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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

I processi di vendita sono fra le attività aziendali che vantano le maggiori potenzialità di innovazione. Una loro efficace gestione digitale, fondata su strumenti tecnologici evoluti e integrati al contesto IT dell’impresa, è letteralmente in grado di rivoluzionare la loro implementazione: questo significa benefici in termini di efficienza operativa, ma anche minori rischi sull’attività di business nel suo complesso. Affidarsi a un fornitore capace di intercettare la giusta soluzione, ponendo lo sguardo non sui singoli tasselli ma sull’intero processo, diventa dunque essenziale per conquistare una carta vincente su questo fronte.  

 

Vediamo quindi, partendo da un case study concreto, che cosa può fare l’IT per i processi di vendita della tua azienda. E soprattutto, come un system integrator qualificato possa aiutarti a efficientare queste operazioni sino a renderle un gesto semplice, in grado di offrire rapidamente e in sicurezza il pieno riscontro del loro esito.  

 

Processi di vendita inefficienti e rischiosi: cosa fare? 

Prendiamo il caso di un’azienda italiana che si occupa di trasformazione del mais nei suoi derivati, un comparto in evoluzione e soprattutto in relazione commerciale con mercati geograficamente distanti ed eterogenei. I clienti di questa azienda vanno dalle aziende farmaceutiche al food processing, sino all’industria cartaria e degli imballaggi. Proprio quest’ultimo, in particolare, rappresenta uno degli sbocchi più promettenti: viste le norme sul biodegradabile di prossima attuazione, l’attenzione delle filiere su imballaggi derivati dal mais si fa infatti sempre più elevata. 

Sulla base di questo articolato contesto commerciale, l’azienda in questione - la cui segreteria commerciale è composta da un unico team per l’intero mercato globale - intrattiene rapporti e processi di vendita con realtà molto lontane, dialogando con grandi multinazionali dislocate nei luoghi più disparati. 

Il pain di base è dunque di natura operativa. Come fare in modo che la generazione e stipula dei contratti con i clienti venga resa più rapida e, al contempo, possa essere costantemente tracciata? Come far sì di avere in tempi brevi garanzia piena del buon esito della firma da parte del cliente, in modo da evitare che possano essere emesse fatture a fronte di contratti non ancora sottoscritti? Come, insomma, digitalizzare i processi di vendita in modo davvero efficace? 

Teniamo presente che l’azienda oggetto di studio è dotata del gestionale SAP e che la soluzione deve dialogare con esso in modalità bidirezionale. Le soluzioni di mercato, a un primo sguardo, sembrano soddisfare le sue necessità di efficienza, ma senza alcun dialogo con i sistemi aziendali. 

 

La soluzione IT che può rivoluzionare i tuoi processi di vendita 

La soluzione prescelta, poi rivelatasi vincente, supera invece questa lacuna. E si rivela efficace proprio per la sua capacità di porre l’attenzione ai processi di vendita nel loro complesso, evitando di limitarsi alla semplice firma del contratto. 

Nel dettaglio, la soluzione che consentirà all’impresa di efficientare i propri processi di vendita si fonda su alcuni cruciali punti di forza:  

  • integrazione con il sistema gestionale e il sistema documentale interno; 
  • digitalizzazione dell’intero processo di vendita; 
  • piena e costante possibilità di tracciatura; 
  • miglioramento delle user experience sotto la guida del sistema.
 

Step digitali che dialogano con il gestionale aziendale 

In pratica, viene ideato un processo integrato con SAP che, all’avvio dell'apposito workflow, prevede cinque macrofasi:  

  1. produzione di un pdf degli ordini con il draft del contratto; 
  2. passaggio all’area commerciale (account manager poi direzione commerciale) per un processo approvativo interno con firma elettronica; 
  3. invio al cliente per l’apposizione della firma elettronica a distanza; 
  4. ritorno al mittente; 
  5. conservazione digitale. 

La fase cruciale, sebbene la digitalizzazione coinvolga l’intero processo, è naturalmente la 3, relativa alla firma elettronica a distanza da parte del cliente. Il passaggio avviene grazie all’integrazione con uno specifico modulo integrato al sistema di gestione documentale interno, il quale permette di disporre di una firma con valore legale senza che il firmatario necessiti di dispositivi particolari, o comunque diversi dalla semplice combinazione mail-cellulare. 

 

La fase cruciale: la firma a distanza 

Al momento dell'apposizione della firma a distanza, quindi, il cliente riceve una mail con un link: quando vi si collega, gli viene richiesto di immettere una password usa e getta (OTP) inviata al cellulare e questo consente di considerare sottoscritto il contratto, procedendo con la generazione del certificato di firma. Il documento sottoscritto viene a questo punto richiuso e ritorna al mittente, il quale riceve una notifica dell’avvenuta firma. Sul gestionale aziendale, questo passaggio implica automaticamente il cambio di stato del contratto nel sistema di gestione documentale, facilmente monitorabile tramite dashboard dedicate. Lo stato del contratto viene inoltre aggiornato sul sistema gestionale SAP. 

Solo al termine di tutte le fasi, secondo le norme di compliance (in genere una volta all’anno) ed eventualmente facendo ricorso a un servizio in outsourcing, si può procedere alla conservazione digitale del contratto. 

come firmare digitalmente un documento

I vantaggi della soluzione 

Quali sono i vantaggi operativi e strategici che può comportare una gestione totalmente digital dei processi di vendita? 

L’esperienza accumulata con case study simili a quello raccontato permette di confermare l’efficacia della soluzione da svariati punti di vista: 

- Costante possibilità di tracciamento: l’attivazione di workflow specifici consente infatti di monitorare ogni passaggio del processo di vendita, valutando in ogni momento il suo stato di avanzamento o l’eventuale presenza di uno stallo. Questo facilita in modo evidente le attività di sollecito da parte dell’owner workflow, il quale viene anche allertato nel caso il contratto non sia firmato nei tempi previsti. Il beneficio consente di superare una delle problematiche iniziali: l’eventualità che si potesse procedere con la fattura di un ordine su contratti non ancora sottoscritti. 

- Step operativi completamente guidati dal sistema: gli addetti hanno il compito di compilare il contratto all’interno del gestionale aziendale, quindi, una volta terminate le operazioni, tutto viene preso in carico dal sistema. Sarà questo a guidare in modo user friendly e automatico ogni passaggio da svolgere. Si tratta di un beneficio che dà uniformità di metodo di lavoro, mai semplice da ottenere soprattutto in area commerciale, e che migliora sensibilmente la user experience. 

- Piena applicabilità alle attività in smartworking: un processo così gestito ha valore non solo per segreterie commerciali che operano esclusivamente in presenza, eventualità di fatto sempre più rara, ma anche per le aziende che hanno addetti commerciali dislocati sul territorio in regime smartworking. Tutti i processi di vendita possono infatti essere gestiti completamente in mobilità. 

- Focus non sulle attività, ma sui processi di vendita nel loro complesso: a fare la differenza tra le soluzioni di digitalizzazione presenti sul mercato è la capacità di implementare un processo a tutto tondo che integri sistemi differenti e dia feedback puntuali. Si tratta del risultato cui mirava la soluzione proposta e attuata nel case study oggetto di studio. 

 

L’importanza del giusto provider IT 

Sul tema della digitalizzazione dei processi di vendita il mercato oggi è estremamente concorrenziale e offre numerose alternative. Come scegliere quindi il giusto fornitore? La carta vincente sta, come sempre quando si tratta di processi aziendali, nelle possibilità di semplificazione 

Il giusto provider di software e servizi digitali è quello che, intercettando correttamente i pain del cliente, saprà delineare processi di vendita che comportino i minori disagi agli addetti: processi integrati con il gestionale aziendale, e dunque facilmente gestibili dall’intera organizzazione, e bisognosi di poca formazione, ad esempio grazie ad una guida automatica per task da parte del sistema. Vien da sé che una risposta evoluta a queste necessità potrà provenire solo da fornitori IT qualificati su questi temi, capaci di vantare competenze solide sulle soluzioni per gestire contratti digitali e sugli strumenti di firma a distanza, di tipo organizzativo, normativo e di processo. 

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Tags: Processi digitali