Il Blog Siav

Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Smart working, è solo effetto covidIl 2020 ha visto gli smart worker italiani aumentare in modo considerevole rispetto al 2019. Il 2021sancirà il ritorno alla normalità o la consacrazione di un nuovo modello di lavoro?

Questo articolo ha l'obiettivo di mettere a confronto il ricorso al lavoro agile - e di conseguenza il livello di digitalizzazione - delle imprese e la Pubblica Amministrazione in Italia negli ultimi anni, provando a fare chiarezza sullo stato dell'arte e le prospettive dello smart working per il 2021.

Lo smart working prima della pandemia

Correva l'anno 2019 e in Italia lo smart working era un fenomeno davvero per pochi. Oh, 2019? Effettivamente, dopo un duemilaventi così tormentato, sembra di parlare di un passato molto più remoto di quello che è in realtà, dato che parliamo di poco più di 12 mesi fa.

In ogni caso il lavoro agile in Italia, fino alla vigilia della pandemia, coinvolgeva non più di 570.000 lavoratori. Il fenomeno era un po' più diffuso nelle grandi imprese, dove nel 58% dei casi si contavano progetti strutturati di smart working. La percentuale si riduceva drasticamente nella PA (16%) e nelle PMI (12%). Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano. 

Pur con alcune differenze, si trattava comunque di numeri limitati, che scontavano un ritardo presente da tempo nella struttura delle organizzazioni private e pubbliche del nostro paese. Uno studio del 2015 condotto da Eurofound (Fondazione Europea per il miglioramento delle condizioni di vita e di lavoro) e OML (Organizzazione Mondiale del Lavoro) ha evidenziato come l'Italia già cinque anni fa fosse il fanalino di coda in Europa nell'adozione dello smart working. Per rendere l'idea, il nostro paese si piazzava dopo Grecia, Repubblica Ceca, Polonia, Slovacchia ed Ungheria. Fonte: Eurofound. 

Nel 2015, solo 7 italiani su 100 potevano avvalersi di modalità di lavoro agili. Pochissimi, contando che tra questi vi erano anche smart workers occasionali e telelavoratori. 

Le motivazioni alla base di questo ritardo erano molteplici e di vario tipo.
In primo luogo si trattava di un tema culturale; l'orientamento al lavoro per obiettivi, l'organizzazione agile dei processi e la fiducia tra management e colleghi rappresentano elementi tanto fondamentali per la buona riuscita del lavoro smart quanto limitatamente diffusi nella nostra penisola. Non si trattava però solo di una poca fiducia top-down ma anche di un'avversione al cambiamento bottom-up, tipica delle figure più operative; lavorare in modalità agile comporta infatti una responsabilizzazione maggiore, dalla quale derivano oneri in termini di skills da possedere e di livelli di autonomia da dover gestire.

C'è poi un tema tecnologico. In primis legato all'adozione di strumenti tecnologici da parte delle aziende ma non solo; anche il miglioramento capillare della connessione ad internet domestica ha fatto - e fa tuttora - la sua parte nel processo di affermazione dello smart working.

Infine l'aspetto normativo. Nel bel paese lo smart working è comparso per la prima volta nel quadro normativo italiano solo nel 2017, quando venne approvata la Legge 22/05/2017 che, tra gli altri aspetti, sancì per la prima volta l'equiparazione del trattamento economico e della tutela contro gli infortuni del lavoro in presenza con quello a distanza.

Siav - White paper - 8 sfide per affrontare al meglio lo Smart Working

Smart working + Covid: il riassunto del 2020

La lenta crescita del lavoro agile in Italia descritta nel paragrafo precedente si è protratta con poche eccezioni fino all'alba del 2020. Probabilmente, senza il tremendo impatto della pandemia, il lavoro smart sarebbe tuttoggi considerabile un fenomeno marginale.

Il Covid-19 invece ha a dir poco stravolto la funzione di crescita dello smart working trasformandolo da un'opportunità di miglioramento ad un'esigenza per garantire la continuità del business. Il ricorso al lavoro agile è stato supportato anche da un alleggerimento delle relative disposizioni normative, con l'obiettivo di renderla una modalità di lavoro più flessibile e, di conseguenza, diffusa. 

A differenza di quanto era accaduto fino ai mesi precedenti all'emergenza sanitaria, dalla primavera 2020 in tutte le organizzazioni si è assistito ad un vero e proprio boom nel ricorso allo smart working: le grandi imprese sono passate ad un 97% (dal 58% del 2019) e le PMI ad un 58% (12% nel 2019).
La vera rivelazione è stata però la PA: l'estensione del lavoro da remoto nel 2020 ha riguardato il 94% delle organizzazioni pubbliche (erano solo il 16% dodici mesi prima).

Nel 2020 si stima abbiano lavorato in modalità smart oltre 6,5 milioni di italiani. Rispetto ai 570.000 del 2019 si tratta di un +1200%. Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano. 

Dal punto di vista dell'impatto sulla vita professionale dei lavoratori coinvolti, l'Osservatorio del Politecnico di Milano ha evidenziato le principali criticità riscontrate durante le giornate di lavoro agile: dal work-life balance alla disparità nel carico di lavoro delle persone, passando per le limitate competenze digitali delle persone. Un problema ricorrente nelle PA è stato inoltre quello relativo alla limitata affidabilità della tecnologia.

D'altrocanto il lavoro agile ha rappresentato anche un'occasione unica per migliorare (finalmente!) le competenze digitali di molti dipendenti e il ripensamento dei processi aziendali. Organizzazioni e collaboratori convengono inoltre nell'affermare che la pandemia ha consentito anche un diffuso e reciproco superamento dei pregiudizi legati allo smart working.

La pandemia insomma, nel corso del 2020, ha stravolto e ridisegnato presente e futuro di tutte le organizzazioni, pubbliche e private.
Ma qual è lo stato dell'arte del lavoro agile?
Tramonterà con l'uso delle mascherine e l'obbligo di distanziamento sociale o nel 2021 si affermerà come vero e proprio modello lavorativo?

Lo smart working resisterà alla fine della pandemia?

Smart working è una parola che è entrata prepotentemente nel presente di tantissimi italiani e non stupisce che le iniziative che lo supportano siano così tante da non riuscire quasi a contarle.

Il Legislatore sta continuando a sostenere la diffusione del lavoro agile con una normativa più soft rispetto a quella originaria; fino al 31 marzo 2021 vige infatti la possibilità di ricorrere alla procedura semplificata per i dipendenti del settore privato, che possono cioè lavorare in modalità agile senza stipulare un accordo individuale con il datore di lavoro. Nella Pubblica Amministrazione si potrà ricorrere alla procedura semplificata fino al 30 aprile 2021 ma si sta lavorando ai POLA - Piani Operativi per il Lavoro Agile - che svincoleranno lo smart working dall'emergenza sanitaria rendendolo una modalità di lavoro strutturata e non più emergenziale per il settore pubblico.

Nelle grandi città come Milano stanno poi fiorendo nell'ultimo periodo spazi pubblici e privati per il coworking e anche il settore ricettivo si sta orientando ad un nuovo target di clientela: il dipendente - privato o pubblico - che vuole lavorare con vista mare piuttosto che in alta quota.

Sembra quindi che questa tendenza non costituisca una bolla pronta a sgonfiarsi all'agoniato termine della pandemia bensì un trend con radici sempre più solide.

L'Osservatorio del Politecnico di Milano sullo smart working. Lo studio offre una fotografia chiara dell'evoluzione del fenomeno: i giorni nei quali sarà possibile lavorare da remoto nel 2021 saranno in media 2,7 nel settore privato e 1,4 nel pubblico; nel 2019 la media era pari a 1.

Al termine della pandemia si stimano in 5,4 milioni i lavoratori che continueranno a lavorare in modalità agile. Oltre 8 italiani su 10 che hanno lavorato smart durante la pandemia continueranno a farlo anche al termine dell'emergenza sanitaria.
Fonte: Osservatorio del Politecnico di Milano. 

Possiamo quindi affermare con ragionevole certezza che lo smart working non tramonterà con l'emergenza sanitaria
Che cosa comporta per le aziende pubbliche e private tutto questo? La risposta è digitale, digitale e... digitale.

2021: oltre il covid c'è un new normal sempre più digitale...

Gli analisti convengono nell'ipotesi che la trasformazione digitale stia in cima ai budget delle organizzazioni. Non è un caso se Gartner prevede per il 2021 una crescita globale di oltre il 7% del comparto dell'enterprise software. Fonte: Italia Online. 

In un'indagine Forrester il 30% delle imprese ha dichiarato che nel 2021 aumenteranno gli investimenti nel cloud, nella sicurezza informatica delle reti e, più in generale, nell'abilitazione della mobilità; l'idea è quella di ottenere un vantaggio competitivo da sfruttare nell'immediata conclusione del contesto pandemico. Fonte: Forrester. 

In sostanza, possiamo dire che se il 2020 ha rappresentato un balzo in termini di digitalizzazione, il 2021 costituirà un assestamento e un efficientamento degli asset digitalizzati.

La principale sfida incontrata dalle organizzazioni durante il picco emergenziale è stata relativa alla garanzia di business continuity anche a distanza. In altre parole l'obiettivo primario era permettere alle persone di svolgere il loro lavoro quotidiano anche tra le mura domestiche.
Sebbene ciò sia avvenuto con discreto successo, il più delle volte - dato il carattere convulso del periodo emergenziale - non è stata effettuata un'adeguata valutazione dei processi e delle modalità di lavoro pre-Covid. Questo aspetto è stato colto da molte organizzazioni, in primis le grandi imprese, che già durante il 2020 hanno destinato quote di budget importanti non solo per l'acquisto di soluzioni operative di chat e video conference, ma anche per tools strategici come archivi documentali digitali accessibili on demand e soluzioni per la gestione di processi efficienti full digital, piattaforme di e-learning e sistemi di firme elettroniche e digitali.

Il 2021 vedrà quindi l'evoluzione del lavoro a distanza verso modelli di efficienza digitale che non si limitano a riproporre in modalità virtuale la scrivania dell'ufficio da remoto ma che colgono l'opportunità della digitalizzazione per analizzare e gestire al meglio il patrimonio più importante della propria organizzazione: le informazioni, i documenti e i processi.

Imprese ed enti, in altre parole, nel 2021 non si chiederanno come abilitare il lavoro a distanza ai propri collaboratori; il focus sarà spostato su temi come la collaborazione, lo snellimento dei processi, la riduzione delle e-mail, l'accessibilità sicura alle informazioni e il monitoraggio delle performance.

smart working covid 2021 digitalizzazione

La crescita del digitale comunque non sarà solo strettamente correlata al virtuosismo delle organizzazioni ma anche agli investimenti pubblici sul fronte della digitalizzazione, che costituisce peraltro ad oggi uno dei pilastri più importanti del recovery plan. Nonostante il futuro conservi sempre una certa dose di imprevedibilità (ormai lo sappiamo bene...), la netta impressione è che il 2021 sarà un anno di consolidamento nel ricorso allo smart working e di potenziamento delle skills e degli strumenti che lo abilitano. Potremmo definirlo l'anno che sancirà lo smart working come "davvero smart".

...perché comunque, lo smart working "vero" è ancora per pochi

Quello che abbiamo descritto nei paragrafi precedenti è un quadro sintetico ma sufficientemente esplicativo del fenomeno ma occorre precisare che per parlare di smart working non bastano un pc, una connessione ad internet e un paio di ciabatte.
Quanto fatto in fretta e furia dalle organizzazioni durante i mesi più caldi dell'emergenza sanitaria ha visto un adeguamento tecnologico e logistico del lavoro degli italiani che seppur abbia permesso loro di conoscere il concetto di Ufficio 4.0 non necessariamente li ha abilitati al lavoro agile, bensì al telelavoro. Il lavoro a distanza, infatti, se non accompagnato da un salto culturale e di organizzazione dei processi, rimane un concetto ben distante da quello di smart working, di cui si è impropriamente abusato negli ultimi mesi.

Si tratta di cambiamenti che hanno impatti rilevanti nelle organizzazioni e che per questo hanno bisogno di tempo per essere assorbiti e metabolizzati, tanto più durante un periodo così delicato come quello attuale. Al contempo parliamo però di elementi necessari per la sopravvivenza e la crescita del business nel tempo, che consentono di evitare la riproduzione in digitale delle inefficienze e dei problemi tipici della gestione tradizionale del lavoro.

Proprio per questo motivo gli investimenti citati in precedenza - e gli sforzi di aziende e persone - del 2021, oltre a sostenere la digitalizzazione ove necessario, devono obbligatoriamente andare nella direzione di abilitare il passaggio da telelavoro a smart working.

 

Tags: Digital transformation, Digitalizzazione processi, Smart working