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Saper tracciare, gestire e comunicare la responsabilità aziendale delle azioni che l’impresa compie nella sua attività ordinaria è cruciale per garantire la credibilità del business.

Agli occhi dei clienti, del mercato e degli stakeholder, non esiste bene più prezioso. Da questo punto di vista, il digitale è un alleato prezioso. Non solo: una gestione digitale dei documenti e dei processi,

inoltre, supporta ogni Dirigente nel documentare correttamente le azioni preventive, fornendo al management maggiori tutele al suo operato.

Sempre più spesso le aziende si confrontano con delicate procedure normate dalla legge: che siano dovute ad esigenze di sicurezza, a ragioni di compliance di settore o a standardizzazione internazionale, le prescrizioni richiedono sempre un rigoroso rispetto. La conseguenza non è il semplice allineamento alle richieste legislative, ma anche un sollievo in termini di responsabilità aziendale amministrativa, civile o, al peggio, penale degli addetti e dei manager coinvolti.

Responsabilità aziendale: il rischio è trascurare le criticità 

Le criticità, in una complessa vita d’impresa, non sono sempre facili da dribblare. In molti casi il potenziale rischio di trasgressione delle regole si annida fra cavilli e adempimenti burocratici, o viene semplicemente trascurato per abitudine. Immaginiamo il caso di un infortunio, di gestione di una gara importante ed elaborata, di un’ispezione ISO, di ricorso a un muratore che risulta privo del Durc o di un outsourcing gestito da un’azienda che risulta poi non certificata. Si tratta di violazioni importanti, cui un’impresa può esporsi anche in buona fede, ma che finiscono sempre per provocare rischi seri in termini di responsabilità aziendale del Dirigente.

Come comportarsi in casi simili? Prendiamo l’esempio della presenza di un muratore sprovvisto di documentazione: il fatto, una volta appurato, dovrà essere motivato e ricostruito sin dalla sua genesi. Bisognerà comprendere chi ha concesso la collaborazione, chi ha dato autorizzazione all’ingresso, perché l’impresa si sia affidata a un professionista non a norma. In altri termini, bisognerà delineare con certezza l’iter della responsabilità aziendale.

Immaginiamo, invece, un caso sempre più frequente di esposizione al rischio: il trattamento di dati personali, secondo le prescrizioni del GDPR europeo. Per operare secondo le norme di legge, l’azienda dovrà essere in grado di verificare costantemente l’effettiva tutela e sicurezza delle informazioni, ma dovrà anche essere in grado di garantire che il loro uso è avvenuto con le modalità e per le finalità indicate all’utente in fase di raccolta. Dovrà inoltre implementare in modo corretto il ciclo di vita dei dati, stabilendo con rigore da dove provengano, chi li possa raccogliere, quali profili autorizzativi siano previsti per il loro trattamento, quanto a lungo possano essere trattenuti e in che modo debbano essere eliminati alla loro scadenza.

Sul GDPR un illecito può costare caro in termini di responsabilità aziendale. A livello amministrativo, la condotta contraria alle normative viene sanzionata in base alla normativa europea, che prevede multe sino a 10 milioni di euro o al 2% del fatturato di gruppo. Ma le responsabilità possono avere risvolti anche penali: in questo caso sono i singoli Stati a stabilire i requisiti per la configurazione di un reato, con le conseguenze giudiziarie che ne possono seguire.

Digitalizzare è la parola d’ordine 

La gestione della responsabilità aziendale è una problematica che investe molti ambiti: dal campo del trattamento dati si può sconfinare a quello finanziario e amministrativo, dai bilanci aziendali agli atti di nomina, sino alle pratiche anticorruzione e alla sicurezza dei lavoratori.

Davanti a tutte queste criticità, affidarsi a procedure analogiche, perlopiù cartacee e manuali è controproducente. La delicatezza delle operazioni, la necessità di condividere i documenti con numerosi utenti e la necessità, al contempo, di rispondere a requisiti di riservatezza, accuratezza e disponibilità delle informazioni impongono ormai il ricorso a soluzioni digitali finalizzate specificamente alla gestione documentale.

Il supporto di uno strumento digitale offre benefici tangibili alla gestione di queste delicate procedure:

  • Maggior semplicità operativa; 
  • Maggior immediatezza nell’attuazione del processo; 
  • Piena tracciabilità dei documenti (grazie a log di condivisione e visualizzazione); 
  • Reperibilità immediata dei documenti e delle informazioni; 
  • Facilità di condivisione; 
  • Facilità di consultazione; 
  • Maggior velocità dell’iter approvativo; 
  • Facilità di gestione dal punto di vista delle revisioni; 
  • Possibilità di standardizzazione dei fascicoli documentali; 
  • Semplicità di aggiornamento dei documenti secondo le ultime normative. 

Nel caso di pratiche particolarmente critiche e suscettibili di rischio, ruoli come il responsabile qualità aziendale e il gestore della documentazione legale necessitano di disporre di una documentazione verificata, precisa, completa e certa. L’utilizzo, dunque, di una soluzione digitale che facilita questo risultato è necessario, soprattutto per consentire anche una corretta visualizzazione del procedimento, la possibilità di gestione delle revisioni e la rintracciabilità in ogni momento della documentazione.

Ecco quel che non può mancare in azienda 

Che cosa deve quindi prevedere l’azienda?   

Un trattamento corretto delle informazioni, a prova di rischio in termini di responsabilità aziendale, deve necessariamente fondarsi su una doppia componente (e nessuno degli elementi può essere trascurato): 

  1. Un adeguato assetto organizzativo, per consentire la massima chiarezza dei processi di trattamento, la piena conoscenza dei passaggi e l’individuazione dei ruoli aziendali coinvolti;
  2. Il supporto di una soluzione tecnologica specifica, in grado di facilitare lo svolgimento di tutti i passaggi nei modi previsti, prevenendo azioni accidentali che possano compromettere - alterandole, divulgandole in modo illecito o distruggendole - le informazioni. 

In questo quadro, il sostegno di un consulente qualificato, con competenze specifiche nel campo della gestione documentale e un’offerta customizzata in termini di soluzioni IT ad hoc, si rivelerà prezioso, se non irrinunciabile. Con benefici concreti in termini non solo di operatività ed efficienza, ma anche di gestione del rischio e della responsabilità aziendale. 

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Tags: Processi digitali