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Come scegliere tra i software per la firma digitale disponibili sul mercato? Considera questo articolo come un faro per orientarti nell'oceano di applicativi per la sottoscrizione elettronica.

Software per la firma digitale: perché scegliere la soluzione è così difficile?

Contare i software per la firma digitale si può senz'altro definire una mission impossible (o quasi). Visto l'oceano di soluzioni per la sottoscrizione elettronica, non stupisce che confrontarne funzionalità, costi e benefici sia una sfida assai complessa.

Questa complessità, paradossalmente, deriva da un aspetto piuttosto banale: firmare digitalmente un documento è semplice. 😲 Sì, hai letto bene!

Tanti software per la firma digitale, tutti simili tra loro

Firmare elettronicamente, ed eventualmente digitalmente un documento, è un'attività piuttosto banale. Se per caso tu non lo avessi già fatto o ti rimanesse ancora qualche dubbio su questo fronte, ti consiglio di recuperare questo articolo. Lì spieghiamo in modo approfondito tutte le tipologie di firma elettronica previste dalla normativa e come firmare digitalmente un documento.

In estrema sintesi ogni software per la firma digitale, eventualmente combinato con smart card e token USB a seconda del tipo di sottoscrizione scelta, funziona più o meno nello stesso modo. Questo impatta direttamente sulla struttura del mercato dei software per la firma digitale, che si presenta molto frammentato e prevalentemente uniforme.

Miglior software firma digitale? Il focus deve essere sul processo, non sulla attività

Come scegliere il software per firmare digitalmente, quindi? Come restringere il cerchio delle soluzioni papabili per l'acquisto nella tua organizzazione?

Innanzitutto, tenendo a mente un concetto chiave. 

La firma digitale (o elettronica) è un'attività che, in quanto tale, fa parte di un processo più complesso e ampio, che include la gestione digitale dei documenti e dei processi.

L'importanza di questo aspetto, diffusa per ogni tipologia di organizzazione, è direttamente proporzionale al volume di firme digitali che all'interno della tua realtà vengono apposte quotidianamente.

Prova ora a spostare il focus della tua ricerca da un software di firma digitale ad un software di gestione digitale dei documenti (firma inclusa, ovviamente)...  scommettiamo che la lista si è accorciata? 😎

Questo perché molti software per la firma digitale disponibili sul mercato sono definibili come point solution. In altre parole, pur risolvendo in modo efficace la questione firma digitale non consentono di gestire i documenti e i relativi processi.

La firma digitale, e più in generale quella elettronica, infatti, è solo una piccola parte del ciclo di vita di un documento.
Per scegliere il migliore software di firma digitale, adotta una visione d'insieme che consideri documenti e processi documentali nella loro interezza. 

Di seguito abbiamo riportato 5 consigli pratici per scegliere il migliore software di firma digitale. La lista sarebbe più lunga e andrebbe calata nelle peculiarità che contraddistinguono le tue esigenze (dipartimento di appartenenza, settore di riferimento, dimensione dell'azienda) ma riteniamo che questo possa già essere un buon punto di partenza per iniziare ad orientarti.

come firmare digitalmente un documento

 

1.) Considera il documento come un asset vivo!

Lo abbiamo anticipato qualche riga fa e lo ribadiamo: la firma è solo una delle fasi di un processo documentale. Le attività che precedono e seguono la firma sono molte. Nella scelta del software per la firma digitale considera la gestione dell'intero ciclo di vita di un contenuto.

Opta per una soluzione che uniformi i file in circolo tramite modelli, gestisca in modo centralizzato le modifiche, salvi le versioni e, in generale, ampli le funzionalità a disposizione dei tool di produttività che usi (uno su tutti, Word). Evita quelle che costringono te e i tuoi colleghi ad uscire dagli strumenti di lavoro quotidiani e ne aggiungono di nuovi, specie se non sono disponibili integrazioni solide dirette con quelli esistenti. 

2.) Automazione e compliance: due aspetti a cui non devi (e non puoi) rinunciare

Il focus di gran parte dei software di firma digitale è circoscritto all'attività di sottoscrizione. Questo implica che spesso e volentieri alcune delle naturali fasi della vita di un documento debbano essere gestite in modalità manuale o tramite sistemi esterni, mettendo a repentaglio efficienza e rispetto della norma.

A questo proposito, ricorda che i software di firma digitale più completi - solitamente quelli integrati all'interno di un hub di gestione digitale per documenti e processi - offrono funzionalità di fascicolazione automatica o semi-automatica dei documenti. Le soluzioni più smart consentono di aggregare automaticamente contenuti afferenti alla stessa pratica o alla stessa persona. Ad esempio il codice fiscale di un nuovo dipendente, presente nel contratto di assunzione, può essere utilizzato per fascicolare in modo automatico il contratto agli altri già presenti nell'archivio documentale, come il suo CV o le copie dei suoi documenti personali; lo stesso ragionamento può essere replicato per le sue future buste paga. 

In estrema sintesi, automatizzare la fascicolazione significa minore data entry e minor tempo per ricercare le informazioni, ovvero maggiore efficienza.

Sul fronte compliance, un hub di gestione documentale integrato ad una soluzione di conservazione digitale può offrirti un'esperienza di firma non solo completa ma anche compatibile con le norme relative alla preservazione a norma di ogni file.

3.) Metti la collaborazione tra colleghi al centro della tua scelta

Per definizione ogni documento da sottoscrivere coinvolge almeno due soggetti diversi. Nella realtà spesso accade che il numero di persone che prendono parte ad un processo documentale sia molto più elevato.

Per questo motivo, nello scegliere il software di firma digitale della tua organizzazione, tieni sempre presente l'importanza dei processi digitali. Centralizzare le attività evitando che si duplichino e avere un  calendario virtuale di scadenze è fondamentale per attivare la collaborazione aziendale. 

A questo proposito, dimentica quanto più possibile le e-mail e tieni bene a mente due parole: task e workflow. Si tratta della traduzione digitale rispettivamente di attività e processi.
Il software che sceglierai deve consentire a te e ai tuoi colleghi di assegnare attività digitali on demand, costruire processi in modalità low code e avere report per avere sempre sotto controllo l'avanzamento del lavoro.

4.) Dal dipendente al cliente: dai valore ad ogni stakeholder

La condivisione delle informazioni è alla base di ogni processo. Scegli un software di firma digitale che abiliti in modo nativo la pubblicazione dei file da firmare (o firmati) all'interno di intranet o portali documentali. Nel primo caso puoi condividere ciò che serve con i colleghi, nel secondo caso con fornitori, partner o clienti.

L'alternativa è quella di ricorrere alle e-mail o ricercare i file tra il desktop e le cartelle di rete: attività a cui devi decisamente fare a meno per lavorare al meglio.

5.) C'è altro oltre ai bit del programma per la firma digitale... il fornitore!

Non ti basare solo sulle caratteristiche del software per scegliere. C'è infatti un altro elemento che dovresti considerare nella scelta della soluzione per la firma digitale: il provider.

Oltre all'affidabilità e al supporto, tieni a mente l'importanza che il fornitore disponga di competenze relative all'organizzazione dei processi. Nondimeno, un buon fornitore di soluzioni di firme digitali deve garantirti anche un adeguato supporto, sia dal punto di vista normativo sia da quello archivistico. 

Scegliere il migliore fornitore di sistemi per la firma digitale, in altre parole, ti consentirà di poter contare su un'organizzazione delle attività e dell'archivio orientata all'efficienza e alla compliance.

Tags: Processi digitali, Firma Elettronica