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software per la gestione del personale supportano gli uffici Human Resources da molteplici punti di vista. Principalmente gli strumenti digitali dedicati all’HR aiutano le aziende a gestire al meglio una grande mole di documenti in modo efficienteIn secondo luogo, offrono la possibilità di recuperare più velocemente possibile i dati di cui si ha bisogno. Permettono inoltre di essere conformi alle normative in tema di conservazione e sicurezza. 

In generale, i software per la gestione documentale, siano essi disponibili in house oppure in cloud (con tutti i vantaggi che questa modalità di erogazione delle applicazioni comportano, soprattutto in termini di risparmi e rapida implementazione), consentono di snellire tutte le attività di gestione dei documenti e quindi semplificano i processi di business 

 

1) Software per la gestione del personale: così è possibile aumentare l’efficienza 

Le situazioni in cui si può avvertire la necessità di un software per la gestione del personale sono molteplici. Alcuni esempi? Si pensi alle organizzazioni all’interno delle quali operano un gran numero dipendenti o a quelle caratterizzate da un elevato tasso di turnover del personale (in particolare nei settori influenzati da picchi di stagionalità). Un altro caso in cui il software per la gestione del personale può fare la differenza è durante e dopo i processi di acquisizione o fusione tra due o più aziende, quando si devono integrare documenti di tipologie e formati differenti. 

Sfruttare un tool di gestione documentale ad hoc consente di normalizzare gli archivi a partire da quelli ibridi, composti cioè sia da materiale cartaceo sia da file digitali, per arrivare a quelli disomogenei in quanto generati da persone/aziende diverse. Per esempio, le comunicazioni dai tribunali o dagli enti della Pubblica Amministrazione arrivano spesso in formati analogici, come allegati PEC, raccomandate e così via. Disporre di un sistema software che sia in grado di gestire in modo nativo tutti i documenti significa non solo evitare di perdere dati preziosi ma anche disporre di un unico punto di riferimento integrato per tutti i contenuti dell’organizzazione. 

I software vendor più esperti ed affidabili accanto alla proposta tecnologica offrono una consulenza archivistica. È infatti fondamentale tenere a mente che per cogliere i vantaggi della digitalizzazione non è sufficiente adottare soluzioni software di gestione documentale ma è importante organizzare gli archivi digitali in modo appropriato per rendere agevole il reperimento delle informazioni, evitare duplicazioni ed eliminare i documenti che non è necessario conservare dal punto di vista normativo. 

 

2) Un archivio pratico da gestireecco perché deve essere digitale 

Recuperare i dati in un archivio manuale significa utilizzare molto tempotanto più è grande l’archivio e quanto più gli addetti dovranno impiegare ore per trovare le informazioni. Senza contare che spesso la gestione di archivi fisici comporta un dispendio di tempo maggiore, derivante dalla sistemazione dei documenti consultati che spesso è caratterizzata da errori di collocazione. 

Poter lavorare con un software per la gestione del personale significa fruire di informazioni recuperabili istantaneamente (grazie a chiavi di ricerca mirate) e sapere di poter contare su documenti completi di tutti i dati e le firme necessari per garantirne la validità, in quanto sottoposti a verifiche automatiche da parte del programma al momento dell’archiviazione.  

I software di archiviazione documentale consentono inoltre di disporre sempre della versione più aggiornata dei documenti del personaledi poter consultare le versioni precedenti ed evitare inutili duplicazioni di file, particolarmente ricorrenti in una gestione “tradizionale” della documentazione aziendale. 

Non solo, i documenti conservati all’interno di un software documentale sono facilmente condivisibili con chi ne ha bisognoe solo a chi possiede le dovute autorizzazioni, sia esso in azienda o a terzi, come per esempio in caso di contenzioso quando è necessario dover consegnare tutte le informazioni alla controparte nel più rapido tempo possibile e in modo corretto. 

 

3) Come essere compliant alle normative? Il ruolo fondamentale del software per la gestione del personale 

Per costruire correttamente un archivio sono disponibili strumenti software per la gestione del personale che garantiscono la conservazione sostitutiva a norma e facilitano il rispetto del GDPR. I nuovi archivi digitali saranno quindi conformi a quanto stabilito dall’articolo 44 del Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD), la normativa che obbliga le aziende a garantire autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti digitali, delineando, tra l’altro, le specifiche tecniche, ed a quanto stabilito Gli archivi saranno inoltre conformi a quanto stabilito dal General Data Privacy Regulation (GDPR), la legge che sancisce gli obblighi di protezione dei dati personaliQuest’ultima normativa è importante per qualsiasi settore aziendale assume un’importanza particolarmente rilevante per gli uffici HR. 

Un software per la gestione del personale completo risponde a queste necessità con una serie di tecnologie che consentono per esempio di crittografare i dati, mantenendoli inaccessibili a chiunque ad esclusione di coloro a cui sono state date le chiavi per decriptare i file. Le soluzioni più compliant consentono inoltre di avere sempre evidenza di chi ha aperto un documento, quando sono state apportate modifiche e nel caso quali e da chi. Ultimo ma non meno importante aspetto riguarda la semplicità e la tempestività con cui il sistema può consentire l’azienda a soddisfare sia richieste di diritto all’oblio sia portabilità dei dati. Entrambi aspetti fortemente sottolineati dal GDPR. 

 

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Tags: Fascicolo del personale