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Gestione documentale digitale di oltre 220mila fatture e di più di 11mila comunicazioni tra lettere semplici e raccomandate: sono i numeri che rendono l'idea dei risultati ottenuti dal progetto di digital transformation di Segafredo Zanetti (società che è parte del Massimo Zanetti Beverage Group che è presente in oltre 100 Paesi nel mondo con oltre 3mila dipendenti e si concentra sulla commercializzazione dell'Espresso). Questo progetto, che è stato realizzato con tecnologia SIAV, ha coinvolto in primis l'ufficio amministrativo alle prese con l'obbligo della fatturazione elettronica, per arrivare a ottimizzare l'attività della forza vendita e del customer care e a promuovere l'abbandono di modalità operative che richiedevano l'intervento manuale degli addetti per la gestione di ogni documento.

 

Gli obiettivi di progetto di gestione documentale digitale

In generale, gli obiettivi del progetto, che ha previsto la sostituzione del software di ECM – Enterprise Content Management, erano quelli di consentire all'ufficio amministrativo di monitorare invii e anomalie delle fatture elettroniche, di poter gestire in maniera completamente digitale i documenti relativi al processo di tentata vendita, di fornire alla area commerciale strumenti per la programmazione delle attività quotidiane, di inviare automaticamente richieste di sollecito di pagamento, di rendere più efficace la comunicazione interna tra customer care e agenti, di promuovere il lavoro in mobilità e di attuare la conservazione digitale a norma.

Come anticipato, tra i primi a beneficiare del progetto vi sono stati gli addetti all'amministrazione in quanto sono stati digitalizzati tutti i documenti del ciclo attivo ed è stata realizzata una console di monitoraggio delle fatture, il che ha comportato importanti risparmi di tempo e maggiore precisione dell'attività.

 

Gestione documentale digitale: la tecnologia SIAV utilizzata da Segafredo

Il processo di digitalizzazione di Segafredo Zanetti, che ha condotto, grazie all'utilizzo di tablet in dotazione all'intera forza vendita, alla generazione digitale di tutta la documentazione del processo di vendita dagli ordini di acquisto al documento di trasporto, alla fattura alla ricevuta di incasso e contratto, è partito dalla digitalizzazione della fatturazione attiva B2B e PA. In particolare, è stato utilizzato Archiflow Invoice Manager che consente di visualizzare in tempo reale lo stato degli invii all'Agenzia delle Entrate e identificare anomalie.

Archiflow per la gestione documentale digitale

Il modulo Interactive Dashboard permette una gestione efficiente di documenti e processi.

Mediante il portale Active Document Portal (ADP) è possibile rendere immediate le comunicazioni interne ed esterne: per esempio, l'agente può gestire con semplicità le attività mensili di programmazione delle azioni commerciali e ricevere la rendicontazione delle provvigioni. Con l'Add-in per Microsoft Office di Archiflow è possibile generare più velocemente la documentazione, archiviarla mediante workflow automatici e pubblicarla nel portale stesso in modo che sia condivisibile con i colleghi.

Gestione documentale digitale per il customer care

Inoltre, grazie ad Archiflow, e al fatto che è integrato con i sistemi di Poste Italiane, il dipartimento customer care ha ottenuto benefici soprattutto sul fronte “order to cash” in quanto il sistema genera e invia in automatico le richieste di pagamento ed eventuali solleciti via posta cartacea alle piccole realtà, che solitamente sono più sensibili alle comunicazioni tradizionali rispetto alla mail.

PEC Manager è il modulo dedicato a invio e ricezione della Posta Elettronica Certificata, mentre Archiflow Mobile consente di avere tutti gli strumenti necessari per lavorare anche fuori ufficio.

Gestione documentale digitale a norma di legge

La gestione della Conservazione Digitale a norma è stata soddisfatta utilizzando i servizi in outsourcing erogati dal dipartimento di Business Process Outsourcing di SIAV, il che ha reso trasparente all'utente la conservazione digitale dei documenti prodotti.

La gestione documentale digitale e l'IT

Non bisogna trascurare il fatto che anche il reparto IT ha particolarmente apprezzato le soluzioni SIAV, in quanto gli consentono di occuparsi in autonomia dei processi digitali senza la necessità di richiedere interventi al fornitore che, invece, erano necessari con il sistema che avevano in casa precedentemente.

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Tags: Gestione documentale, Digital transformation