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Dalla gestione dei documenti in ambito SGQ all'audit e risk management, passando per le non conformità, le azioni correttive e gli indicatori di performance. La suite software qualità di Siav risponde in modo capillare alle esigenze di un'area aziendale dal grande potenziale di efficientamento.

Software qualità, governance e compliance: l'importanza di avere una visione di insieme

Riprendiamo un concetto che avevamo già ripreso in questo blog parlando di software qualità partendo da un paio di premesse.

 

Premessa #1: il miglioramento continuo è la linfa vitale su cui si basa la sostenibilità di ogni organizzazione.

Fin qui, c'è poco da spiegare. Ogni organizzazione, che ne sia consapevole o meno, deve la propria affermazione nel tempo e nello spazio alla sua capacità di innovare il modo in cui opera.

Questo è un concetto ovvio per le imprese private ma che gode di diffusione incrementale anche nei contesti pubblici o ibridi.

 

Premessa #2: il miglioramento continuo è garantito dal raggiungimento di obiettivi di qualità ma anche di governance e compliance.

La nostra idea di software qualità è particolarmente ampia e strutturata. Ascoltando le esigenze dei nostri clienti, infatti, abbiamo capito che tutte le organizzazioni - per perseguire obiettivi di miglioramento continuo - oltre a processi strettamente legati al quality management, devono affrontare sfide di varia natura.

Si tratta di attività talvolta richieste da specifiche normative locali, nazionali o internazionali. Non è solo questione di norme, comunque. Molti processi sono orientati, ad esempio, al conseguimento o al mantenimento di certificazioni.  In altri frangenti si tratta invece di attività di pura gestione aziendale, di cui la qualità è solo uno degli  elementi del quadro.

In uno scenario così complesso, soprattutto con riguardo ad organizzazioni strutturate, affidarsi in via esclusiva ad un software qualità tradizionale potrebbe non bastare.

Per questo Siav ha realizzato una suite digitale dedicata alla qualità, alla compliance e alla governance in grado di supportare i processi di qualità delle aziende private e pubbliche senza perdere mai di vista il rispetto delle normative vigenti e di una gestione efficiente dei processi digitali.

Oltre un semplice software qualità: la suite Siav è una risposta a 360° alle esigenze di ogni organizzazione

La suite Siav per la quality, la governance e la compliance è molto più di un semplice software qualità. Si tratta di una soluzione adatta sia ad aziende private sia ad aziende della Pubblica Amministrazione, inclusi contesti ibridi come quello sanitario.

In particolare, la suite consente di gestire tre macro processi tra loro integrati.

1. Predisposizione, approvazione e distribuzione dei documenti

Pensiamo per un attimo alle informazioni (e ai documenti che le contengono): il centro nevralgico di ogni attività aziendale. Nell'ambito dei processi di qualità, governance e compliance le attività di gestione documentale sono spesso complesse e coinvolgono un elevato numero di collaboratori. Disporre di una suite per gestire in modo efficiente il processo di creazione di nuovi documenti, di editing in modalità collaborativa e di approvazione tramite task e workflow è un toccasana per la produttività.

La suite Siav, inoltre, supporta la distribuzione di informazioni e documenti con condivisioni rapide verso i colleghi interni e gli stakheolder esterni, tramite l'hub documentale o tramite un portale dedicato.

La suite, inoltre, mette inoltre a disposizione dashboard di statistiche e monitoraggio dedicate per verificare lo stato di avanzamento dei processi documentali.

In estrema sintesi: documenti come i manuali della qualità o le procedure per il conseguimento di una certificazione o il rispetto di una normativa, possono essere redatti, editati a più mani, approvati e distribuiti in modo efficace. Si tratta di funzionalità di cui tipicamente un software qualità tradizionale è sprovvisto ma fondamentali per eliminare il ricorso a modalità di lavoro analogiche che includono carta, e-mail o telefonate.

2. Audit management & risk management

Il cuore pulsante di un software qualità è la gestione degli audit. La suite Siav per la qualità, la governance e la compliance estende la portata dell'attività di audit management, considerandola parte di un processo più ampio, che include la gestione del rischio.

Questo secondo step, infatti, perfettamente integrato con la gestione di informazioni e documenti descritta nel punto precedente, include attività quali la mappatura degli oggetti di audit e la definizione dei controlli da effettuare. 

Nel dettaglio, la suite consente di mappare gli oggetti da valutare, indicare i controlli da effettuare in fase di audit e definire il protocollo di verifica per gli auditors. 

L'audit è supportato concretamente grazie alla possibilità di eseguire l'ispezione, assegnare le eventuali non conformità rilevate agli uffici competenti, predisporre il verbale di audit e individuare il piano di azione correttiva.

Anche in questa fase sono disponibili dashboard di monitoraggio dedicate per verificare lo stato di avanzamento dei processi.

3. Gestione non conformità, azioni correttive e verifiche sull'efficacia

Anche quest'ultimo step è rigorosamente integrato con i precedenti. Le non conformità rilevate in fase di audit vengono automaticamente avviate e possono essere gestite dagli utenti ricorrendo ad una serie di azioni correttive digitali. Queste ultime, sempre restando all'interno del software qualità, governance e compliance, infine, saranno valutate in termini di efficacia.

Una suite composta da tanti tool, tra cui Checker

La suite Siav di software qualità, la governance e la compliance è composta da diversi tool. In questo articolo ci concentreremo in particolare su uno dei tool dedicati al mondo privato: Checker.

Checker è una delle soluzioni di Mitric, società del Gruppo Siav. Si tratta di un'app mobile che consente di rendere più efficiente l'attività di ispezione, facilitare l'aggregazione dei risultati delle verifiche e gestire, da un unico hub, tutte le informazioni relative al processo di auditing.

L'applicazione consente di costruire checklist e pianificare i controlli da svolgere, creando regole di scoring e calendari di ispezioni. Le attività di ispezione sono rese più semplici perché realizzabili da mobile; l'auditor può aggiungere note, firme e fotografie evidenziando direttamente sull'immagine i punti critici riscontrati.

Alcuni screenshot di Checker

Conclusa l'attività di ispezione, in automatico, Checker genera il verbale di ispezione. In questa fase è possibile gestire il piano di azione per risolvere tutte le criticità registrate.

Come i migliori software qualità, governance e compliance, Checker è dotato di una dashboard di reporting che consente di prendere visione in tempo reale di audit pianificati e svolti e delle relative performance, delle azioni correttive e delle non conformità rilevate per causa radice.

Ad oggi l'app conta 25.000 utenti sparsi in tutto il mondo (pssst: è multilingua e multicountry 😉).
Tra le caratteristiche più apprezzate dai clienti che già oggi utilizzano Checker vi sono la flessibilità, l'integrabilità con sistemi terzi e la possibilità di fruire di tutte le funzionalità anche in modalità offline. Un ulteriore elemento di pregio della piattaforma deriva dall'estesa gamma di moduli che consentono di arricchirne le funzionalità.

E comunque, non c'è solo Checker...  

Come anticipato, Checker è solo uno dei componenti di una suite di software qualità, governance e compliance. La soluzione rientra in un più ampio scenario applicativo all'interno del quale gioca un ruolo da protagonista anche Archiflow, la cui flessibilità gli permette di plasmare la gestione di documenti e processi ai contesti più diversi e complessi.

L'integrazione tra sistemi efficienti dà origine ad un'efficienza ancora più potente, senza precedenti.

Ps: se vuoi dare un'occhiata al nostro approccio sul tema puoi cliccare qui!

Tags: Gestione documentale, Processi digitali, Area Qualità, Gruppo Siav