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Superato il tornado B2B ogni CFO è tornato a fare i conti con efficienza e governance. A questo si aggiunge il nuovo formato XML (uno dei principali obblighi per la fattura elettronica 2022 che se non gestito adeguatamente porterà con sé ripercussioni sull'operatività degli utenti amministrativi) e uno scenario sempre più fluido, dovuto all'affermazione dello smart working. In questo articolo approfondiremo non solo i nuovi obblighi fattura elettronica ma ti forniremo anche qualche consiglio pratico per migliorare la gestione del ciclo passivo.

Obblighi fattura elettronica 2022: come cambia la gestione del ciclo passivo?

La fatturazione elettronica B2B, com'è noto, ha  costituito solo il primo passo compiuto dal Legislatore verso una digitalizzazione dell'intero processo documentale. Le reason why della norma - trasparenza fiscale e semplificazione - sono le stesse che peraltro stanno guidando la progressiva affermazione di un modello condiviso di fatturazione elettronica internazionale. Un nuovo passo in avanti verso la trasformazione digitale, in particolare, verrà fatto con l'introduzione di un nuovo formato XML delle fatture elettroniche, previsto come obbligatorio dal 1° gennaio 2022. Stiamo parlando, in particolare, dell'art. 1 (commi 1103 e 1104) della Legge di Bilancio 2021 che ha modificato la disciplina dell'esterometro. 

Che cosa prevedono i nuovi obblighi fattura elettronica?

Se da un lato viene abolito l’invio del tracciato trimestrale, dall’altro viene introdotto l’obbligo per le aziende italiane di inviare al SdI anche le informazioni relative alla fatturazione estera nello stesso formato “ XML B2B” delle fatture nazionali. In caso di mancato invio l’azienda inadempiente incorre peraltro nelle medesime sanzioni previste per l’omessa trasmissione dell’esterometro.

A questo proposito, il nuovo formato XML ha introdotto alcuni nuovi valori da attribuire al campo "Tipo Documento" che impatteranno principalmente sulle operazioni transfrontaliere. Il Tipo Documento (TD) è infatti un campo presente nelle informazioni di testata del file fattura XML che serve ad indicare il tipo di documento da trasmettere. Tra i più rilevanti valori introdotti vanno segnalati quelli relativi all'integrazione dell'IVA. Si tratta dei TD16, TD17, TD18 e TD19.

Concretamente, le fatture passive continueranno ad essere recapitate secondo le modalità liberamente concordate con il fornitore estero ma per l'azienda cliente italiana vige l'obbligo - per ogni fattura ricevuta - di produrre un file XML B2B da inviare a SdI contenente le informazioni previste dalle attuali norme in tema di integrazioni fatture per acquisto di beni e servizi per l'estero. A seconda del tipo di acquisto, nel file XML verrà specificato il TD di riferimento:

  • TD17: per gli acquisti di servizi;
  • TD18: per acquisti di beni intracomunitari;
  • TD19: per l'acquisto di beni ex. art. 17 c.2 d.p.r. 633/72;
  • il TD16: rappresenta invece il tipo documento per la gestione del reverse charge interno.

Risulta pertanto evidente che l’azienda dovrà gestire – nelle tempistiche previste dal legislatore - la generazione (vi sono infatti alcune modifiche anche sul fronte ciclo attivo), l’invio e ricezione di questi nuovi file in modo appropriato, legandoli alle relative ricevute e tenendoli separati dalle fatture elettroniche italiane al fine di evitare per esempio una doppia registrazione della fattura fornitore, oltre a doverne verificare la corretta ricezione da parte di SdI tramite un puntuale controllo delle ricevute.

I nuovi TD e le loro ricevute, essendo file XML, ovvero documenti nativi digitali, vanno conservati digitalmente a norma per essere opponibili nel tempo alle autorità competenti, proprio come le fatture elettroniche.

Queste nuove tipologie di documenti associate al formato XML sono già state introdotte opzionalmente dal 1° Ottobre 2020. Dai risultati della survey realizzata durante il nostro Seminario XML Automazione Ciclo Passivo per SAP, l'adozione dei nuovi TD è stata già completata solo da un'azienda su quattro mentre una su cinque ha avviato l'adozione ma non l'ha completata. Il 30% ha solo pianificato l'adozione mentre il 21% non ha messo in campo alcuna azione preventiva per iniziare ad utilizzare i nuovi TD.

L'adozione, sia per chi l'ha avviata in modo parziale sia per chi debba ancora concretizzarla, dovrà comunque essere completata entro fine anno. Dal 1° gennaio 2022 l'esterometro verrà esclusivamente trasmesso in formato XML e inviato a SdI entro il giorno 15 del mese successivo al ricevimento della fattura fornitore

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Consiglio #1 - Cogli le opportunità che la compliance porta con sé 

La compliance impone indubbi sforzi di aggiornamento ma - lo abbiamo imparato bene con la fatturazione elettronica - offre ampi margini di miglioramento. Nonostante possa sembrarti scontato, infatti, è fondamentale spostare il focus dall'adempimento ai nuovi metodi e strumenti di lavoro; in questo i nuovi obblighi fattura elettronica non fanno eccezione.

L'impiego dei nuovi TD, in particolare, sprigiona tre grandi opportunità:

  • evitare l'esterometro: sfruttare i nuovi TD consente di utilizzare un unico tracciato per gestire le fatture passive estere;

  • sfruttare gli automatismi che derivano dall'uniformare tutti gli adempimenti contabili e gestirli sotto forma di XML;

  • iniziare a lavorare in ottica di IVA precompilata, per anticipare il suo ormai prossimo ingresso a regime, previsto per il 2022.

Verso l'area AFC del 2022: non solo obblighi fattura elettronica ma anche tanta automazione

L'automazione, condizione necessaria per un miglioramento del modo di lavorare, consente di demandare ai tool digitali attività manuali a basso valore aggiunto per ridurre errori e concentrarsi su ciò che conta di più.

Su questo fronte l'integrazione tra sistemi è la chiave di volta. Parlando di ufficio AFC, è cruciale il dialogo tra sistemi ERP (come SAP) e l'hub di gestione documentale. Automatizzare il ciclo passivo significa, in prima battuta, affidarsi a cruscotti di pre-registrazione delle fatture elettroniche integrati all'ERP, disporre di workflow approvativi e gestire in modalità full digital le anomalie. Un'automazione più spinta, a cui alcune aziende più virtuose si sono già avvicinate, oltre ad includere gli elementi sopra citati, prevede processi di registrazione automatizzata delle fatture.

Secondo una nostra ricerca, poco più di metà delle medie grandi imprese (54%) ha adottato un primo parziale livello di automazione delle fatture e solo il 16% beneficia di un'automazione spinta del ciclo passivo. Quasi un'azienda intervistata su tre, invece, non prevede automazioni, fornendo all'ufficio amministrativo esclusivamente tool di produttività oltre all'ERP.

 

Consiglio #2 - Lascia che ERP e documentale dialoghino e... goditi lo spettacolo!

Il dialogo automatizzato tra gestione documentale ed ERP porta con sé tanti benefici che suoneranno familiari ad ogni utente amministrativo e, soprattutto, consentiranno di allentare la mole di lavoro manuale e passivo tipico di un ufficio strategico. Come?

  • 3way-match: sfrutta i dati relativi ad OdA e DDT (che per forza di cose risiedono nel tuo ERP) per effettuare riconciliazioni automatiche sui dati di quantità e prezzo delle tue fatture;

  • data-entry assistito: capitalizza le informazioni dell'XML e recupera le base dati già presenti nel tuo ERP (come codici OdA o fornitori) per ridurre il data entry e, quindi, gli errori;

  • gestione degli storni: velocizza le attività di storno, semplificando e rendendo agevole la riassociazione del documento originale al documento SAP (o di altro ERP).

Non c'è potenza senza controllo: il ruolo cruciale della governance nell'area amministrativa

Nonostante i cospicui benefici che l'automazione porta con sé, è fondamentale tenere a mente l'importanza della governance. Integrazioni e automatismi infatti, portano con sé una consistente mole di informazioni, dati e documenti che devono essere gestiti in modo opportuno e consultabili on demand. Non si tratta esclusivamente di rendere le informazioni raggiungibili con ricerche rapide o di aggiungere i documenti che servono tra i preferiti; si tratta bensì di un approccio dotato sia di logiche archivistiche - che accorpi documenti relativi alla stessa tipologia di pratica, cliente o fornitore - sia organizzative, in grado di supportare il lavoro dei collaboratori, basato su attività e processi digitali. 

Da questo punto di vista un hub di gestione documentale e di processi, purché adeguatamente integrato con l'ERP aziendale e compliant, è un vero e proprio must have.

Consiglio #3 - Presta grande attenzione alla governance di documenti e informazioni

Un software documentale non è solo la soluzione ideale per rispondere agli obblighi fattura elettronica ma è anche l'ideale per automatizzare e, soprattutto, avere la governance di informazioni e processi. Come?

  • Disponendo del fascicolo dell'ordine: un unico hub di riferimento che raggruppa in modo automatico e rende accessibili contratti, OdA, fatture, DDT e RdAconferme relativi ad una specifica fornitura;

  • Accedendo alle dashboard di monitoraggio: massima governance di attività da svolgere e scadenze da rispettare. Visibilità puntuale su eventuali colli di bottiglia con focus sui carichi di lavoro degli utenti;

  • Gestendo le code di lavoro: potenzia la collaborazione senza ricorrere a e-mail o telefonate, assegnando attività da svolgere e code di lavoro da smaltire a persone o team differenti on demand.

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Compliance agli obblighi fattura elettronica, automazione e governance: ecco il 2022 del CFO

Riassumendo quanto detto in precedenza, è evidente che gli obblighi fattura elettronica 2022 comportino un adattamento, seppur minimo, dal punto di vista della compliance. A questo aspetto, però, è fondamentale tenere a mente i benefici in termini di efficienza ed automazione che derivano dall'integrazione dei sistemi. Ultimo elemento, ma non meno importante, è quello della governance e del controllo. Ecco perché riteniamo che con tutta probabilità, saranno questi tre i pilastri su cui poggerà il lavoro del CFO e dell'area amministrativa nel corso del 2022. 

 

 

 

Tags: Fattura elettronica, Processi digitali, SAP, Area AFC