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Un sistema di gestione della qualità (SGQ) rappresenta oggi il principale driver per il miglioramento e la crescita della competitività aziendale. Nel contesto attuale, infatti, nessun altro strumento risponde in modo altrettanto efficiente alla sempre più pressante esigenza di miglioramento dei processi di gestione e dei servizi erogati.

La sua efficacia è dimostrata anche dalle voci sul campo. Secondo una ricerca di qualche anno fa del CEBR (Center for Economics & Business Research), per il 70% delle imprese gli standard di qualità contribuiscono a migliorare la supply chain e la qualità dei prodotti e servizi offerti, mentre per il 50% di loro adottare standard di qualità favorisce l’innovazione d’impresa grazie ad una più efficiente diffusione delle conoscenze.

La complessità dei processi e i flussi documentali relativi al SGQ richiedono il supporto della digitalizzazione, in quanto svolgere manualmente attività come la predisposizione e la distribuzione dei documenti della qualità, l’audit e la gestione delle non conformità compromettono l’efficacia e il raggiungimento degli obiettivi prefissati.

Scegliere la soluzione tecnologica più adatta alla propria realtà aziendale, tuttavia, può non essere facile. Ecco perché diventa fondamentale affidarsi a chi può vantare esperienza e competenza in merito: noi di Siav, ad esempio. Che in questo senso rappresentiamo una voce primaria e una fonte di suggerimenti concreti per arrivare alla decisione migliore.

Uno strumento cruciale verso gli obiettivi di qualità

Davanti a normative e certificazioni che devono essere prontamente recepite e costantemente verificate con la massima precisione, il sistema di gestione della qualità riveste un ruolo cruciale nella gestione dei processi quotidiani e nel supporto del personale verso il raggiungimento degli obiettivi aziendali di qualità. Per molte imprese, tuttavia, può non essere banale dare a queste funzionalità una veste digital: dove questi processi sono ancora gestiti in modo frammentato e prevalentemente analogico, valutare in quale direzione muoversi non è semplice né immediato.

Se però l’obiettivo aziendale è lavorare per la qualità con qualità, una soluzione software a supporto dell’SGQ diventa essenziale. Questo strumento permette infatti di individuare le aree di miglioramento dei processi, garantendo un supporto totale ad ogni fase prevista dall’SGQ e, più in generale, dagli standard di compliance e governance che l’organizzazione ha scelto di adottare.

 

Sistema gestione qualità Siav: un unico hub per tutto il workflow

Ma come arrivare ad intercettare il giusto software a supporto del sistema di gestione della qualità?

Noi di Siav da trent’anni siamo specializzati nell’ottimizzazione della gestione di processi e procedimenti tramite il ricorso alla dematerializzazione e alla gestione digital, con referenze in tutti i settori. Questo ci rende una voce autorevole anche nel campo della gestione qualità.

Sul fronte SGQ, i clienti che ci hanno già scelto possono contare sulla piattaforma di Enterprise Information Management che porta la nostra firma, Archiflow: è questo il cuore pulsante che sta alla base di tutte le soluzioni che proponiamo, le quali sono a loro volta aperte all’integrazione con sistemi terzi.

La piattaforma gestisce da un unico punto l’intero workflow, in termini di predisposizione, approvazione, verifica e distribuzione documenti, grazie a una soluzione tecnologica che vanta la capacità di dematerializzare completamente i processi e di rendere flessibile tutto il ciclo di lavoro (grazie alla numerosità delle installazioni, al portale distribuito tramite web e alle integrazioni con gli altri software aziendali).
È inoltre uno strumento in perfetta linea con la normativa, dall’interfaccia semplice e fruibile ovunque, e caratterizzato da un’elevatissima configurabilità a fronte di bassi costi gestione e manutenzione.

Si tratta, in pratica, di una soluzione talmente flessibile che la qualità è solo uno dei casi in cui può trovare applicazione: essa è infatti più in generale estendibile alle esigenze di governance, quality e compliance di ogni organizzazione, che oltre a coprire aspetti più comuni (come le certificazioni ISO nel caso della qualità) si adatta alla governance dei processi legati al lavoro, all’ambiente, alla sicurezza.

 

Un supporto capace di implementare tutti i processi

Ricapitolando, quel che è importante tener presente è che un buon software a supporto della qualità deve essere capace di implementare tutti i processi chiave: dalla predisposizione, gestione e distribuzione dei documenti alla gestione dell’audit, passando per le non conformità e i reclami.
Entrando un po’ più nel dettaglio, quali sono le caratteristiche che deve avere un software a supporto del sistema gestione qualità? Individuando tre dei più ricorrenti processi in ambito qualità, governance e compliance, abbiamo provato a identificare quali sono le caratteristiche necessarie che deve avere un software necessario per gestire questa tipologia di processi.

 

Predisposizione, gestione e distribuzione dei documenti

La soluzione di predisposizione, gestione e distribuzione dei documenti a supporto dei processi di governance, qualità e compliance deve innanzitutto garantirti un archivio centralizzato di modelli digitali di manuali, istruzioni operative e procedure da cui puoi partire per la redazione e la revisione dei tuoi documenti. La creazione di nuovi documenti deve avvenire in modalità collaborativa con colleghi e team di lavoro, all’interno di uno spazio digitale che permetta di tracciare accessi, modifiche e versioni di ogni file.

Le attività quotidiane diventano task e i processi, sempre restando dentro al sistema, devono diventare workflow: costruire il percorso di lavoro, con presa visione, approvazione e sottoscrizione dei documenti deve diventare questione di pochi clic. Le firme di cui hai bisogno possono essere di ogni tipo: digitali, remote, grafometriche, in presenza o a distanza.

Il contenuto definitivo può essere distribuito all’interno di una intranet o di un portale web integrato, notificando agli utenti la pubblicazione di nuovi contenuti e permettendo una consultazione rapida, intuitiva e facilmente filtrabile; per questo è fondamentale che il tool che sceglierai disponga di un portale nativamente integrato o sia facilmente integrabile con i portali documentali più diffusi sul mercato. Gestire il processo in modo 100% digitale significa inoltre possibilità completa di tracciamento automatico delle attività; accertati che la soluzione ti metta a disposizione dashboard e grafici sono al tuo servizio per supportare la presa di decisioni in tempo reale.

 

Audit management

Una soluzione di audit management deve consentire innanzitutto, tramite percorsi completamente guidati, di costruire la mappatura completa di qualsiasi asset aziendale (oggetto di audit), tipicamente processi, procedure o funzioni aziendali. Per ciascun oggetto deve essere possibile collegare in modo rapido i relativi rischi individuati, l’elenco puntuale dei controlli da effettuare e i relativi responsabili. In fase di mappatura e definizione dell’oggetto di audit inoltre, il sistema deve supportare la preparazione dei questionari di verifica da sottoporre agli auditor, interni o esterni.
A questo punto si deve poter procedere alla preparazione del piano di audit e alla esecuzione dei singoli audit andando ad assegnare le attività̀, preparatorie, esecutive e conclusive, agli auditor del gruppo di lavoro, tramite attività̀ (task) e processi (workflow) rigorosamente 100% digitali.

 

Gestione non conformità e azioni correttive

Il software a supporto del sistema gestione qualità perfetto è quello che consente di gestire tutte le tipologie di non conformità, sia interne che esterne. La soluzione, tramite web services, deve integrarsi con software, portali ed applicazioni esterne per raccogliere le possibili non conformità da ogni canale. Sfruttando le informazioni raccolte si deve poter innescare flussi di lavoro automatici e personalizzati a seconda della non conformità rilevate, definendo ad esempio quali team sono da coinvolgere e scadenzando le attività da svolgere. Tieni sotto controllo la pianificazione sia periodica che puntuale di ogni azione correttiva. Sfrutta i workflow del sistema per assegnare automaticamente le attività da svolgere ai responsabili e monitorane intervento ed efficacia. Le dashboard della soluzione devono essere a tua disposizione per indicarti gli effetti delle azioni correttive pianificate ed implementate, performance ed indicatori di qualità.
E i reclami? Devi poterli gestire, sia in ambito B2B che B2C orchestrando il dialogo di tutti i sistemi terzi (app, portali, siti) tramite un hub integrato che ti consente di avere una gestione unificata di qualsiasi reclamo.

Tutto chiaro? Si tratta di un supporto capace di implementare tutti i processi

Un software di gestione della qualità, della compliance e della governance, potendo contare su un set di informazioni digitali "pronte all'uso", consente di svolgere questa attività in modo snello, senza operazioni manuali.

Archiflow, la nostra proposta, è talmente flessibile e capillare da rivelarsi lo strumento ideale per gestire processi anche trasversali. Pur riuscendo ad offrire funzionalità squisitamente dedicate ad alcuni reparti aziendali, come HR, Amministrazione e Logistica, questo strumento mantiene un unico hub di riferimento aziendale per la gestione di contenuti e processi. E questo rappresenta un valore aggiunto cruciale.

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