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Il settore della logistica sta vivendo un periodo di grandi cambiamenti e ha sempre più bisogno di una valida piattaforma di gestione documentale dedicata. La dematerializzazione dei documenti, l’avvento delle nuove tecnologie e l’evoluzione delle normative fiscali sono, infatti, solo alcuni dei fattori che stanno rivoluzionando il comparto e spingendo le aziende ad adottare nuovi paradigmi e nuovi strumenti per il lavoro quotidiano. In particolare, si rende sempre più necessario l’uso di efficienti piattaforme di document management: se gli asset digitali vanno acquisendo un ruolo sempre più centrale all’interno della supply chain, gli strumenti deputati a gestirli diventano strategici per ogni organizzazione. Ma quali requisiti deve avere una valida piattaforma di gestione documentale? Ecco i principali.

 

1. Scalabilità e affidabilità

Prima di tutto, la piattaforma di gestione documentale deve adattarsi all’azienda che la adotta, garantendo la massima scalabilità delle proprie componenti e garantendo la Business Continuity in ogni situazione.

 

2. Soluzione di gestione documentale integrabile

I sistemi di gestione documentale devono essere piattaforme tecnologiche aperte, per garantire l’integrazione con gli strumenti di lavoro quotidiano dell’azienda, quali ERP, sistemi di Office Automation, di Posta Elettronica eccetera. Le soluzioni migliori permettono di creare un ecosistema aziendale efficiente e fluido.

 

3. Accessibilità da WEB e da mobile

La piattaforma di gestione documentale per la logistica deve essere accessibile in modo smart, con portali WEB  ottimizzati in base al contesto operativo ma anche da una pluralità di dispositivi mobili utilizzati dagli attori lungo tutta la supply chain: dal magazzino, ai mezzi di trasporto, alla destinazione finale.

 

4. Sicurezza

Per qualsiasi azienda è fondamentale garantire un accesso ai dati e ai documenti sicuro e controllato, sia dall’interno sia dall’esterno, anche in ottemperanza alle più recenti normative in materia di trattamento dei dati personali. I migliori sistemi di gestione documentale assicurano la massima sicurezza, sia a livello architetturale che applicativo, anche attraverso funzioni di regolazione della visibilità tramite ruoli e tecnologie di cifratura.

 

5. Collaboration

Le migliori piattaforme di gestione documentale facilitano inoltre la collaboration, permettendo la gestione efficiente di workflow collaborativi, che possono essere impostati su misura in base alle esigenze aziendali, il lavoro condiviso di più utenti sugli stessi file o documenti, senza errori o sovrapposizioni.

 

6. Gestione fatturazione elettronica

Nell’ultimo periodo, il legislatore ha dato un decisivo impulso alla digitalizzazione anche in tema di fatturazione. È di capitale importanza che le aziende possano creare e gestire le fatture elettroniche in modo semplice: una valida piattaforma di gestione documentale deve prevedere funzioni dedicate, per consentire un efficiente scambio di fatture in entrata e in uscita verso la PA e B2B e per la trasmissione dei dati a fini fiscali.

 

7. Gestione della Firma Digitale e Grafometrica

La piattaforma di gestione documentale deve permettere all’azienda di conformarsi alle normative vigenti anche in materia di Firma Digitale e Grafometrica. In particolare, le migliori soluzioni permettono l’apposizione della Firma sui documenti aziendali, anche in modalità multipla e nidificata (cioè relativa a più firmatari), ed eseguono in modo automatico tutte le verifiche della validità del certificato di firma, collegandosi alle Certification Authority e alle liste di revoca. Alcune piattaforme vanno oltre, offrendo alle aziende la gestione della Firma grafometrica e di modalità di Firma Elettronica Avanzata.

 

8. Gestione della PEC

Analogo discorso vale per la Posta Elettronica Certificata: la piattaforma di document management deve garantire una gestione evoluta e sicura delle comunicazioni che transitano su questo canale, che richiede una particolare attenzione vista la sua natura istituzionale e valenza legale.

 

9. Business Intelligence sui processi

Una delle prospettive più interessanti conseguenti alla digitalizzazione nella logistica riguarda la possibilità di analizzare e migliorare i processi interni all’azienda partendo dai dati presenti nei suoi sistemi informativi. Una piattaforma di gestione documentale realmente valida deve favorire questo tipo di attività, connettendosi e integrandosi facilmente con strumenti di Business Process Intelligence per creare report, grafici e statistiche che descrivono in modo fedele come funzionano i processi, che permettono di evidenziare criticità e colli di bottiglia e di prendere decisioni strategiche informate per migliorarli.

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Tags: Gestione documentale, Logistica