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La gestione del Ciclo Passivo è un processo amministrativo articolato, che richiede il contributo di  diversi uffici ed utenti  all’interno dell'Organizzazione, ed è sottoposto a requisiti normativi.

In particolare, da gennaio 2019, tutte le Aziende hanno dovuto necessariamente adempiere all’obbligo di Fatturazione Elettronica, e per far fronte alla scadenza molte si sono dotate di servizi in outsourcing o di soluzioni software che, pur consentendo di essere “a norma”, nella maggior parte dei casi non sono integrate con i diversi processi aziendali implementati.

Per una migliore gestione del Ciclo Passivo primo aspetto da considerare, nella scelta del sistema documentale, è sicuramente il livello di integrazione con l’ERP adottato: per efficientare la produttività e migliorare le performance è necessario quindi lavorare con strumenti che “comunichino” adeguatamente con il sistema gestionale utilizzato, così da favorire una più semplice collaborazione tra i diversi uffici ed uno snellimento dei diversi processi operativi ed approvativi.

Per tutte le realtà che utilizzano l’ERP SAP, Siav ha sviluppato una soluzione dedicata che consente alle diverse Aziende di alleggerire il carico di lavoro per gli operatori amministrativi ed al contempo assicurare ai Responsabili un monitoraggio continuo in ogni fase di lavorazione dei documenti legati al Ciclo Passivo.

Il Cruscotto SAP di Archiflow: il documentale integrato con l’ERP

Il software di gestione documentale Archiflow di Siav si integra nativamente con l’ERP SAP: mediante l’utilizzo di un connettore certificato e disponendo di una Dashboard dedicata, il Cruscotto di pre-registrazione, consente di ottenere un perfetto dialogo tra il “mondo” documentale e quello gestionale, velocizzando le diverse attività legate al controllo, registrazione, monitoraggio ed approvazione delle fatture passive.

Come funziona l’integrazione con SAP?

Il Cruscotto SAP di pre-registrazione è un’estensione di Archiflow che mette a disposizione all’interno di SAP, in modo facile e intuitivo, un insieme di informazioni che sono il risultato finale di una serie di elaborazioni effettuate in automatico dal sistema documentale.

Le fatture ricevute nei diversi formati (XML, PDF etc…) e dai diversi canali (PEC, mail, carta, SDI, Peppol etc…)  presidiati da Archiflow, vengono opportunamente indicizzate ed associate ad un determinato fascicolo digitale contenente altri documenti parte del processo Procure to Pay. Il sistema documentale provvede, quindi, ad una serie di controlli preventivi impostati in base alle necessità dell’organizzazione per poter trasmettere a SAP le fatture registrabili.  

Il Cruscotto diviene, dunque, il trait d’union tra Archiflow e SAP, permettendo:

  • Di promuovere la collaborazione e la condivisione delle informazioni tra utenti SAP ed utenti/uffici aziendali che utilizzano principalmente il documentale ma possono essere coinvolti a vario titolo in un processo Procure To Pay;
  • Di consentire agli utenti SAP, che operano esclusivamente sull’ERP, di usufruire di un’unica interfaccia completa nella quale avere evidenza della lista di fatture “da registrare”, visualizzabili (con gli eventuali allegati) in modalità human readable e procedere con pochi click alla relativa contabilizzazione.
  • Di semplificare la gestione delle fatture, anche in realtà multinazionali, favorendo il corretto scambio delle informazioni nel costante rispetto delle diverse normative.

Il Cruscotto semplifica la gestione di eventuali anomalie; l’utente autorizzato dall’ERP può attivare velocemente specifici workflow per richiedere azioni correttive agli utenti o uffici coinvolti nel processo approvativo e il relativo sblocco al pagamento, eliminando una serie di inefficienze che possono portare a ritardi indesiderati con conseguenti impatti nei rapporti con i Fornitori.

 

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Tags: Gestione documentale, Digitalizzazione processi