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Il workflow management, la gestione digital dei flussi di lavoro, è molto più di un semplice restyling organizzativo dell’impresa: nello scenario attuale, è ormai uno dei cardini della competitività. Una leva vincente, capace di garantire all’azienda gli strumenti e le capacità per affrontare al meglio, con efficienza, rapidità e spirito reattivo tutte le sfide che le si possono porre di fronte.

Per fare il vero salto di qualità, tuttavia, non basta limitarsi a snellire le procedure operative. Bisogna semmai definire la gestione dei workflow aziendali in modo sempre più smart e flessibile, sulla base di una visione strategica che guardi oltre le singole attività e ragioni sul complesso dell’organizzazione.

L’impresa non è più un mondo statico che vive nell’attesa di input esterni cui rispondere: oggi è un piccolo microcosmo che sopravvive solo se è in grado di assumere un atteggiamento proattivo, fatto di spirito propositivo nei confronti delle controparti, capacità di anticipare le volontà del mercato, erogazione di servizi ad alto valore aggiunto e grande flessibilità. Un ritratto che non si disegna con l’improvvisazione, ma con il supporto di una visione che sappia sfruttare proprio le potenzialità dell’automazione e della gestione digitale dei processi.

 

Le potenzialità del workflow management per l’impresa

Ma in che modo il workflow management può rappresentare un vantaggio competitivo per l’azienda?

Un sistema di workflow management ha una doppia utilità: da un lato consente di definire e automatizzare i processi; dall’altro rende tali processi misurabili tramite console di monitoraggio dedicate.

La sua efficacia è strettamente legata alla qualità del sistema di Business Process Management adottato e all’attività di analisi dei processi esistenti. Adottare esclusivamente un sistema di workflow management è una condizione necessaria ma non sufficiente per digitalizzare un processo o, quantomeno, per digitalizzarlo nel modo corretto. L’analisi as is delle attività, consente infatti di individuare modalità di lavoro ed eventuali criticità già presenti nell’approccio analogico, garantendo che il cambiamento costituisca un’evoluzione.

Questo passaggio strategico consente di porre le basi per un’accelerazione dei flussi di lavoro aziendali e una loro ridefinizione secondo una strategia vincente e più competitiva. Il digitale, in tutto questo, svolge un ruolo prezioso, perché sono proprio le nuove soluzioni tecnologiche a disposizione sul mercato ad aiutare le imprese a “ridisegnarsi” al meglio.

 

Benefici concreti per il business

Dotandosi degli strumenti migliori, le aziende possono quindi implementare nuove soluzioni operative e accedere così a tutti i benefici concreti che l’attività di workflow management può portare loro:

  • Permettere una gestione integrata del flusso documentale, grazie alla digitalizzazione dei processi e all’accessibilità dell’informazione, in piena sicurezza, anche in smart working e da mobile;
  • Garantire la possibilità di assegnare attività e relative scadenze in modo univoco e puntuale;
  • Creare sequenze di task per definire flussi fatti di pochi click, inserendo snodi che consentano di scegliere percorsi specifici sulla base di regole definite.
  • Favorire una maggiore collaborazione e connessione tra colleghi, anche con strumenti di comunicazione rapida;
  • Stabilire e misurare il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle tempistiche previste;

Un sistema di workflow management davvero competitivo sa lavorare a 360 gradi su ognuno di questi aspetti, garantendo all’impresa due benefici essenziali: minimizzazione dei costi e massimizzazione della governance.

E se individuare la miglior soluzione tecnologica può non sembrare facile, in uno scenario tanto complesso e variegato, vi sono comunque alcuni fattori che l’impresa deve tener presenti per intercettare le piattaforme più efficaci.

 

Le caratteristiche di una buona piattaforma di workflow management

Una buona soluzione di workflow management, infatti:

  • Si modella sulle esigenze dell’impresa, offrendo funzionalità digital che ottimizzano il lavoro sia con processi predefiniti, sia con processi smart e low code definiti dall’utente;
  • Consente di monitorare l’andamento delle attività, per ottimizzare la gestione dei carichi di lavoro in base alle esigenze rilevate;
  • Ripercorre i processi digitali fornendo riscontri utili ad evidenziare anomalie, eccezioni e colli di bottiglia;
  • Garantisce un accesso sicuro ai dati per i dipendenti e per tutti gli stakeholder dell’organizzazione;
  • Pone un occhio di riguardo all’usabilità, consentendo a tutti i collaboratori aziendali di accedere ai sistemi da canali diversi ma in modo sempre semplice ed intuitivo;
  • Risponde a esigenze di scalabilità, per accompagnare naturalmente l’impresa nella sua crescita durante l’intero percorso di transizione digitale.

L’applicazione di un workplace digitale strutturato e disegnato sulle esigenze dell’azienda consente, in ultima analisi, di portare benefici all’intera organizzazione, da un lato mettendo gli addetti in condizione di lavorare al meglio e in modo più flessibile, dall’altro consentendo al management un miglior controllo sulle performance delle attività.

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Tags: Digitalizzazione processi