Il Blog Siav

Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

La rivoluzione digitale cambia il paradigma del mondo aziendale: il lavoro, oggi ma anche in futuro, si deve e si dovrà svolgere in ottica smart working e l’ufficio si trasforma in un digital workplace. Non si tratta di un semplice vezzo semantico, bensì di una nuova filosofia manageriale e operativa.

A queste nuove “etichette”, infatti, corrispondono nuove pratiche che - abilitate dai più efficaci strumenti tecnologici - permettono alle aziende di cogliere una serie di opportunità fino a ora mai nemmeno immaginate.

Snellire i processi, migliorare le condizioni di lavoro, semplificare le attività e promuovere la collaborazione grazie alle opportunità offerte dalle tecnologie digitali sono scelte sempre più imprescindibili per un business di successo.

Si tratta di un aspetto, questo, che non può passare di certo inosservato alla direzione HR, centro nevralgico da cui l’azienda attinge il suo asset più prezioso: le persone.  
Non solo: l’ufficio delle Risorse Umane gioca anche un ruolo centrale nella promozione dei valori etici aziendali tra dipendenti, collaboratori e candidati. E in un mondo sempre più sensibile alla causa ambientalista, digitalizzare ogni processo e dematerializzare i documenti necessari alle attività di assunzione e gestione del personale rappresenta anche un esempio virtuoso che alimenta la buona reputazione green per l’azienda.

 

Sfide tradizionali e opportunità digitali nell’ufficio Risorse Umane

Che si tratti di attività legate alla ricerca e alla selezione del personale o alla gestione del fascicolo dei dipendenti, sulle scrivanie delle Risorse Umane c’è un incessante via vai di CV, contratti, rinnovi, fogli ferie, moduli, note spese, buste paga. Ogni aspetto del rapporto di lavoro tra azienda e collaboratore, infatti, ha la sua controparte cartacea da predisporre, firmare, validare, protocollare e archiviare. Se poi si pensa, più analiticamente, alla quantità di dati presenti in ognuno di questi documenti la situazione si complica ulteriormente.

Tradizionalmente, è un continuo scambio di informazioni eterogenee su cui è necessario mantenere la massima visibilità e rispetto al quale occorre avere una reperibilità immediata.

Per garantire la massima fluidità operativa è fondamentale che ogni documento (e quindi i dati in esso contenuti) siano disponibili in tempo reale, che la comunicazione con ogni dipendente sia quanto più immediata ed efficace possibile e che il tempo dedicato alle attività di routine sia ridotto al minimo indispensabile.

In un ufficio HR tradizionale, che lavora con documenti cartacei, rispettare sempre tutti questi standard può essere davvero impegnativo, tra fogli che si perdono chissà dove, errori di compilazione, firme mancanti, lentezze operative, documenti deteriorati, archivi polverosi e disordinati. Tutto cambia, invece, nel Digital Workplace: la digitalizzazione dei documenti permette di contare costantemente su fascicoli ordinati con dati aggiornabili in tempo reale (sempre disponibili e rintracciabili con pochi click), garantisce elevati livelli di sicurezza e compliance normativa, il tutto in uno spazio virtuale di archiviazione potenzialmente infinito ed accessibile da qualsiasi postazione o sede. Una rivoluzione che ha immediate conseguenze anche sul modo di lavorare e interagire tra i dipendenti: si snelliscono gli scambi di informazioni, migliora la collaborazione, si riducono i tempi amministrativi e la possibilità di incorrere in errori. In sintesi, nel digital workplace migliorano concretamente le condizioni di lavoro.

 

HR full digital: gli strumenti abilitanti e i relativi vantaggi

Per trasformare l’ufficio del personale in un Digital Workplace occorre quindi implementare un sistema che permetta di creare documenti nativamente digitali (su cui apporre, ove necessario, firme elettroniche legalmente valide) da archiviare all’interno di una soluzione sicura, accessibile da qualsiasi device e perfettamente in linea con la compliance normativa.

Tutto questo si ottiene implementando un’unica piattaforma documentale digitale che permetta di gestire in maniera unificata la grande mole di documenti e file (email, PEC, etc.) che alimentano i fascicoli HR e di normalizzare così i vari archivi che si sono creati nel tempo e/o in più sedi aziendali. I documenti presenti nell’archivio virtuale del digital workplace saranno quindi un patrimonio molto più fruibile grazie alla possibilità di effettuare ricerche rapide e precise attraverso l’impiego di puntuali chiavi di ricerca.

Lavorare con documenti digitali favorisce naturalmente l’organizzazione con processi digitali. Infatti, attivando specifici workflow, il personale HR può inoltre velocizzare sensibilmente le proprie attività relative alla gestione del fascicolo di ogni dipendente, dal primo giorno di assunzione lungo tutta la carriera all’interno dell’azienda. Un esempio? La firma digitale grafometrica – apposta tramite tablet o tavoletta – al momento dell’assunzione, consente di disporre delle pratiche di assunzione in formato digitale, garantendo una gestione 100% digitale del fascicolo di ogni singolo collaboratore. Questi vantaggi risultano ancora più preziosi quando si tratta di gestire un turnover frequente o assunzioni stagionali: avere un archivio efficiente a cui accedere rapidamente garantisce la massima efficacia operativa ed evita di incorrere in lentezze o disguidi amministrativi da cui possano sorgere problematiche a danno dell’azienda (per esempio a fronte di contenziosi). E non è tutto: il rapporto stesso con ogni singolo collaboratore può essere reso più semplice e immediato grazie a un repository virtuale attraverso cui i lavoratori possono comunicare in tempo reale con le HR e condividere moduli e documenti. Questa funzionalità abbatte drasticamente il numero di e-mail tra azienda e collaboratori, evitando che si perdano documenti in archivi del singolo operatore e snellendo il processo amministrativo.

Ed ecco dunque che emerge chiaro uno dei maggiori vantaggi del digital workplace: grazie a prassi più veloci, automatizzate e sicure, le risorse HR risparmiano tempo prezioso che possono investire in mansioni più soddisfacenti per loro e a più alto valore aggiunto per il business.

Siav - White paper - 8 sfide per affrontare al meglio lo Smart Working

Tags: HR, Smart working