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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Quando parliamo di qualità, facciamo riferimento a un concetto ampio, che racchiude al suo interno molteplici significati e interpretazioni. Possiamo dire che oggi la qualità è diventata un elemento trasversale in quasi tutti i settori e, soprattutto, in quasi tutte le aree e funzioni aziendali di qualsiasi organizzazione. Dall’intendere la qualità come conformità a determinati requisiti esplicitati dai clienti, si è giunti a interpretare la qualità come la capacità di rispondere a standard e requisiti specifici, definiti e concordati sulla base di regole ben precise.

In questi ultimi anni, il concetto di qualità si è fatto strada anche all’interno delle organizzazioni pubbliche e, in modo particolare, nel Sistema Sanitario Nazionale (SNN). In questo contesto, il Sistema Gestione Qualità (SGQ) si configura come un importantissimo asset per sviluppare l’efficienza dei processi e il buon funzionamento degli stessi.

 

Il Sistema Gestione Qualità nelle aziende sanitarie

Un efficace SGQ all’interno di una struttura sanitaria che si attiene generalmente alla norma ISO 9001 (e non solo a questa) impone una serie di attività che devono essere svolte sistematicamente. Tra queste, un esempio riguarda la rilevazione degli eventi indesiderati, conosciuti anche come ‘non conformità’, e l’adozione delle conseguenti e opportune azioni correttive.

Al fine di condurre una buona attività di analisi, è fondamentale l’impegno per la definizione di linee guida e standard tecnici, organizzativi e strutturali, così come il monitoraggio della soddisfazione del paziente, al fine di misurare, valutare e migliorare, qualora fosse necessario, la qualità dei servizi e delle prestazioni erogate.

Il raggiungimento di tali obiettivi avviene attraverso l’individuazione di indicatori chiave, da intendersi come sia manageriali, sia clinici. Gli indicatori in questione, oltre a dover misurare il livello della prestazione effettuata e l’efficienza dei servizi offerti, devono necessariamente essere affidabili, specifici e misurabili, in modo tale da poter verificare con correttezza le anomalie e, se necessario, intervenire tempestivamente sul sistema al fine di migliorarne il funzionamento.

La progressiva affermazione del bisogno di migliorare il livello qualitativo dell’assistenza sanitaria ha ricevuto in questi ultimi anni una legittimazione normativa ben definita. Tra gli interventi in questo senso, emerge il Decreto legislativo n°502 del 30 dicembre 1992 (e successive modifiche), che prevede “la verifica e la revisione della qualità delle prestazioni come metodo adottato in via ordinaria”. Appare quindi evidente come anche per la qualità nella sanità diventi indispensabile l’analisi dei rischi e delle opportunità in funzione dei fattori interni ed esterni derivanti dall’analisi del contesto in cui opera la struttura.

La qualità, come detto, può essere intesa in diversi modi. In particolare, sono state definite delle dimensioni della qualità, tra cui troviamo:

  • la qualità professionale, che impatta sul processo e si realizza attraverso l’efficacia degli interventi e la competenza professionale. In questo contesto, erogare qualità significa fornire servizi all’altezza agli utenti che li richiedono e il livello di qualità può essere misurato nelle caratteristiche di prodotto, nelle prestazioni e nella loro tempestività e appropriatezza, nella correttezza tecnica, nonché nella continuità dell’assistenza;
  • la qualità organizzativa, che fa riferimento alle modalità di impiego delle risorse disponibili, al personale, alle attrezzature e agli edifici e, chiaramente, alle modalità organizzative delle stesse;
  • la qualità percepita, intesa anche come l’esito, ovvero il cambiamento dello stato di salute dovuto agli interventi sanitari, che possono portare, per esempio, alla riduzione della sofferenza e al prolungamento della vita o, viceversa, nell’aumento delle complicazioni.

Ma non è finita qui: in un panorama tanto complesso che comprende i diversi campi di analisi sopra descritti, sono molteplici anche le metodologie maggiormente utilizzate per condurre tale attività. Nello specifico, esistono:

l’approccio tecnico-professionale, che a sua volta include:

-l’attività di audit clinico e medico;
-il miglioramento continuo della qualità (quality assurance e VRQ – Verifica e revisione della qualità dell’assistenza);
-l’accreditamento professionale, generalmente di natura volontaria e autogestito;
-le linee guida e l’evidence-based medicine, ovvero un metodo clinico ideato per il trasferimento delle conoscenze derivanti dalle ricerche scientifiche alla cura dei singoli pazienti.

l’approccio organizzativo gestionale, che vede nei seguenti metodi gestionali gli strumenti per implementare il modello “Qualità” nel sistema sanitario:

-Total Quality Management, che prevede l’applicazione del ciclo di Deming (Plan, Do, Check Act) e dove il focus è centrato sulla prevenzione dell’errore e sugli aspetti organizzativi della struttura. Si concentra su una pianificazione sistematica di lungo termine e su un approccio che porta a esaminare con spirito critico tutti i processi per ridurre gli sprechi e le attività che non forniscono valore aggiunto;
-Certificazione di qualità (ISO 9000);
-Accreditamento autorizzativo e requisiti minimi di qualità: si fa riferimento a un valido strumento per superare la mancanza di verifiche sostanziali, in particolare sul piano tecnico e organizzativo, recependo finalmente il processo di miglioramento continuo;
-Accreditamento all’eccellenza, inteso come l’apice della qualità aziendale, il livello massimo a cui tendere nella logica di miglioramento continuo.

l’approccio partecipativo, noto anche come APQ, che risulta essere il metodo più conosciuto. Esso consiste in una procedura di valutazione dei servizi pubblici e socio-sanitari, caratterizzata da un’impostazione partecipativa che prevede il coinvolgimento di cittadini e operatori non solo come fonte di informazione, ma anche come soggetti attivi nella realizzazione dell’indagine e come utilizzatori dei risultati.

Webinar Qualità-1

 

Il ruolo del digitale in sanità

All’interno di questo perimetro tanto ampio quanto complesso, un percorso di digitalizzazione può favorire l’adozione di nuovi processi indubbiamente più efficienti e permettere la raccolta di indicatori adeguati per un monitoraggio delle prestazioni in tutti gli ambiti della qualità che abbiamo visto estendersi alla dimensione professionale, organizzativa e percepita.

Se, da una parte, il settore sanitario è sempre stato più lento a introdurre il cambiamento e le nuove tecnologie, dall’altra parte è necessario che riconosca i vantaggi che derivano dalla trasformazione digitale pensata proprio per le strutture sanitarie: tra questi emerge sicuramente la possibilità di migliorare la cura del paziente e mettere così al centro la persona, di ottimizzare l’efficienza operativa attraverso l’automatizzazione dei processi, di ridurre l’uso di carta e spazio per gli archivi.

 

Secondo una ricerca dell’Osservatorio del Politecnico di Milano, già nel 2015 gran parte della spesa delle aziende sanitarie riguardava la digitalizzazione di processi clinico-sanitari e amministrativi, con particolare riferimento agli investimenti legati alla dematerializzazione e conservazione a norma dei documenti, alle soluzioni di gestione amministrativa delle risorse umane, e al supporto, sempre più necessario, della Clinical Governance. Un trend in costante crescita, tanto che nel 2020 la spesa per la Sanità Digitale è cresciuta del 5% rispetto al 2019, raggiungendo un valore di 1,5 miliardi di euro, pari all’1,2% della spesa sanitaria pubblica.

 

Se la direzione, a fronte di questi dati, suggerisce chiaramente di puntare alla digitalizzazione dei processi in sanità, è naturale dedurre come anche il Sistema Gestione Qualità e tutte le aree che lo costituiscono possano beneficiare di un opportuno percorso di digitalizzazione che offra sia un maggiore controllo dei processi in toto, sia una maggiore governance di ogni singolo step di processo.

 

Le aree di intervento per la digitalizzazione della sanità

Dato che parliamo di qualità nelle strutture sanitarie, può essere utile fare un po’ di chiarezza su quali siano gli ambiti di applicazione sui quali il team di esperti di Siav Healthcare si concentra, con l’obiettivo di introdurre efficacemente la digital transformation nella sanità.

Innanzitutto, l’intero processo di gestione, redazione, controllo, approvazione e distribuzione dei documenti del sistema qualità può essere dematerializzato al 100% attraverso gli appositi strumenti di gestione documentale, collaboration e workflow management. Tale processo può essere esteso anche alla dematerializzazione della documentazione relativa all’accreditamento istituzionale con gli opportuni strumenti di business process management. Viene da sé intendere quali siano i benefici, a partire dall’utilizzo delle firme elettroniche alla pressoché totale riduzione delle copie cartacee.

Anche il processo di audit management, che generalmente si compone di una serie di azioni di verifica sull’efficacia delle funzionalità del sistema di controllo interno e di coerenza della conformità o regolarità dei comportamenti può essere efficacemente digitalizzato, assieme alla stessa mappatura dei rischi. Attraverso il digitale, la raccolta e l’analisi delle informazioni è semplificata, grazie a strumenti quali questionari personalizzati e strumenti di comunicazione diretta fra auditors e soggetti auditati. Inoltre, la certificazione dei processi e il rispetto della compliance diventano parte imprescindibile di tale processo.

A ciò si aggiungono anche tutte le tipologie di segnalazione, non conformità, incidenti, cadute e reclami, che possono essere gestiti con grande efficacia all’interno di un percorso di processo, controllando appieno i tempi di risposta, le scadenze, gli uffici e gli utenti coinvolti e la reportistica. Lo stesso vale per tutto il percorso di risposta alle segnalazioni, soprattutto per quanto riguarda le non conformità.
In particolare, l’introduzione di un sistema digitale efficace permette di avere piena visibilità dei trattamenti immediati, delle azioni correttive e preventive, delle verifiche dell’efficacia, così come degli interi piani di miglioramento.

A ciò si aggiungono gli indicatori di performance, che possono essere definiti e strutturati per la raccolta dei dati dai reparti e dalle strutture: ciò consente un’automatica attivazione dei cruscotti e della relativa reportistica dedicata. All’interno dei reparti e dei processi è anche possibile dematerializzare interamente il processo di raccolta di dati attraverso l’uso di checklist.

 

AMBITI

Le aree di intervento di Siav Healthcare, la divisione dedicata alla digitalizzazione della Sanità

 

Audit management in sanità: una best practice all'insegna della digitalizzazione

Sono numerose le best practice e i vantaggi che Siav Healthcare, attraverso la sua expertise e il ruolo centrale che riconosce nel processo di digitalizzazione della sanità, ha portato a quasi 90 clienti (anno 2020) distribuiti su tutto il territorio nazionale. I casi di eccellenza che hanno contribuito a una costante evoluzione del settore spaziano dalla digitalizzazione del processo di gestione delle non conformità alla predisposizione, approvazione e distribuzione controllata dei documenti, passando per l’attività di audit e mappatura dei rischi a quella di raccolta dati in modo strutturato.

Per quanto riguarda il processo di audit management, vogliamo raccontarvi di una nota realtà sanitaria che è stata in grado di introdurre all’interno dell’ufficio Qualità un processo completo end-to-end che ha nettamente unificato e favorito il controllo delle attività, migliorando la gestione del lavoro quotidiano.

Che cosa ha previsto tale intervento?
Il caso studio ha visto un iniziale censimento degli oggetti di audit e della mappatura dei relativi rischi, i quali vengono costantemente monitorati, in modo tale da poterli contenere e controllare con periodicità.
La presenza delle adeguate tecnologie ha giocato un ruolo cruciale anche nel coordinamento e nella gestione di tutte le attività del team di audit, favorendo l’ottimizzazione dei tempi e l’organizzazione delle to-do list. In particolare, attraverso l’utilizzo dello scadenzario digitale, l’ufficio Qualità è stato messo nelle condizioni di ricordare sistematicamente tutti gli audit pianificati e, attraverso il portale dedicato, di annotare informazioni, allegare foto e documenti necessari, tutti archiviati in automatico.
La proattività del sistema, inoltre, si contraddistingueva anche nel caso di registrazione di non conformità, che venivano gestite prontamente grazie all’avvio immediato di workflow e all’applicazione delle azioni correttive necessarie.

L’introduzione del digitale all’interno dell’ufficio Qualità e, più nello specifico, a supporto delle attività di audit ha garantito una serie di benefici, tra cui emergono:

  • la possibilità di gestire i processi di audit da un unico hub: tutti gli audit, interni ed esterni, vengono gestiti in modo uniforme attraverso un portale che funge da punto di riferimento per svolgere end-to-end le suddette attività. Priorità e scadenze imminenti sono notificate dal sistema che avvisa gli utenti della necessità di prendere in carico un’attività;
  • la totale sicurezza di ogni singola informazione archiviata: l’archiviazione di ogni contenuto è completamente automatica e resa trasparente all’utente. Ciò non riguarda solamente i file relativi alle rilevazioni, ma anche i report finali degli audit, che vengono generati in automatico e preservati digitalmente nell’archivio;
  • la chiarezza delle azioni: le attività di gestione delle non conformità, dei trattamenti immediati e delle azioni correttive, così come la verifica della relativa efficacia, oltre a essere integrate nel processo, vengono realizzate tramite task e workflow totalmente digitali. I programmi di lavoro, inoltre, vengono rappresentati graficamente tramite dashboard dedicate all’analisi dei carichi di lavoro;
  • la completa dematerializzazione: il processo di raccolta degli audit report è 100% digitale.

Come appare ormai chiaro, la digitalizzazione del sistema sanitario e, più in particolare, dei processi che appartengono al Sistema Gestione Qualità, è un tema in grandissimo fermento, tanto da essere oggetto dell’agenda del Piano Nazionale di Ripresa e Resilienza (PNRR).
Soprattutto nell’ultimo periodo, si è compreso come una rapida trasformazione digitale della sanità, a maggior ragione a causa del delicato momento storico che stiamo attraversando, non è più rinviabile.
Essa è necessaria per affrontare le criticità sia nel breve e medio termine, sia nel lungo periodo, sviluppando così una consapevolezza attraverso cui fronteggiare le eventuali difficoltà e le sfide del futuro.
Per fare questo però, non è sufficiente puntare semplicemente a un’implementazione tecnica delle soluzioni, ma favorire una radicale riforma della sanità che sviluppi e rafforzi la cultura digitale, che deve necessariamente divenire parte integrante dell’intero percorso clinico-assistenziale.

 

White Paper Sistema Gestione Qualità Sanità

 

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