattura Elettronica Europea e la rete Peppol

Si è detto che la Fattura Elettronica Europea (B2G) deve rispettare un certo modello semantico dei dati e, a livello sintattico, prevede due formati alternativi: XML UBL 2.1 e XML CII (Cross Industry Invoice), quest’ultimo regolato da UN/CEFACT.

Le Pubbliche Amministrazioni Europee sono obbligate a ricevere entrambi i formati; pur non essendo definito alcun obbligo per quanto concerne il canale trasmissivo, in quest’ambito si sta imponendo una sorta di standard de facto: Peppol, la cui infrastruttura è peraltro già usata internamente da diversi Stati, tra cui Belgio, Austria, Paesi Bassi, Polonia, Danimarca e Italia. Peppol, che come formato standard utilizza proprio l’XML UBL (formato che insieme al CII, come anticipato sopra, è stato introdotto dagli standard europei EN 16931-1). Va sottolineato che il formato XML UBL, nonostante si stia diffondendo a macchia d’olio anche al di fuori dell’Europa, non è obbligatorio e le aree del mondo in cui non viene utilizzato sono comunque numerose; fattore questo che rappresenta un ulteriore aspetto di complicazione e di criticità sulle spalle delle aziende che devono gestire ampi volumi di fatture elettroniche da e verso l’estero. Per un approfondimento in tema, rimandiamo al punto specifico.

 

Che cos’è Peppol

Peppol è l’acronimo di Pan European Public Procurement On-line. Il termine indica un’infrastruttura di rete standard e aperta, nata come progetto pilota della Commissione europea per individuare un sistema di procurement pubblico che garantisse interoperabilità e semplificazione dell’interscambio di documenti nei processi d’acquisto. Peppol non è però una piattaforma di e-procurement, ma piuttosto è lo strumento che abilita le piattaforme esistenti.

L’obiettivo è rendere più facile lo scambio documentale durante le procedure di compra-vendita nell’ambito di contratti pubblici internazionali e non, il che lo rende uno strumento ideale per creare un ecosistema con regole comuni e poter così raggiungere in modo immediato e standardizzato i propri partner commerciali. La governance di questo strumento è affidata all’associazione Open Peppol sin dal 2012, anno in cui la sperimentazione di Peppol è conclusa. In Italia, la Peppol authority incaricata della gestione di Peppol è Agid.

Nonostante in questa sede il tema sia la fatturazione elettronica internazionale, l’infrastruttura Peppol può essere utilizzata per scambiare altre tipologie documentali nell’ambito dell’eProcurement, come per esempio i DDT (Documenti di Trasporto) e gli Ordini di Acquisto. Peppol è peraltro strettamente connesso ad un altro tema importante: quello del Nodo Smistamento Ordini (NSO), il sistema sviluppato per permettere alle PA e ai loro fornitori di scambiarsi documenti elettronici relativi all’acquisto di beni e servizi. La gestione elettronica di ordini di acquisto via NSO è obbligatoria in ambito sanità per gli acquisti di beni (dal 1 febbraio 2020) e dal 1 gennaio 2021 anche per i servizi, obbligando così i fornitori della sanità ad un adeguamento analogo a quanto già avvenuto per la fatturazione elettronica. L’interazione con NSO può avvenire tramite diversi canali, tra cui PEC, servizio SdICoop – Web service e, appunto, Peppol.

 

Come funziona Peppol

Dal punto di vista tecnico, Peppol si caratterizza per tre particolari componenti, come spiegato anche da AgID sul proprio sito istituzionale:

  • Peppol E-Delivery Network: si tratta dell’infrastruttura di rete vera e propria;
  • BIS – Business Interoperability specifications: le specifiche tecniche da adottare per rendere i documenti commerciali interoperabili
  • TIA – Transport Infrastructure Agreements: gli accordi che normano la governance della rete Peppol.

A livello pratico, mittente e destinatario vengono messi in comunicazione attraverso i rispettivi Access Point, che si scambiano documenti conformi agli standard BIS.

 

Cosa sono gli Access Point Peppol e cosa fanno

Per poter trasmettere e ricevere la fattura elettronica europea o l’ordine elettronico  , è necessario avvalersi di un Access Point Peppol. Si tratta di un punto d’accesso che consente al documento in formato UBL XML di transitare dal sistema gestionale all’infrastruttura Peppol e viceversa. L’infrastruttura Peppol

Per la delicata natura del loro ruolo, cioè quella di gestire documenti commerciali colmi di dati sensibili – personali e aziendali - gli Access Point devono essere certificati presso AgID. Questo consente ai provider che offrono tale servizio di garantire ai loro utenti standard elevati di sicurezza, perché per ottenere la certificazione hanno dovuto provare la loro autorevolezza all’Agenzia per l’Italia Digitale. SIAV è Access Point certificato.

 

La conservazione digitale delle fatture UE

Ogni stato membro dell’Unione Europea è libero di definire i requisiti di conservazione a norma delle e-fatture, cosa che rappresenta un ulteriore fattore di complessità per le aziende che intrattengono rapporti commerciali con soggetti esteri. Per esempio, il periodo minimo di conservazione dei documenti è spesso difforme tra un paese e l’altro (6 anni in Francia, 5 in Spagna, 10 in Germania), ognuno di essi può - per esempio - stabilire particolari requisiti di firma, di sicurezza e di localizzazione dell’archivio documentale.

Solitamente, le fatture possono essere archiviate anche al di fuori dello Stato ma all’interno dell’UE: alcuni ordinamenti lo consentono senza riserve, altri richiedono una notifica esplicita, altri ancora permettono lo storage dei documenti anche al di fuori dell’UE ma previa autorizzazione (è il caso della Germania) e, in ogni caso, a patto che all’autorità venga fornita la possibilità di accesso agli archivi documentali. Ogni Stato ha dunque le sue norme di dettaglio, e per questo le aziende che intrattengono rapporti con l’estero, ma soprattutto le multinazionali (si pensi anche ai processi di fatturazione intercompany) devono prestare estrema attenzione alla compliance con la normativa sulla conservazione/dematerializzazione documentale di ogni paese. Un’ottima opzione rimane, anche in tal senso, l’outsourcing.

 

La fatturazione elettronica extra UE

Se l’azienda opera su diverse aree geografiche, è presente in più paesi o ha svariati rapporti commerciali con soggetti extra UE, il tema della fatturazione elettronica internazionale va affrontato con priorità. I motivi sono chiari: maggiore competitività sul mercato globale, compliance normativa, accelerazione dei processi, maggiore sicurezza e riduzione dei costi. Non si tratta, però, di un’operazione semplice poiché il livello di maturità della fattura elettronica è disomogeneo nelle varie aree del mondo e soprattutto, il mercato è molto fluido, con norme diverse da paese a paese, che cambiano spesso e la cui aderenza è fondamentale ai fini della compliance: all’ottimo livello di maturità italiana, dell’America Latina, del Nord Europa e di alcuni stati asiatici (Corea del Sud, Kazakistan e Singapore su tutti), fanno da contraltare Stati in cui la fatturazione elettronica è scarsamente utilizzata.

D’altronde, la strada intrapresa è quella giusta: si stima infatti che alla fine del 2020 circoleranno circa 60 miliardi di fatture elettroniche in tutto il mondo, ma soprattutto che si potrà contare su un tasso di crescita compreso tra il 10% e il 20% da oggi al 2025, il che porterebbe a un vero e proprio cambio di paradigma a livello internazionale.

 

Obblighi normativi, formati e conservazione nei principali Paesi nel mondo

La disomogeneità tra un paese e l’altro dipende principalmente dai driver che stanno spingendo i vari stati verso la fatturazione elettronica: in America Latina e nell’Europa dell’Est è senza dubbio il Tax Gap, cui gli Stati associano direttamente un modello di clearance; ma per esempio in Nord America, laddove la fattura non è un documento essenziale per liquidare l’imposta indiretta, il driver diventa l’ottimizzazione dei processi di ciclo attivo e passivo. In questo momento, il 66% delle fatture in Nord America è ancora gestito via PDF/e-mail, mentre meno del 20% delle grandi aziende ricorre alla trasmissione di documenti in standard EDI ANSI X12.

Un altro esempio è la Cina, un mercato da 200 miliardi di fatture/anno, laddove la fatturazione elettronica non è ancora obbligatoria per tutti i soggetti economici ma resta molto diffusa, specialmente in determinati settori come le telecomunicazioni, l’e-commerce, i trasporti e la logistica; sono significative, inoltre, le sperimentazioni di tecnologia blockchain. Il formato più comune per le fatture elettroniche è il PDF e l’autenticità è garantita dalla firma elettronica; come in Italia, la conservazione digitale ha valore legale ma solo nel caso in cui vengano garantite autenticità e integrità, oltre a determinati requisiti di sicurezza del sistema ospitante.

Sempre in Asia, Corea del Sud e Singapore sono altri casi interessanti e avanzati sul fronte della fatturazione elettronica. In Corea, essa è obbligatoria dal 2014 per tutte le imprese e ci sono tre opzioni per l’emissione: l’uso di un software certificato, di un service provider certificato (ASP) o del sistema messo a disposizione dal National Tax Service (NTS); in ogni caso, la firma digitale è requisito base per la validità della fattura. Singapore, infine, si rivela un caso interessante non tanto per l’obbligo di fatturazione elettronica, peraltro limitata al B2G, ma per essere stato il primo paese al di fuori dell’Europa che ha aderito all’impiego della rete Peppol per la gestione dell’e-invoicing e – curiosità – a permettere la conservazione dei documenti al di fuori del territorio del suo arcipelago.

 

Timeline sulla fatturazione elettronica nazionale e internazionale

Il tema della fatturazione elettronica, nazionale e internazionale, è estremamente dinamico: la normativa interna e quella comunitaria sono continuamente in evoluzione all’interno di un articolato processo di digitalizzazione dei sistemi economici nazionali e comunitari. In questa sede riportiamo schematicamente gli interventi normativi più importanti che hanno caratterizzato la storia della e-fattura italiana ed europea, rimandando poi alla sezione dedicata e all’Osservatorio Normativo per ulteriori approfondimenti.

 

Italia

2004

  • Lgs. 52/2004: viene autorizzata la gestione del flusso di fatturazione in modalità completamente elettronica

2007

  • Legge n. 244/2007: viene imposto l’obbligo di fatturazione elettronica verso la PA mediante un tracciato definito, appunto, FatturaPA e tramite il Sistema d’Interscambio. I termini di decorrenza verranno fissati nel 2013.

2013

  • La Legge di Stabilità 2013 recepisce la Direttiva 2010/45/UE e modifica il D.P.R. 26 ottobre 1972, n. 633 dando tale definizione di fattura elettronica: “la fattura che è stata emessa e ricevuta in un qualunque formato elettronico”. Essa richiede accettazione da parte del destinatario, che può essere anche tacita.

  • Il DM n. 55/2013 stabilisce i termini di decorrenza dell’obbligo di e-fattura verso la PA: 6 giugno 2014 per Ministeri e Agenzie Fiscali; 31 marzo 2015 per gli altri enti della PA.

2014

  • Legge 23/2014: il legislatore delega il Governo a incentivare l’uso delle fatture elettroniche e la trasmissione telematica dei corrispettivi.

2015

  • Il DL 126/2015 stabilisce che i soggetti passivi IVA possono optare per la trasmissione telematica all’AdE di tutte le fatture.

2018

  • La Legge di Bilancio 2018 stabilisce l’obbligo, con decorrenza 1° gennaio 2019 della fattura elettronica B2B e anche nei confronti dei consumatori finali italiani (B2C).
  • LGS. n. 148/2018: recepisce in Italia la direttiva 2014/55/UE sulla fattura elettronica europea. Il decreto vincola le Amministrazioni centrali a ricevere fatture in standard europeo dal 18 aprile 2019 e gli enti sub-centrali da 18 aprile 2020.

2019

  • 1 gennaio: entrata in vigore dell’obbligo (ITA) di fatturazione elettronica B2B e B2G.

2021

  • 1 gennaio: scatta l’obbligatorietà di utilizzo delle nuove specifiche tecniche del tracciato XML (ITA). L’obbligatorietà era inizialmente prevista per il 1 ottobre 2020, poi prorogata a inizio 2021.

Unione Europea

2010

  • Viene emanata la Direttiva 2010/45/UE relativa al sistema comune d’imposta sul valore aggiunto relativamente alle norme in materia di fatturazione. Viene stabilito il principio della parificazione tra le fatture cartacee e quelle elettroniche.

2014

  • Direttiva UE 55/2014: riconosce la necessità di una standardizzazione documentale finalizzata ad abbattere le barriere che limitavano il commercio tra gli Stati. Si riconosce la necessità di un modello semantico unico per quella che diventerà la Fattura Elettronica Europea. 

2017

  • Pubblicazione, da parte del CEN (28/06/2017) della sintassi e del modello semantico della Fattura Elettronica Europea, che confluiscono dello standard EN 16931-1

2019

  • 18 aprile: da questa data, tutte le Amministrazioni centrali UE sono tenute a ricevere ed elaborare fatture elettroniche europee. 

2020

  • 18 aprile: l’obbligo di ricezione di fatture elettroniche in formato UE viene esteso a tutti gli enti pubblici.

 

 

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