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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

La situazione di emergenza globale degli ultimi mesi ha spinto con forza le aziende verso la completa digitalizzazione di ogni fase dei processi operativi. Lo smart working, infatti, ha rappresentato l’unica soluzione in grado di far sopravvivere il business al periodo di confinamento. Oggi tutte le imprese sono chiamate a far fronte a una nuova normalità che ha rivoluzionato il paradigma del lavoro, ricalibrandone gli equilibri verso modalità che vedono il lavoro agile e da remoto essere concetti di primo piano, a prescindere dalla presenza o meno dell’emergenza sanitaria.

In questo senso, il lavoro a distanza – che per definizione richiede la disponibilità di soluzioni digitali che rendano superflui spazi e luoghi di svolgimento delle attività – ha dato un concreto impulso alla trasformazione digitale delle organizzazioni, visto come un investimento per la produttività a lungo termine e non come un espediente temporaneo.

Ottenere una gestione full digital di tutte le fasi di lavoro, però, rappresenta una sfida non da poco. Ormai siamo abituati a comunicare via e-mail, caricare materiale sul cloud e condividere via web file e informazioni con i colleghi. Quando si tratta di gestire ordini, contratti, accordi e moduli amministrativi vari, però, è necessario firmare e far firmare i vari documenti che compongono ogni pratica. E questo rimane, tradizionalmente, un passaggio da fare “di persona”. Nell’era dello smart working e del distanziamento sociale, può sembrare un ostacolo non da poco. Per questo motivo occorre capire come firmare un documento a distanza in modo tale che sia legalmente valido. Le soluzioni ci sono.

 

I vantaggi della firma digitale nello scenario attuale (e non solo)

Ora che il luogo di lavoro, giocoforza, si è trasformato per molte organizzazioni in un digital workplace, è più che mai necessario correre rapidamente ai ripari per individuare soluzioni e strumenti in grado di conferire ai moduli digitali la stessa efficacia giuridica dei loro tradizionali omologhi cartacei. Servizi finanziari, assicurazioni, banche, realtà operanti nel commercio, aziende di produzione, uffici amministrativi e PA: le organizzazioni in cui firmare un documento a distanza può significativamente migliorare la gestione dei processi operativi sono le più svariate. Sottoscrivere e far sottoscrivere digitalmente, in ogni loro parte, le varie tipologie di documenti che richiedono per legge di essere validate deve diventare però un passaggio da completare in maniera rapida e sicura.

E, al di là dell'attuale contingenza, in ogni caso, abilitare un servizio di firma elettronica all’interno di un ecosistema di smart working significa poter poi gestire e conservare i documenti in modalità full-digital e snellire così l’intero flusso di lavoro. Per tutti questi motivi, oggi è più che mai necessario dotarsi di una soluzione che permetta di far firmare un documento a distanza per poi archiviarlo all’interno di un sistema documentale digitale.

 

Come firmare un documento a distanza nell’era dello smart working

Per essere davvero efficace in ottica smart working, la soluzione da implementare per firmare un documento a distanza deve avere caratteristiche ben precise. L’obiettivo è quello di riuscire a portare a termine digitalmente e in linea con la normativa l’intero iter di gestione della pratica. La norma che regolamenta le questioni relative alle identità digitali e definisce le tipologie di firme elettroniche legalmente valide a livello europeo è il Regolamento UE n. 910/2014, conosciuto come eIDAS (electronic IDentification Authentication and Signature). In Italia le definizioni espresse all’interno dell’eIDAS sono state accolte dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD). Le soluzioni attualmente disponibili per raggiungere questo obiettivo sono la Firma Elettronica Avanzata, la Firma Elettronica Qualificata e il Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID).

  • Firma elettronica semplice (FES)

    Idonea a soddisfare il requisito della forma scritta in base alle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità, rappresenta la tipologia di firma più “debole”, definita dal Regolamento eIDAS come: dati in forma elettronica, acclusi oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici e utilizzati dal firmatario per firmare. Un esempio di FES, in pratica, può essere l’apposizione di un campo o di un flag all’interno di un applicativo cui ci si è connessi attraverso l’inserimento di username e password.

  • Firma elettronica avanzata (FEA)

    Per legge, la Firma Elettronica Avanzata deve permettere l’identificazione univoca del firmatario e deve essere riconducibile ai dati sottoscritti in modo da garantirne l’identificazione anche in caso di successiva modifica. Un tipo di FEA è la firma grafometrica: l’utente appone la firma sul dispositivo digitale preposto utilizzando una penna elettronica che rileva i dati biometrici del tratto (come pressione e velocità).

     

     

  • Firma elettronica qualificata (FEQ)

    La Firma Elettronica Qualificata è una firma elettronica avanzata prodotta attraverso l’impiego di un apposito dispositivo. Esempio di FEQ è la firma digitale, basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche. Con questo sistema, l’integrità e la provenienza di un documento informatico possono essere rese note dal mittente-titolare attraverso la chiave crittografica privata e poi verificate dal destinatario, attraverso la chiave crittografica pubblica.

  • Sistema Pubblico di Identità Digitale (SPID)

    Con SPID, l’identità digitale è rappresentata dalle credenziali (nome utente e password) rilasciate da un identity provider certificato e può essere utilizzata per accedere, con qualunque dispositivo, ai servizi erogati online dai soggetti terzi (sia che si tratti di Pubblica Amministrazione che di aziende private). L’utente, quindi - con il semplice utilizzo delle proprie credenziali SPID e senza dover ricorrere ad altri dispositivi - può sottoscrivere un contratto, validare un modulo aziendale in smart working e firmare un documento a distanza, anche in più punti attraverso un’unica autenticazione. Il tutto con piena validità legale.

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La migliore soluzione per firmare un documento a distanza

Per risultare realmente efficace, lo strumento utilizzato per firmare e far firmare i documenti a distanza deve essere integrato nel software di gestione documentale e deve essere studiato in modo da inserirsi perfettamente all’interno del processo operativo. Solo in questo modo, infatti, è possibile garantire la massima efficienza nello svolgimento delle attività e agevolare la collaborazione tra gli attori in gioco. Attori che non operano solo all’interno della struttura aziendale: ecco perché una soluzione ottimale deve consentire sottoscrizioni digitali immediate a qualsiasi utente esterno all’organizzazione - anche se non già censito sul sistema, B2C o B2B - da qualsiasi dispositivo, senza necessità di alcuna pre-configurazione, e garantendo a tutti una user experience fluida, veloce e intuitiva.

Non solo: per abilitare qualsiasi tipo di processo è ovviamente necessario che lo strumento supporti ogni tipologia di firma, dalla FES (sufficiente, per esempio, per siglare moduli come RdA, DDT, bolle di consegna o ricevute) fino alla firma digitale (necessaria per tutti i documenti cui assicurare pieno valore legale, come i contratti di assunzione).

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