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Un software compliance, governance e qualità, è fondamentale per il miglioramento continuo. In particolare, scopri perché la gestione full digital di documenti e processi è essenziale per lavorare in modalità agile.

Perché un software per la compliance, la governance e la qualità è fondamentale per il miglioramento continuo

Scegliere un software compliance, governance e qualità significa poter gestire in modalità digitale la predisposizione dei documenti, le non conformità, i rischi e gli audit. Si tratta di elementi fondamentali per perseguire il miglioramento continuo dei risultati e l'efficientamento dei processi in modalità agile.
Prima di concentrarci sui benefici di un software di questo tipo però è doveroso fare una breve ma importante premessa.

Quello del miglioramento continuo, inteso come un ciclo di perfezionamento interattivo, è un concetto tutt'altro che recente. Si tratta di una metodologia di organizzazione dei processi orientata alla continua iterazione delle attività di pianificazione e realizzazione del lavoro, all'analisi delle performance e all'eliminazione degli sprechi. A quest'ultima fase, infatti, segue una nuova e più efficiente pianificazione, cui seguiranno in loop il resto degli step.

Originariamente il concetto del Kaizen (in giapponese "miglioramento continuo") era applicato alla nascente industria manifatturiera nipponica del secondo dopoguerra e si è diffuso in Occidente sono nel 1986. Proprio in quei mesi il mondo ICT era alle prese con sfide piuttosto lontane da quelle legate all'efficienza che oggi ci suonano familiari; era il periodo in cui il virus Brain infettava i floppy disk di milioni di utenti e in Italia vedeva la luce la prima connessione ad internet. 

Oggi il digitale ha acquisito un'indicibile centralità nella nostra quotidianità e in quella delle organizzazioni. I processi delle aziende, tanto di produzione quanto di servizi, sono sempre più supportati e sostenuti da soluzioni software e servizi digitali; questi ultimi generano documenti, informazioni e dati che costituiscono l'asset prioritario per l'attività di miglioramento continuo dei processi, oggi sempre più digitali. Quest'ultima,  potendo contare su un set di informazioni digitali "pronte all'uso", può essere essere svolta in modo snello senza attività manuali.
Un software compliance, governance e qualità ascolta i sistemi aziendali e orchestra gli sforzi verso un miglioramento continuo, rendendo possibile la pianificazione, lo svolgimento, l'analisi e il miglioramento delle attività, siano essi processi legati al rispetto di normative  o a scelte di governance aziendale.

Come funziona un software compliance, governance e qualità

Un software a supporto della compliance, della governance e della qualità dei processi può essere impiegato per varie finalità. Sul fronte compliance, ad esempio, può garantire il rispetto del GDPR, le regolamentazioni relative alla sicurezza sul lavoro o contribuire alla redazione di manualistica come quello HACCP.

Per quanto riguarda la governance, un software può supportare tutte le politiche di governance aziendale rivolte ai differenti portatori di interesse, dai dipendenti agli azionisti, dai fornitori ai clienti; per fare solo alcuni esempi basta considerare Il Modello di Organizzazione e Gestione (D. Lgs 231/2001) e il Codice Etico. Rientrano nella sfera d'influenza di un software per la governance anche i processi che portano a certificare l'attenzione all'ambiente (come la ISO 14001) e la resilienza economica dell'azienda (BS 65000). Sul fronte governance, in particolare, un ruolo speciale lo gioca il Sistema di Gestione della Qualità (SGQ) atto al conseguimento di certificazioni come la ISO 9001.

Le certificazioni legate alla governance, in primis quella relativa alla qualità, seppur formalmente facoltative, costituiscono un asset sempre più richiesto da fornitori e clienti, oltre che ad essere sempre più centrali nei modelli di gestione aziendale, in quanto in grado di dettare il ritmo per un miglioramento continuo dei processi.

Compliance sì, dunque, ma soprattutto governance e, in particolare, qualità...
come può aiutare il digitale? Sostanzialmente le aree di intervento sono quattro.

Un primo aiuto deriva dall gestione full digital (creazione, approvazione, distribuzione) dei documenti previsti dalle normative o per il conseguimento delle certificazioni. Inoltre, un software compliance, governance e qualità consente di attuare una efficiente gestione dei rischi e degli audit. In ultima battuta, consente anche una gestione delle non conformità, dei reclami e la pianificazione delle azioni correttive.

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Di seguito approfondiremo ciascuno di questi aspetti.

Benefici digitali della creazione, approvazione e distribuzione dei documenti relativi alla compliance, alla governance e alla qualità dei processi

Un software compliance, governance e qualità offre un supporto di valore alle attività di formazione, approvazione, monitoraggio e distribuzione della documentazione.

Innanzitutto, il processo prende il via dalla possibilità di configurare e creare nuovi contenuti a partire da modelli documentali che rendono uniforme e rapida la creazione di manualistica, procedure e istruzioni operative.

La produzione di questa documentazione, solitamente realizzata a più mani, avviene in modalità collaborativa, organizzando il lavoro tramite processi digitali (workflow) che ricordano agli utenti cosa devono fare ed entro quando; esempi di attività ricorrenti nella gestione di queste attività sono relative alla presa visione di un manuale prodotto da un collega e alla sottoscrizione digitale di una procedura.

I documenti prodotti, le relative versioni e gli eventuali allegati, collegabili tra loro, vengono fascicolati automaticamente dal sistema. Questo implica che, proprio come nella gestione cartacea, i documenti vengano raggruppati a seconda della tematica di riferimento e possano coesistere, nello stesso spazio documentale, fascicoli diversi e afferenti alla gestione della qualità, della sicurezza sui luoghi di lavoro e sull'ambiente.

La distribuzione dei documenti, che può avvenire a soggetti interni o esterni tramite portali dedicati, è monitorabile tramite report che evidenziano anche la gestione complessiva del processo di gestione documentale in modo puntuale.

Questa fase si completa con la messa in conservazione digitale di ogni documento che ne garantisce il valore legale nel tempo e l'accessibilità futura on demand, sia per esigenze interne sia in caso di ispezioni ed audit esterni.

Come e quando una soluzione software supporta il risk management

Anche il risk management può beneficiare del digitale. Le funzionalità chiave di un software per la gestione del rischio sono essenzialmente quattro.

La prima è legata alla creazione di un registro digitale dei rischi. La mappatura puntuale di tutte le strutture di un registro dei rischi (aree, processi, attività, fonti e misure preventive) può avvenire tramite un percorso virtuale che guida l'utente nel raccogliere le informazioni necessarie per ogni fase del processo.

In seconda battuta, un software per il risk management offre supporto nella gestione degli aggiornamenti della documentazione. La pianificazione e l'effettiva revisione del registro rischi può essere supportata da scadenze digitali e task assegnati proattivamente dal sistema, evitando ritardi e dimenticanze.

Gli altri due elementi fondamentali sono la valutazione e la ponderazione del rischio da un lato, la gestione della reportistica dall'altro.

Nel primo caso un software per la gestione dei rischi può automatizzare l'analisi di 1° livello, grazie alla possibilità di configurare indagini interne strutturate con domande e risposte pesate.
Nel secondo caso il digitale supporta il lavoro tramite dashboard e report periodici che consentono di monitorare l'andamento del rischio nel corso del tempo.

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Gestione digitale degli audit: come funziona nei software governance, compliance e qualità

Un software a supporto di governance, compliance e qualità non può essere definito tale senza funzionalità dedicate all'audit management. Il digitale risulta particolarmente utile perché spesso la gestione tradizionale degli audit è svolta in modo destrutturato e inefficiente, rendendo complesse e onerose analisi dettagliate e la presa di decisioni.

Una soluzione con funzionalità di audit management consente la gestione end-to-end dei processi di audit interni ed esterni, promuovendo una cultura del miglioramento continuo tramite task periodici automatici e garantendo audit tempestivi. Gli strumenti avanzati di reporting forniscono ai revisori un miglior controllo sulla pianificazione e sull'esecuzione degli audit, assicurando che ogni processo sia allineato alle linee guida in corso di attuazione.

Sul fronte qualità, ad esempio, gli audit digitali sono efficaci per gestire l’omologazione o la qualifica di un fornitore, effettuare il controllo delle merci in ingresso o in uscita, verificare i tempi di risposta al cliente arrivando all’installazione e al collaudo.

Tramite checklist digitali di controllo, che consentono la raccolta puntuale, semplificata, guidata e automatizzata delle informazioni, raggiungere e superare gli standard di qualità attesi è più semplice.

Il sistema, inoltre facilita la predisposizione dei report finali di audit. Attraverso modelli documentali editabili in modalità collaborativa, consente di avere un monitoraggio costante e continuo del carico di lavoro degli auditor, la documentazione prodotta, la numerosità e la tipologia dei rilevamenti.

Gestione delle non conformità, incident reporting e azioni correttive: come il digitale può aiutare

Come anticipato, la fase relativa alla gestione delle non conformità e alle azioni correttive costituisce l'ultima fase del ciclo di miglioramento solo da un punto di vista cronologico; essa infatti costituisce il punto di partenza per la ripresa del flusso.

Le non conformità possono essere di prodotto (come difetti o ritardi di consegna) o di processo (come errori amministrativi). Attraverso la mappatura digitale degli elementi passibili di non conformità, possono essere censiti e gestiti in modo centralizzato tramite un'anagrafica dedicata, ogni prodotto e ogni processo. 

Un software compliance, governance e qualità, integrandosi con i portali e le applicazioni in uso nell'organizzazione, analizza tutte le informazioni e segnala potenziali non conformità e offre funzionalità di incident reporting

Il motore di workflow consente di creare percorsi personalizzati per gestire ogni tipo di azione correttiva, stabilendo responsabili e scadenze. L'efficacia e la proattività del digitale hanno ricadute positive sia da un punto di vista operativo sia da quello strategico. Non solo infatti l'utente viene guidato nello svolgimento delle attività necessarie per gestire la singola non conformità, ma il sistema può essere preventivamente configurato in modo che a seguito dell'azione correttiva si generino automaticamente altri processi aziendali.

Alcuni esempi di processi aziendali che possono derivare da un'azione correttiva sono la manutenzione straordinaria degli impianti, la modifica di un prodotto tramite una richiesta di intervento all'area progettazione, un'attività formativa destinata ad uno o più collaboratori, una modifica delle documentazione di prodotto. Ad esempio, le regolamentazioni sulla qualità relative alla ISO 9001 richiede che ad ogni azione correttiva sia associata una verifica di efficacia che certifichi, dopo un periodo di operatività, la rimozione del problema e, in caso contrario, generi una nuova azione correttiva che possa gestirlo definitivamente.

Sul fronte non conformità un aspetto che coinvolge numerose organizzazioni (seppur con modalità diverse, sia B2B sia B2C) è quello relativo alla gestione dei reclami. Una soluzione compliance, governance e qualità consente innanzitutto di collegare il reclamo al codice cliente, censito in un'anagrafica sincronizzata con il sistema gestionale.

Oltre all'innesco automatico di workflow digitali per gestire il reclamo (che tipicamente coinvolgono l'area di customer care), il sistema può eventualmente avviare la gestione di una non conformità con il responsabile del processo o del prodotto dal quale la non conformità ha avuto origine.

Report e analytics di sistema infine, garantiscono ancora una volta il monitoraggio delle performance e l'espletamento di tutte le attività descritte in questa fase, dalla gestione delle non conformità e dei reclami all'implementazione di azioni correttive.

Il tutto, rigorosamente con un solo e unico obiettivo, quello del miglioramento continuo.

Tags: Processi digitali, Area Qualità