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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

La digitalizzazione dei processi permette l’affermarsi di modelli di lavoro e business nuovi, più snelli ed efficaci e che favoriscono una maggiore produttività con un minor dispendio di tempo e risorse rispetto al passato. La digitalizzazione è in grado di permeare tutta l'azienda, può essere implementata all'interno di qualsiasi divisione di impresa gestendo in maniera rapida ed efficiente tutti i dati che le appartengono.

In sostanza rendere digitale, e quindi immediatamente condivisibile, la conoscenza dell'azienda mediante sistemi informativi integrati, permette di rendere più fluidi l'azienda e il suo modo di operare, riduce la complessità. E cosa altrettanto fondamentale per essere più produttivi, promuove la collaborazione, semplificando le organizzazioni tradizionalmente gerarchiche e spesso troppo burocratizzate.

 

Digitalizzazione dei processi: quali strumenti servono

Artefici di questi fondamentali cambiamenti sono i software che implementati in vari ambiti aziendali determinano significativi risparmi sui costi. Esistono diverse tipologie di strumenti che variano per dimensioni e complessità e che si contraddistinguono in base alle loro funzioni. In linea generale, possono occuparsi di attività operative, supportando per esempio le aziende nelle operazioni di acquisto e vendita di materie prime e poi dei prodotti finiti. Il ruolo degli applicativi può però essere anche più strategico, basti pensare ai tool che consentono di analizzare le performance dell’azienda per sollecitare innovazioni dei metodi di lavoro e del miglioramento del time-to-market per arrivare, appunto, alla funzione più preziosa e raffinata di questi strumenti che è quella del supporto ai manager di alto livello per il loro processo decisionale.

Nello specifico, le soluzioni di Enterprise Information Management (EIM) includono tutte quelle tecnologie che vanno dalla gestione delle informazioni e dei documenti a 360 gradi ai sistemi di monitoraggio e misurazione dei processi, anche in un’ottica di miglioramento della customer experience.

 

Quali sono i vantaggi dalla digitalizzazione dei processi

La dematerializzazione sta alla base della digitalizzazione dei processi ed è un aspetto che determina vantaggi da vari punti di vista. Annullare o ridurre al minimo la presenza di carta in azienda significa risparmiare tempi e risorse e aumentare la redditività. Le persone impiegate nell’archiviazione e nel recupero dei documenti vedono infatti liberarsi del tempo che possono dedicare ad attività a maggiore valore aggiunto; d’altra parte, viene meno la necessità di allestire grandi archivi e gestire gli spazi utili alla loro realizzazione. Inoltre, tendono ad azzerarsi le possibilità di errori dovuti a compilazione manuale, di ritardi nel trasferimento dei messaggi utili al lavoro dei propri colleghi e, in generale, di rallentamenti.

I benefici riconducibili alla digitalizzazione dei processi possono però andare più in profondità, al cuore dell’organizzazione. Avere una visione completa e aggiornata dell’operatività dell’azienda, come accennato sopra, consente infatti di intervenire in modo tempestivo ove sia necessario per non penalizzare le performance complessive dell’azienda e di farlo in base a informazioni reali; ciò significa avviare un circolo virtuoso per cui si ha un miglioramento continuo delle attività (il che include la riduzione degli sprechi, la possibilità di aggiornare gli obiettivi dei collaboratori, selezionare i fornitori più convenienti per ciascuna commessa, eccetera).

Interessanti ripercussioni positive della digitalizzazione dei processi aziendali possono sperimentarsi anche al di fuori del perimetro aziendale; basti pensare alla possibilità di implementare una più efficiente supply chain, al fine di semplificare i rapporti con i fornitori e rendere più smart ed efficienti le comunicazioni con il cliente finale. Anche in questo caso avere una più efficace interazione con i propri interlocutori significa evitare di commettere errori e di sostenerne i relativi costi, di fornire assistenza e informazioni in modo più tempestivo, costruendo una migliore immagine sul mercato e, infine, permette di mettere a punto una migliore strategia logistica per la distribuzione dei prodotti.

 

Digitalizzazione e ottimizzazione dei processi: il trend del business

Il fatto che la digitalizzazione dei processi comporti un enorme vantaggio competitivo per le aziende è infine dimostrato dai numeri. Secondo Report Assintel 2019, l’automazione e l’ottimizzazione dei processi è tra le principali priorità dell’IT delle aziende italiane, al secondo posto solo alla riduzione dei costi. Lo stesso andamento positivo si ritrova lato applicativo, dove l’adozione dei software che permettono la gestione documentale e workflow è in continua crescita. Dal 2018 al 2019 l’investimento delle aziende italiane in software “Collaborative & Content Application”, e quindi di Enterprise Information Management, prevede un incremento superiore al 9%, superando tutte le altre famiglie di applicativi (CRM, ERM, SCM e altro). È significativo, infine, osservare, che questo trend non solo accomuna tutte le fasce di aziende dalle PMI alle enterprise, ma anche tutti i settori, dalla PA all’industria.

Questi dati non sorprendono se si pensa ai vantaggi connessi alla digitalizzazione dei processi, in termini di aumento della competitività dell’organizzazione, produttività ed efficienza, in poche parole tutto quello che le aziende hanno bisogno oggi per competere.

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Tags: Digital transformation