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Gestire i workflow aziendali in modo sempre più smart e flessibile è ormai essenziale per incrementare la competitività dell’azienda. Dotarsi di un software di gestione documentale che consenta di gestire informazioni e automatizzare processi è il substrato necessario, ma accedere a moduli che garantiscano flessibilità, efficienza, rapidità nella costruzione dei flussi di lavoro è il tassello che può fare la differenza.

La soluzione che noi di Siav ti proponiamo, il modulo Easy Workflow integrato al software Archiflow, è la carta da giocare per affrontare il New Normal da vincenti. A completare Archiflow, la soluzione che snellisce la gestione dei documenti, semplifica i processi di business, organizza le attività con il workflow e consente l’accesso istantaneo alle informazioni, arriva infatti il modulo che rivoluziona in modo fresco e snello la gestione dei processi, puntando sul valore della collaborazione e della connessione tra colleghi.

Dall’organizzazione all’efficientamento dello smart working

Perché è così importante che la gestione del workflow documentale sia sempre più rapida, flessibile e collaborativa? Per comprenderlo occorre fare un balzo nel contesto economico che ci circonda.
I dati ci dicono che se il 2020 ha rappresentato un’accelerazione in termini di digital transformation, il 2021 è il momento di un assestamento e un efficientamento degli asset digitalizzati. Questo significa che, da ora in avanti, le aziende non si interrogheranno più sulle modalità di organizzazione dello smart working, ma sposteranno sempre più il loro focus su temi come la collaborazione, lo snellimento dei processi, la riduzione delle e-mail, l’accessibilità sicura alle informazioni e il monitoraggio delle performance. In altre parole, sul valore aggiunto di un’efficiente applicazione del lavoro da remoto.

Easy Workflow si inserisce proprio qui, in questa esigenza tutta da soddisfare. E, con la sua facilità di utilizzo, rende ancora più semplice assegnare attività e relative scadenze al rapido scambio di documenti e di comunicazioni. Il tutto con processi “smart” definiti con pochi clic dall’utente. Il modulo è infatti completamente no code. Ogni utente può collaborare e creare processi digitali senza dover necessariamente disporre di hard skills tecniche.

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Gestire il workflow documentale in modo rapido e smart

Attraverso l’utilizzo di Easy Workflow, Archiflow centra dunque il bersaglio: l’obiettivo di gestire il workflow documentale in modo sempre più smart e flessibile diventa realtà, anche senza costruire un processo di workflow strutturato.

Ma come funziona, nel concreto, la soluzione? Easy Workflow consente in pratica di collegare tra loro una serie di task per costruire un semplice workflow documentale fondato sulla collaborazione fra colleghi, con la possibilità di inserire degli snodi che consentono di scegliere quale percorso intraprendere, in base a delle regole definite attraverso una interfaccia drag & drop sui metadati.

Con Easy Workflow gli utenti autorizzati accedono quindi alla possibilità di concatenare compiti, specificando quali utenti, gruppi o uffici devono eseguire ciascuna attività, ed indicando inoltre tempi di scadenza, priorità e una descrizione con cui spiegare cosa deve essere fatto.

Una soluzione che può fare la differenza

A livello procedurale, disporre di una simile soluzione fa davvero la differenza: questa modalità consente infatti di avere maggiore controllo sulla lavorazione dei processi interni. Sarà possibile, ad esempio, per il responsabile di un ufficio creare in autonomia la sequenza di task necessaria a completare una procedura di sua competenza, e modificarla nel tempo in base alle mutate esigenze organizzative. Ogni collaboratore autorizzato potrà quindi creare il proprio workflow documentale impostando il primo task, definendo assegnatario e scadenza, ed i task successivi, con altri assegnatari e scadenze posteriori, che verranno ‘recapitati’ solo dopo il completamento del compito precedente.

Se a tutto questo aggiungiamo che, grazie all’interfaccia grafica “point & click” semplice ed intuitiva, non sono necessarie competenze tecniche per definire le attività, ed è possibile impostare dei processi, sequenziali o con snodi, con pochi click del mouse, ecco che il valore di Easy Workflow diventa ancor più evidente.

E se ancora non ti accontenti, sappi che Easy Workflow è pensato anche per consentire agli utenti di avere on demand, tramite un’apposita dashboard, il focus sullo stato di avanzamento delle attività e il quadro puntuale dei processi che impattano maggiormente in termini di tempo e risorse necessari per il loro svolgimento.
Non solo processi 100% digitali, dunque, ma anche 100% monitorati. Perché disporre di workflow documentali completamente digitali, rapidi e semplici da creare non basta, senza un adeguato controllo. E noi di Siav pensiamo anche a questo!

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Tags: Gestione documentale