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Novità ed approfondimenti dal mondo digitale

Quando si parla di digitalizzazione, uno degli errori più comuni delle aziende è considerarla la trasformazione di documenti analogici in informatici, dimenticando che la digitalizzazione dei processi documentali (workflow management) è un aspetto chiave per conseguire i reali vantaggi del digitale.

I fornitori più esperti di software per il workflow management, prima dell’installazione del sistema, consigliano un’analisi dei processi analogici esistenti, al fine di individuare eventuali colli di bottiglia e definire in modo puntuale i flussi di lavoro digitali.  Questa analisi è un must have per consentire ai sistemi di workflow management di ricreare un digital workplace efficiente per tutti i collaboratori, migliorare il controllo sulle performance delle attività per manager e responsabili e innalzare il livello di flessibilità dell’azienda in cui sono impiegati.

 

Cos'è il workflow management, significato e valore per l'azienda

Un sistema di workflow management (in italiano gestione del flusso di lavoro) ha un duplice scopo.

Il primo è quello di creare di consentire la definizione e l’automazione delle attività. Il secondo è quello di rendere tali attività misurabili tramite console di monitoraggio dedicate.

In pratica, il workflow management definisce la gestione dei processi nel loro complesso.

Cosa fa il workflow management per l'azienda

In particolare, consente di definire le modalità di validazione, integrazione e approvazione dei documenti di progetto, gestire le attività di firma digitale ed elettronica, stabilire e misurare il raggiungimento degli obiettivi e il rispetto delle tempistiche previste.

Nell’ambito della gestione documentale, il workflow management è fondamentale per avere un processo di lavoro stabilito e coordinato.

 

I software di workflow management, ecco cosa fanno

Il software è uno strumento prezioso per definire i flussi di lavoro, avere visibilità dei processi e analizzarli, per fornire i dati utili a prendere decisioni e pianificare nuovi percorsi per raggiungere i risultati di business.

Più nello specifico, le applicazioni di workflow management possono promuovere la collaboration nello svolgimento dei processi, sono in grado di assegnare proattivamente e in modo automatico attività e scadenze (tramite funzionalità di scadenzari dedicati) e, sulla base dei dati raccolti sull’andamento delle attività, di ottimizzare l’organizzazione dei carichi di lavoro, organizzare lo svolgimento delle attività e di monitorarle in ogni momento.

Offrono inoltre dashboard di immediata e intuitiva fruizione che servono per identificare le priorità, eventuali problemi e necessità di intervento e così via.

Tecnologie per il workflow management

Un particolare cenno va fatto alle tecnologie di process mining: alcuni provider offrono, in abbinata ai sistemi di workflow management, add-on preposti allo studio dei log di sistema, utili per individuare eventuali inefficienze dei processi digitali e offrire spunti di miglioramento nella gestione delle attività.

 

I vantaggi di un software in cloud per il workflow management

Sul mercato esistono software per il workflow management che possono essere installati on premise e/o fruibili via cloud.

I vantaggi offerti dal cloud sono numerosi e spaziano dalla immediata disponibilità di una soluzione alla scalabilità automatica all’aumentare dell’utilizzo, cosa che spesso si concretizza quando si ottiene realmente un digital workplace e lo si diffonde in ottica smart working.

Innanzitutto, però, va sottolineato che non tutte le soluzioni cloud sono uguali.  Solo le soluzioni nativamente cloud, sviluppate cioè per funzionare nel cloud e sfruttarne pienamente l’elasticità, permettono di conseguire benefici di rilievo alle organizzazioni.

Tool di workflow management e microservizi

Tecnicamente si tratta di software sviluppati sulla base di microservizi strutturati in docker. Lo sviluppo sulla base dei microservizi strutturati in docker garantisce all’organizzazione di conseguire i vantaggi tipici del cloud (flessibilità delle risorse investite, assenza di costi relativi all’hardware) ma anche di sostenibilità. Implementare una soluzione in cloud infatti, oltre ad avere un impatto positivo sui tempi di realizzazione e sulle performance del business, consente di minimizzare l’impronta ecologica aziendale, in quanto grazie al cloud, l’energia richiesta dai server è modulabile a seconda dei picchi di lavoro, eliminando gli sprechi energetici.

Lo smart working e il workflow management

Il cloud inoltre, grazie alle garanzie di sicurezza che fornisce, favorisce l’abilitazione del lavoro in mobilità e, di conseguenza, dello smart working. Grazie alla nuvola non ha più senso parlare di postazione di lavoro in quanto tutto ciò che occorre per svolgere i propri compiti (applicativi e dati) può essere disponibili sempre e ovunque.

Utilizzare un software in cloud, in generale, infine, mette al sicuro l’organizzazione dal rischio della perdita di documenti e dati. Un provider di servizi cloud affidabile può infatti contare su tecnologie in grado di proteggere, ed al bisogno ripristinare rapidamente dati e informazioni – disaster recovery - per mezzo di una infrastruttura ridondante, caratterizzata quindi da evoluti sistemi di sicurezza.

La conferma di questi vantaggi arriva anche dai trend relativi alle aziende che hanno scelto il cloud come tecnologia. Come sottolineato da un recente studio dell’Osservatorio sulla Cloud Transformation, infatti, il mercato del cloud in Italia è cresciuto del 18%, trainato in modo rilevante dalle aziende di medie e grandi dimensioni.

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Tags: Cloud, Digitalizzazione processi