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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Entra nel vivo, da gennaio 2022, l'adozione delle linee guida AgID. Tutte le soluzioni Siav, dai software ai servizi, sono completamente compliant con le disposizioni introdotte da Agenzia per l'Italia Digitale.

Dopo un complesso percorso di definizione, avviato con la pubblicazione del 10 settembre 2020 e la successiva modifica del 17 maggio 2021, ci siamo. Dal 1° gennaio 2022 siamo chiamati ad adeguare le modalità di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici e dei documenti amministrativi informatici.

La platea interessata dalle novità è estesa perché, oltre agli enti della Pubblica Amministrazione, alcuni adeguamenti coinvolgono anche le imprese private.

Siav, da sempre in prima linea nel garantire il continuo aggiornamento dei software e servizi digitali offerti, ha introdotto una serie di novità che permettono ai propri clienti di ottenere la compliance alla norma, senza rinunciare alla produttività.

Rispettare le linee guida AgID è importante, farlo senza intaccare la produttività è cruciale

Le disposizioni introdotte dalle linee guida AgID vanno contestualizzate all'interno di un ampio processo di transizione digitale di documenti e processi di cui le disposizioni del Legislatore costituiscono il combustibile.
Favorita da adeguamenti normativi periodici, questa transizione digitale necessita di essere pianificata con una visione d'insieme di stampo archivistico, tenendo conto delle modalità con cui opera l'organizzazione e concretizzata grazie a software e servizi digitali efficienti.

Non è un caso se amiamo descrivere l'essenza del nostro approccio lungo quattro direttrici principali: consulenza normativa, organizzazione dei processi, analisi archivistica e impiego della tecnologia.

Gli adeguamenti introdotti dalle nuove linee guida AgID non fanno eccezione in questo senso, anzi, se calati a pioggia sulla realtà aziendale senza un'analisi puntuale, rischiano di rendere la transizione sofferta e destrutturata. Le novità introdotte, peraltro, richiedono una notevole quantità di nuove informazioni per ogni documento digitale gestito dall'organizzazione, nonché nuovi adempimenti a cui conformarsi. 

Questo implica che senza adeguati strumenti digitali l'adeguamento rischia di incidere sulla produttività degli utenti e, di riflesso, sulle performance dell'organizzazione, oltre che sulla soddisfazione delle persone.

La soluzioni Siav abilitano la compliance alle nuove linee guida AgID

La compliance non è questione di software ma di organizzazione dei processi e delle modalità di lavoro degli utenti. Per questo, consapevoli degli impatti che gli adeguamenti portano con sé, non solo da un punto di vista normativo ma anche organizzativo, i team di Siav supportano i clienti nell’adeguamento alle linee guida AgID combinando sapientemente compliance e user experience.

Parlando di software, Archiflow 10.0 abilita la compliance e garantisce efficienza. Oltre al rispetto delle disposizioni normative, infatti, gli utenti possono contare su una serie di automatismi che alleggeriscono il loro carico di lavoro.
Ad esempio, l'operatività legata alla compilazione dei tanti metadati richiesti per documenti e fascicoli, in particolare per la descrizione de soggetti coinvolti, è ridotta al minimo indispensabile perché il sistema è smart ed evita per quanto possibile attività di data entry manuale agli utenti. Il sistema genera inoltre automaticamente il file XML dei metadati, conforme al formato utilizzato nelle nuove linee guida AgID, e supporta le nuove regole tecniche per l’interoperabilità di protocollo, inclusa l’applicazione del sigillo elettronico sul file di segnatura.

Anche l'ultima versione di Virgilio, il nostro software per la conservazione digitale, è stato adattato per fornire la compliance con le disposizioni di AgID. La soluzione consente infatti di gestire il nuovo formato UNI-SInCRO del iPdA (Indice del Pacchetto di Archiviazione) e consente di caricare e conservare il file XML con i nuovi metadati richiesti da AgID per documenti e fascicoli archivistici.

La compliance offerta dalle soluzioni Siav, però, non si limita alle piattaforme software. Da qualche giorno, infatti, è stato lanciato Siav Services Hub, il nostro nuovissimo portale di servizi digitali. Oltre a includere servizi inediti come quelli dedicati alla gestione del credito e all'invoice trading, tramite il portale Siav offre in outsourcing il proprio servizio di conservazione digitale, rigorosamente compliant con le nuove disposizioni normative AgID.

La risposta alle linee guida AgID è un mix tra tecnologia e consulenza

L’adozione delle linee guida costituisce un significativo passo avanti nella gestione degli archivi digitali e rappresenta una sfida sia per le organizzazioni pubbliche che private, a vario titolo coinvolte nel processo di adeguamento alle indicazioni fornite da AgID.

Siav, anche grazie alla definizione di un team interdisciplinare interno, si pone come punto di riferimento, superando il più tradizionale ruolo di semplice IT provider.

La risposta al nuovo scenario normativo, infatti, non può basarsi esclusivamente su soluzioni digitali, bensì deve includere una attenta analisi dei processi documentali finalizzata a verificare che la gestione e la conservazione dei documenti avvengano nel rispetto di normative e prassi di settore. Il tutto, mantenendo intatta e, dove possibile migliorandola, la produttività delle persone. 

Ancora una volta, tecnologie e competenze sono la chiave di volte per garantire la transizione digitale del sistema paese.

Tags: PA digitale, Gestione documentale, Processi digitali