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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Un buon software paperless per la logistica può migliorare radicalmente la gestione dei flussi aziendali. La digitalizzazione, sia con riferimento al settore logistico sia ai dipartimenti aziendali, è un processo evolutivo irreversibile, trainato dall’evoluzione del mercato, dalle nuove tecnologie e dal mutamento delle normative fiscali.
Un passo obbligato per le aziende che vogliono essere competitive e continuare a crescere, rendendo il flusso logistico più agile e gestibile, nella prospettiva di una logistica 4.0 estesa a tutti i settori aziendali.

 

Digitalizzazione dei documenti e digitalizzazione dei processi: software e logistica paperless

La digitalizzazione non coinvolge semplicemente i documenti degli uffici della logistica, ma si estende alla coordinazione dei suoi processi: una gestione informatizzata del workflow presuppone un’efficiente gestione del documento. Ecco perché, per le aziende logistiche e per i dipartimenti aziendali deputati a questa funzione, risultano particolarmente preziose le soluzioni software che offrono funzionalità di workflow e di gestione dei documenti elettronici perfettamente integrate e che si presentano agli utenti con un’interfaccia unificata. Soluzioni che sono in grado di guidare l’utente in modo proattivo all’interno della complessità del proprio dipartimento, senza spreco di tempo e risorse.

 

Software paperless: per un ufficio logistica senza carta

La digitalizzazione dell'ufficio della logistica implica in primo luogo la digitalizzazione dei documenti propri della supply chain (dal DTT alle fatture, passando per picking e packing list, mandati di sdoganamento e dichiarazioni di libera esportazione), o – ancora meglio – la creazione di documenti nativamente elettronici e la gestione agile del loro ciclo di vita, attraverso efficaci soluzioni di Document Management. I documenti nativamente digitali permettono di ridurre drasticamente la mole di carta che circola negli uffici e nei magazzini, e sono più facilmente ricercabili, minimizzando i tempi di produzione, di stampa, i rischi di perdita e i possibili errori dovuti alla loro gestione manuale e movimentazione fisica da un reparto all’altro.

 

Software paperless e digitalizzazione dei processi

Qualsiasi azienda realizza il proprio business grazie a un insieme di processi interconnessi tra loro. L’organizzazione efficiente dei processi è quindi la modalità più efficace per rispondere alle sfide attuali del comparto logistico. I processi core di un’organizzazione logistica sono sempre basati su documenti, che devono essere anch’essi gestiti in formato digitale. Ma cosa significa digitalizzare i processi? In primis, avere sotto controllo tutte le attività svolte in azienda, che vengono gestite in modalità digitale diventando completamente tracciabili. Ma, digitalizzare i processi significa anche poter disegnare e strutturare le attività tramite workflow, ovvero una serie di task predefiniti o liberamente assegnabili, con attribuzione di ruoli di visibilità e permessi. I processi digitali consentono inoltre di esercitare un monitoraggio in tempo reale per verificare lo stato di avanzamento delle pratiche. Informazione preziosa da condividere sia internamente sia esternamente.

 

Firma digitale con il software paperless

Nell’ultimo periodo si nota una spinta poderosa alla digitalizzazione da parte del legislatore: fatturazione e firma elettronica e l’uso della Posta Elettronica Certificata. È di capitale importanza che la digitalizzazione dei processi porti con sé anche un’agile gestione di questi temi.  

In particolare, le migliori soluzioni software logistica fanno sì che la firma sui documenti aziendali diventi integralmente digitale, e possa essere apposta anche in modalità multipla e nidificata, con adeguate verifiche della validità. Ne consegue che con la digitalizzazione dei processi le firme diventano gestibili da tablet e i documenti da firmare possono essere proattivamente proposti agli operatori, con visibilità in tempo reale sui documenti firmati e da firmare.

 

Parole d’ordine dei software paperless per logistica? Collaboration e produttività

La digitalizzazione dei processi permette infine di impostare nuovi modelli di lavoro in azienda secondo la logica della collaboration. Ciò significa predisporre per tutti gli attori coinvolti in un medesimo processo una piattaforma unica per operare efficacemente sugli stessi documenti. Grazie alle migliori soluzioni disponibili sul mercato, i collaboratori possono condividere informazioni e documenti e lavorare senza errori o sovrapposizioni: le piattaforme permettono di impostare ruoli e permessi e di implementare un sistema di messaggistica e di notifiche push che diminuisce drasticamente il volume di mail scambiato all’interno dell’azienda e minimizza incomprensioni e rallentamenti. Un ulteriore strumento, quindi, per semplificare e rendere più efficiente il complesso comparto della logistica.

Siav - White Paper - Logistica 4.0 paperless

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