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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Siamo entrati a pieno titolo nell’era del digital workplace: implementare i sistemi di smart working significa abbracciare un cambio di prospettiva radicale nella cultura manageriale delle organizzazioni. Gli strumenti dell’ufficio 4.0, infatti, abilitano un’operatività “liquida”: i tradizionali riferimenti di spazio e tempo si dissolvono in favore di un approccio basato sugli obiettivi, sulla condivisione delle informazioni e sulla collaborazione tra le persone.

La rivoluzione digitale è già in atto da tempo: che le modalità di lavoro stessero già cambiando profondamente era sotto gli occhi di tutti, con una costante diffusione dei sistemi di smart working. Questa tendenza, però, a seguito dell’emergenza Covid-19 si è imposta con maggiore forza: negli ultimi mesi, infatti, l’importanza di digitalizzare i processi operativi in qualsiasi tipo di business è apparsa più lampante che mai. Le aziende che si erano già equipaggiate con gli strumenti dell’ufficio 4.0 - o che hanno saputo implementarli prontamente - sono riuscire a garantire quella continuità operativa necessaria per la salute del business. Il digital workplace ha permesso di far fronte a una crisi che altrimenti avrebbe (e per molte altre organizzazioni ha) comportato danni irreparabili.

 

I sistemi di smart working oggi: da asset prezioso a prerequisito necessario

Questa crisi globale ha messo in luce la necessità di predisporre il business alla gestione di eventi inaspettati: ora che ne abbiamo toccato con mano le conseguenze, sappiamo che cambi repentini nel mercato o nelle abitudini di lavoro vanno messi in conto preventivamente. Per mantenere alta la competitività la continuità operativa va assicurata sempre e comunque, a prescindere dagli scenari esterni. Ecco quindi che i sistemi di smart working e gli strumenti dell’ufficio 4.0, da asset preziosi ma non necessari, negli ultimi mesi si sono rivelati prerequisiti fondamentali per la prosperità aziendale.

Si tratta quindi di abbracciare una nuova filosofia manageriale, sovvertire i tradizionali paradigmi di lavoro e abilitare un’operatività liquida. Il perimetro aziendale, tradizionalmente ben definito da riferimenti spazio-temporali, oggi si dissolve in un ecosistema diffuso, fondato sui principi di condivisione e collaborazione, improntato al raggiungimento degli obiettivi. È l’ufficio 4.0, che con i suoi sistemi di smart working diventa un modern workplace alimentato da specifiche strategie basate su automazione dei processi, dematerializzazione e digitalizzazione. L’obiettivo principale deve essere quello di garantire la prosecuzione ottimale delle attività, promuovere un eccellente livello di collaborazione tra i lavoratori e supportare la condivisione di informazioni, documenti e conoscenza.

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Gli strumenti dell’ufficio 4.0: i 5 aspetti fondamentali

La base da cui partire è quindi la completa digitalizzazione di documenti e processi per abilitare, anche da remoto, una gestione efficace del tipico flusso informativo aziendale destrutturato (e-mail/PEC, comunicazioni e documenti digitali); il tutto secondo i più alti standard di sicurezza e compliance normativa. Una sfida che può essere vinta solo grazie a una infrastruttura all’avanguardia e a soluzioni documentali innovative e affidabili.

Ecco quali sono i capisaldi da considerare per l’implementazione dei sistemi di smart working e degli strumenti dell’ufficio 4.0:

1. Digitalizzazione e sicurezza: un binomio imprescindibile

Nell’azienda smart, ogni documento deve essere gestibile digitalmente (anche da mobile): che si tratti di moduli, contratti, ordini, fatture, e-mail, fotocopie o messaggi PEC i documenti analogici devono essere fruibili esattamente come quelli nativamente digitali. In questo contesto, affidarsi a un servizio di dematerializzazione in outsourcing permette di trasporre digitalmente tutto l’apparato informativo aziendale in completa sicurezza ed efficacia. Questa operazione, infatti, prevede la costituzione di un archivio digitale contenente ogni singolo documento presente in azienda: per ottimizzare la gestione di questo spazio e mantenerlo efficiente nel tempo è fondamentale che sia costruito a partire da una classificazione ben specifica. In questo senso, l’aiuto di esperti in ambito archivistico è fondamentale al fine di ottenere un risultato performante e in linea con le normative. La sicurezza è infatti un altro elemento centrale di questo processo: le informazioni più riservate e i dati sensibili vanno tutelati dai più avanzati strumenti di crittografia e devono essere gestiti secondo le più recenti normative in materia di protezione dei dati.

 

2. Un sistema documentale ad hoc

Tra gli strumenti dell’ufficio 4.0, il sistema documentale è il cuore pulsante dell’attività operativa, a cui gli utenti possono accedere da remoto, se dispongono delle opportune autorizzazioni. Lontani fisicamente ma vicini operativamente, insomma. Un sistema documentale creato per agevolare il lavoro da remoto deve avere una interfaccia proattiva in grado di supportare gli utenti nella gestione delle loro attività e nel raggiungimento dei loro obiettivi di lavoro, sia personali che di gruppo. Sempre restando all’interno dello stesso repository, inoltre, il personale deve poter creare, compilare, convertire in pdf, validare, firmare e far firmare qualsiasi documento necessario alla corretta procedura amministrativa. Il sistema documentale 4.0 deve inoltre aprirsi anche verso “l’esterno” dell’azienda: collaboratori, fornitori e clienti devono poter accedere in sicurezza alle aree di loro competenza: in questo modo collaborazione, interazione e visibilità dei processi raggiungono la massima efficacia.

 

3. Un nuovo modo di gestire processi

I sistemi di smart working abilitano una nuova filosofia operativa: i processi vengono ottimizzati a distanza assegnando task e strutturando digitalmente i flussi di lavoro, il calendario diventa virtuale. Ogni attività è tracciabile, condivisa, visibile. Le classiche attività amministrative che prevedono la firma di documenti diventano smart grazie alle funzionalità di firma digitale con valenza legale. Tra gli strumenti dell’ufficio 4.0, inoltre, le soluzioni di Business Process Management permettono di monitorare e analizzare in maniera centralizzata il flusso di attività e di gestione dei diversi documenti (come fatture, contratti, ticket clienti…).

 

4. Una gestione agile della posta elettronica

La posta elettronica rappresenta il sistema nervoso centrale di tutta la struttura operativa: da qui partono, si ricevono e si coordinano praticamente tutte le attività che devono essere svolte. Che si tratti di messaggi ufficiali, lunghi e strutturati o semplici scambi di spunti con i colleghi, una gestione agile di questo sistema è necessario per ottimizzare i processi. Soprattutto nel lavoro da remoto, dove il rischio di aumentare esponenzialmente le comunicazioni via e-mail è concreto. Tra gli strumenti dell’ufficio 4.0, quindi, è importante implementare un sistema di caselle multiutente interne al documentale, in modo tale che ogni lavoratore possa avere ben chiare quali siano le prese in carico delle varie attività e non si corra il rischio di duplicare inutilmente i task.

 

5. Garantire la formazione in chiave 4.0

Abbiamo accennato più volte alla necessità di una nuova cultura aziendale, di una filosofia operativa diversa che abbracci le funzionalità dei sistemi di smart working per migliorare la vita lavorativa di tutti gli utenti aziendali. E la formazione è senza dubbio uno degli elementi più importanti che concorrono all’aumento del benessere lavorativo: ogni azienda deve impegnarsi a mantenere costante il proprio programma di formazione anche in chiave digitale. Con sale virtuali, corsi in streaming e test online, è possibile garantire la stessa efficacia delle attività di crescita professionale e formazione tradizionalmente svolte in presenza.

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Tags: HR, Smart working